Die Bildung eines ERP-Einführungsteams für die Fertigung

Bei der Einführung eines MRP- oder ERP-Systems hängt der Erfolg allem voran von der Zusammenstellung des richtigen Teams ab. Mit den richtigen Fähigkeiten und Eigenschaften und angemessener Führung kann ein rundum optimiertes System errichtet werden, das die Bedürfnisse eines jeden Fertigungsunternehmens erfüllt.

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Einführung

Die Einführung neuer Software auf Unternehmensebene kann einem Herstellungsunternehmen viele Kopfschmerzen bereiten. Solche Veränderungen sind schwer zu managen, es sind viele Ausbildungsmaßnahmen erforderlich und neue Systeme haben oft Probleme damit, bestehendes Wissen in ein neu orientiertes Rahmenwerk anzupassen.

Folglich gleicht keine Einführung eines solchen Systems der anderen. Die Einführung eines ERP-Systems wäre in etwa, wie zwei Künstler zu vergleichen, die am gleichen Musikstück arbeiten. Genau wie der Klang und der Schwerpunkt der Musik je nach Künstler anders ausgedrückt werden können, kann ein ERP-System mit dem gleichen Quellcode komplett unterschiedliche Nutzererfahrungen liefern.

Letzten Endes hängt die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems für ein Fertigungsunternehmen von der Zusammenstellung des richtigen Teams ab. Mit dem richtigen Mix aus Schlüsselmitarbeitern stehen zwar immer noch viel Arbeit und Herausforderungen an, die jedoch ähnlich wie eine gut instrumentierte Darbietung der Musik eines Künstlers bewältigt werden können.

Warum ERP-Teams scheitern

Eine Studie des Project Management Institutes fand heraus, dass 60% aller Projekte scheitern. Manchmal waren diese Projekte von Anfang an zum Scheitern verurteilt, wie etwa eine Kaufentscheidung in der falschen Abteilung oder in unerfahrenen Händen. Andere Male lag die Schuld bei der Organisationskultur des Unternehmens selbst, mit tief verankerten traditionellen Managementpraktiken und veralteten Standardverfahren. In diesen Fällen ist nicht die Software für das Scheitern verantwortlich, sondern vielmehr der Mangel an Verständnis, dass Projekte wie die Einführung eines ERP-Systems ebenfalls ein starkes und gut organisiertes Management benötigen.

Häufige Gründe für das Scheitern der Einführung eines ERP-Systems (und großer Software-Projekte verschiedener Arten) lauten:

  • Kopflastiges Management, bei dem die Verantwortlichen als einzige Gruppenentscheidungen treffen und das Projekt führen.
  • Zu wenige “Ist”-Prozessabbildungen. Es ist schwer zu wissen, wo das Projekt eines Unternehmens hingeführt werden soll, wenn nicht genau bekannt ist, in welche Lage es seine bisherigen Prozesse aktuell überhaupt gebracht haben.
  • Keine Bestimmung klarer Geschäftsziele
  • Mangelnde Kommunikation oder schwache Kommunikation, sowohl intern als auch mit Verkäufern / Partnern.
  • Fehlende Einplanung der Reaktion der Organisationskultur auf das System.
  • Mangelndes Verständnis des Projektumfangs auf der Führungsebene.
  • Einsparungen bei Ausbildungsmaßnahmen
  • Fehlende Erfahrung, gepaart mit einer Abneigung, Kosten für externe Beratung aufzuwenden.

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Wichtige Teamelemente für die erfolgreiche ERP-Einführung

Um Ihre ERP-Einführung in die richtige Bahn zu lenken, ist es wichtig, ein Team zusammