Rückverfolgbarkeit in der Lebensmittelindustrie – Grundlegende Anforderungen und beste Verfahren

Nur wenige Produktionssektoren sind so abhängig von guten Rückverfolgbarkeitspraktiken wie die Lebensmittel- und Getränkeindustrie. In diesem Artikel betrachten wir uns, warum Rückverfolgbarkeit so wichtig für Lebensmittelproduzenten ist und welche Funktionen an erster Stelle stehen sollten.

Warum ist Rückverfolgbarkeit in Produktionsunternehmen wichtig?

In der Produktion setzt sich Rückverfolgbarkeit aus mehreren Praktiken zusammen, die darauf abzielen, Sichtbarkeit und Kontrolle über alle Phasen des Produktionsprozesses zu erhöhen. Rückverfolgbarkeit bedeutet sicherzustellen, dass jeder Artikel der Lieferkette und jede mit ihm zusammenhängende Tätigkeit eine nachweisbare Spur hinterlässt. Das ist aus vielen Gründen wichtig, allem voran wegen Konformität und Verantwortlichkeit. Es gibt jedoch noch weitere Gründe. Ein gut eingerichtetes Rückverfolgbarkeitssystem kann die Effizienz von Bestands- und Lieferkettenmanagementpraktiken erhöhen und dadurch dem gesamten Produktionsbetrieb Vorteile bringen. Erhöhte Effizienz lässt sich schließlich in eingesparte Kosten und gewonnene Geschäftsgelegenheiten übersetzen.

Konformität

Im Falle der Konformität ist Rückverfolgbarkeit eine entscheidende Voraussetzung, um in hochregulierten Märkten tätig sein zu können, in denen Angelegenheiten wie Gesundheit, Sicherheit und andere öffentliche Interessen sichergestellt werden müssen. Die Lebensmittel- und Landwirtschaftsindustrie stellt einen solchen Sektor dar, allerdings gibt es noch viele weitere wie Pharma-, Automobil-, Luft- und Raumfahrt- und mehr Industrien. In all diesen Bereichen legen nationale, regionale und internationale Behörden strenge Anforderungen auf, die Produzenten einhalten müssen, um geschäftlich tätig sein zu dürfen. Rückverfolgbarkeit steht oft ganz oben auf der Liste dieser rechtlichen Anforderungen, da sie nötig ist, um politischen Entscheidungsträgern einen systematischen Einblick in die Lieferkette zu gewähren.

Verantwortlichkeit

Der andere wichtige Grund ist Verantwortlichkeit. Auf dem modernen globalen Marktplatz können Lieferketten viele Grenzen überschreiten und sich über mehrere Kontinente erstrecken. Produkte können oft hunderte Zwischenhändler und Lieferanten durchlaufen auf ihrer Reise vom Rohmaterial zum fertigen Produkt. In Anbetracht dieses Komplexitätsgrads können – und werden – manche Dinge letzten Endes schieflaufen. Wenn das geschieht, ist es im besten Interesse aller beteiligten Parteien, genau feststellen zu können, wo der Fehler liegt, wer für ihn verantwortlich ist und wie die Situation gelöst werden kann, ohne Kollateralschäden an Lieferkette und Markt zu verursachen. Rückverfolgbarkeit wirkt demnach als Absicherung für Produzenten, Verbraucher und politische Entscheidungsträger.

Lesen Sie mehr: Was ist Rückverfolgbarkeit und wie können Sie sie erreichen?

Grundlegende Anforderungen für die Lebensmittelindustrie

Konformität mit Rückverfolgbarkeitsanforderungen können für Produzenten ein komplexes rechtliches und logistisches Unterfangen darstellen, je nach hergestelltem Lebensmittel und bedienten Märkten. Die Corona-Pandemie hat das weiter verschlimmert, da Gesetzgeber neue Maßnahmen basierend auf gelernten Lektionen einführen. Gesellschaften gehen fortlaufend neue Herausforderungen im Hinblick auf die Lebensmittelsicherheit an, die dem Klimawandel, politischen Konflikten, der steigenden Mobilität der Weltbevölkerung usw. geschuldet sind. Gesetzeskonform zu bleiben, während globale Märkte neue Lösungen und Gesetzgebungen einführen, ist für Lebensmittelproduzenten demnach schwerer denn je.

Verschiedene Gesetzgeber wenden verschiedene Ansätze dafür, wie Rückverfolgung und Tracing durchgeführt werden sollen, welche Artikel- und Prozessarten überhaupt an welchen Stellen der Lieferkette verfolgt werden müssen usw. Behörden legen Rückverfolgbarkeitsanforderungen größtenteils dafür auf, Rückrufe von fehlerhaften Produkten zu erleichtern und zu erlassen, Kunden mit Informationen über Ursprung und Qualität des Lebensmittels zu versorgen und Verantwortlichkeiten festzulegen. Es ist nahezu unmöglich, eine allumfassende Liste an Rückverfolgbarkeitsanforderungen für die Lebensmittelbranche als Ganzes aufzustellen, da der Komplexitätsgrad moderner Lieferketten und die Anzahl an Interessenten überwältigend sind. Produzenten sollten sich deshalb stets mit lokalen und regionalen Gesetzen vertraut machen, bevor sie in einen neuen Markt eintreten.

Zwei Beispiele für Rückverfolgbarkeitsanforderungen von Gesetzgebern.

• Für in der EU tätige Produzenten gilt laut EU-Kommission eine Regel, die „einen Schritt nach vorne – einen Schritt zurück“ verlangt, sowie weitere Richtlinien. Diese Initiative erfordert von Lebensmittelproduzenten ein System, mit dem sie jederzeit wichtige Informationen sowohl von den unmittelbaren Lieferanten als auch von ihren Kunden identifizieren können, wie etwa Quittungen, wenn Waren den Besitzer wechseln, oder Bestätigungen von Rohstoffquellen. Dies vereinfacht den Rückverfolgungsprozess und führt zu geteilter Verantwortlichkeit, um die Integrität der Lieferkette sicherzustellen.
• n den USA bereitet die FDA ein neues System für Rückverfolgbarkeitsmaßnahmen vor, das auf zwei Kennzahlen basiert – Critical Tracking Events (CTEs) – Schritte in der Lieferkette, wo Rückverfolgung eingeführt werden sollte – und Key Data Elements (KDEs)  – Regeln darüber, welche Informationen rückverfolgt werden sollten. CTEs schließen Anbau, Erhalt, Umwandlung, Erstellung und Versand ein. Ihre korrespondierenden KDEs reichen von der zwingenden Bereitstellung von Lagerlos-Codes und Ortungsdaten für Lebensmittel- und Zutatenursprung bis hin zur Anforderung für Frachtführerkontaktinformationen, Daten über Lager- und Produktionsstätten und mehr.

Essenzielle Rückverfolgbarkeitsfunktionen für Lebensmittelproduzenten

Werfen wir als nächstes einen Blick auf einige wichtige Rückverfolgbarkeitsfunktionen, die für Lebensmittelproduzenten erforderlich sind.

• Seriennummern-, Chargen- und Losverfolgung. Die Verfolgung von Rohmaterialien, Bauteilen und fertigen Gütern nach Serien-, Chargen- oder Losnummer ist die entscheidendste Rückverfolgbarkeitsfunktion in so gut wie jedem Anwendungsfall. Sie stellt normalerweise den Kern des Rückverfolgbarkeitssystems dar und macht weitere Bestandsmanagementfunktionen möglich. Während Seriennummern allgemein einzelnen Artikeln gegeben werden, werden Los- und Chargennummern Gruppen ähnlicher Artikel zugeteilt, die gemeinsam produziert oder beschafft werden. In der Lebensmittelproduktion sind letztere demnach häufiger anzutreffen. In jedem Fall ermöglicht die Verfolgung nach einzigartiger Identifikationsnummer, Informationen über alle Prozesse, Bewegungen und Tätigkeiten an einem Artikel oder einer Charge zu protokollieren.
• Fertigungskontrolle und interne Berichterstattung. Während Bestandsartikel sich mit verschiedenen Kennungen verfolgen lassen, müssen Produktionsprozesse und Routing-Schritte protokolliert werden, um verfolgt werden zu können. Immer wenn eine Produktcharge einen Routing-Schritt durchläuft, müssen Informationen darüber, wann die Tätigkeit stattfand, wer der verantwortliche Mitarbeiter war, welche Arbeitsstation genutzt wurde usw. aufgezeichnet werden. Das hilft sicherzustellen, dass jedes potenzielle Problem im Bedarfsfall später genau bestimmt werden kann. Moderne Manufacturing Execution Systeme schließen Internetkiosks und Produktionsplanungs-Interfaces für einzelne Mitarbeiter ein, um diese Funktion möglich zu machen.
• Etikettierung und Barcode-Systeme. Wenngleich viele moderne Produktionsbetriebe sich von physischen Papierspuren abwenden und vermehrt auf komplett digitale Bestandsmanagementsysteme verlassen, benötigen Bestandsartikel dennoch physische Kennzeichen, um das Digitale mit dem Konkreten in Verbindung zu bringen. Ein einheitliches Etikettierungs- oder Barcode-System ist eine wichtige Funktion, die die Rückverfolgbarkeit enorm verbessert und gleichzeitig hilft, den Bestand, die Lagerhalle und die Fertigung organisiert zu halten. Schließlich ist eine Seriennummer oder eine Quittung nur dann nützlich, wenn sie klar an ein korrespondierendes Produkt gebunden ist.
• Verfallsdatumsverfolgung und FEFO. Es ist entscheidend, die Ablaufdaten von Rohmaterialien und Produktchargen im Blick zu behalten, um Verschwendung zu minimieren und den Produktionsbetrieb effektiv zu organisieren. Ablaufdaten wirken sich auf die Lieferkette aus und Rückverfolgung stellt sicher, dass Güter zeitgerecht verarbeitet und verantwortliche Parteien identifiziert werden. First-Expired-First-Out (FEFO) ist zwar mehr Bestandsbewertungsmehtode denn Rückverfolgungsfunktion, kann als Planungsmethode aber trotzdem die Rückverfolgungsbemühungen für Produzenten verderblicher Güter verbessern.
• Qualitätsprüfungen und -kontrolle. Unabhängig von der Effizienz des angewandten Bestandsmanagement- oder Rückverfolgungssystems, dem Mitarbeiterausbildungsgrad oder der Organisation in der Fertigung, sind Fehler und fehlerhafte Güter nicht zu vermeiden. Aus diesem Grund sind Routineprüfungen und fortlaufende Qualitätskontrollen entscheidend für jeden Lebensmittelproduzenten. Prüfungen lassen sich als fester Schritt beim Erhalt von Rohmaterialien oder dem Versand fertiger Güter einführen, können zufällig erfolgen oder nur bei höherwertigen und empfindlichen Gütern angewandt werden. Qualitätsprüfungen sollten stets protokolliert werden und eine verfolgbare digitale Spur hinterlassen. Lebensmittelproduzenten sollten sich deshalb nach Lösungen umsehen, die diese Funktion in der übergeordneten Produktionsmanagementlösung enthalten und integrieren.

Es gibt mehrere weitere Produktionsmanagement-Tools, die die Rückverfolgbarkeit für Lebensmittelproduzenten verbessern können. Beispiele schließen Allergenverfolgungen, Sendungsverfolgungen, Rezept- und Formelkontrolle und mehr ein. Bei der Gründung eines Lebensmittel- oder Getränkeproduktionsunternehmens zahlt es sich immer aus, missionskritische Verfolgungsfunktionen im Vornherein zu erkennen und diese dann entsprechend einzuführen.

Beste Verfahren für die Lebensmittelrückverfolgbarkeit

Betrachten wir uns jetzt noch 5 beste Verfahren für die Lebensmittelrückverfolgbarkeit, die bei korrekter Einführung helfen können, dass das Lebensmittelproduktionsunternehmen konform bleibt.

Rigorose Mitarbeiterschulungen

Eine Arbeitsstation zu bedienen, mag zwar eine relativ einfach zu lernende Aufgabe sein, allerdings sollten Fabrikmitarbeiter in der Lebensmittelproduktion außerdem hinsichtlich Qualitätssicherungspraktiken, Produktsicherheit und Rückverfolgbarkeitsrichtlinien informiert und geschult werden. Ziehen Sie es in Erwägung, zeitgemäße und angemessene Schulungen zu einem regelmäßigen Teil Ihres Mitarbeiter-Workflows zu machen. Wenn sich Ihre Mitarbeiter in Sachen Rückverfolgbarkeitsanforderungen gut auskennen, werden kritische Verfahren nicht übersehen.

Transparente Kommunikation

Wie wir gesehen haben, lässt sich Rückverfolgbarkeit einsetzen, um Verantwortlichkeit sicherzustellen und die Effektivität der Lieferkette zu maximieren. Unabhängig der Rückverfolgungssysteme und eingerichteten Technologien zur Erfüllung behördlicher Vorschriften können Unternehmensrichtlinien für Transparenz und offene Kommunikation eine große Rolle spielen, Lieferanten und Verbrauchern ein vertrauenswürdiges Image zu vermitteln. Ziehen Sie es in Betracht, klare, offene und transparente Kommunikation mit jeglichen Dritten zu einem Teil Ihrer Unternehmenspolitik zu machen, um Ihre Rückverfolgbarkeitsbestrebungen zu verbessern.

Für Menschen lesbare Informationen

Die Erfüllung von Rückverfolgbarkeitsanforderungen verkompliziert unvermeidlich den Produktionsprozess aufgrund zusätzlicher Schritte im Workflow. Im Falle von fehlerhaften Gütern geeignete Maßnahmen zu finden und zu ergreifen, muss demnach schnell und präzise erfolgen. Ziehen Sie es in Betracht, die Verständlichkeit und Barrierefreiheit von Rückverfolgbarkeitsdaten zu erhöhen, damit Prozesse besser optimiert und Ihre Mitarbeiter, Lieferanten und Endverbraucher Probleme leichter erkennen können.

Seien Sie auf Rückrufe und Rücksendungen vorbereitet

Wenn eine fehlerhafte Charge erkannt wird, die Ihre Einrichtung bereits verlassen hat, oder Probleme mit einem Produkt auftreten, obliegt es dem Produzenten, mit dieser Situation umzugehen. Egal ob Sie einen Rückruf organisieren, Lieferkettenstörungen berücksichtigen oder mit rechtlichen Konsequenzen umgehen müssen, zahlt es sich aus, vorbereitet zu sein und Lösungen parat zu haben. Denken Sie Ihren Rückruf- und Rücksendeprozessfluss durch. Das hilft sicherzustellen, dass die Störung minimale Schäden am Ruf des Unternehmens und dem Produktionsbetrieb verursacht.

Nutzen Sie zweckbestimmte Rückverfolgbarkeitssoftware

In den meisten Fällen sind die Rückverfolgbarkeitsanforderungen in der Lebensmittelbranche viel zu kompliziert, als dass sie manuell mit Stift-und-Papier-Methoden oder Tabellen gehandhabt werden können. Die Einführung einer zweckbestimmten Rückverfolgbarkeitssoftware, die Berichterstattungen automatisiert und Datensammlungen vereinigt, ist die mit Abstand produktivste Lösung für Lebensmittelproduzenten, hohe Rückverfolgbarkeitsstandards sicherzustellen. Rückverfolgbarkeitssoftware hilft nicht nur dabei, konform zu bleiben, sondern kann auch das Bestands- und Produktionsmanagement eines Unternehmens erheblich verbessern.

Während sich viele Serviceanbieter auf das Angebot zweckbestimmter Rückverfolgbarkeitssoftware spezialisieren, haben ausgewählte ERP-Systeme für die Produktion umfassende Rückverfolgbarkeitsfunktionen im allgemeinen Produktions- und Bestandsmanagementkatalog von Vornherein integriert. Dadurch ist es nicht mehr nötig, Kompatibilität zwischen verschiedenen Datensystemen zu schaffen, was die Einführung erheblich erleichtert. Zwar sind ERPs normalerweise teurer als individuelle Rückverfolgbarkeitssoftware, sorgen jedoch trotzdem für deutlich geringere Gesamtbetriebskosten, die bei der Anwendung von zwei unterschiedlichen Systemen und der Entwicklung von Integrationen anfallen würden. MRPeasy ist beispielsweise ein flexibles und preiswertes ERP-System, das eine vollständige Ende-zu-Ende-Rückverfolgbarkeit einschließlich automatisierter Berichterstattung, ein Barcode-System, Versions- und Qualitätskontrolle, Rücksendenfunktionen sowie umfassende Seriennummern- und Losverfolgungsfunktionen aufweist.

Die wichtigsten Schlüsselpunkte

• Rückverfolgbarkeit bedeutet sicherzustellen, dass jeder Artikel der Lieferkette und jede mit ihm zusammenhängenden Tätigkeit eine nachweisbare Spur hinterlässt.
• Rückverfolgbarkeit in der Lebensmittelindustrie ist eine entscheidende Voraussetzung für die Tätigkeit auf hoch regulierten modernen Märkten, da Gesetzgeber für den Markteintritt strenge Rückverfolgbarkeitsanforderungen auferlegen.
• Entscheidende Rückverfolgbarkeitsfunktionen für Lebensmittelproduzenten schließen Chargen- und Losverfolgung, interne Berichterstattung, die Anwendung von Etikettierungs- und Barcode-Systemen, Qualitätsprüfungen und mehr ein.
• Zu den besten Verfahren für die Rückverfolgung von Lebensmitteln zählen Mitarbeiterschulungen, die Anwendung von für Menschen lesbaren Informationen und transparenter Kommunikation, Lösungen für Rückrufe und Rücksendungen parat zu haben und die Einführung einer Rückverfolgbarkeitssoftware.
• Produktions-ERPs mit integrierter Rückverfolgbarkeitsfunktion sorgen für deutlich geringere Gesamtbetriebskosten im Vergleich zur Einführung und Integration individueller Rückverfolgbarkeitssoftwares und Produktionsmanagementsystemen.

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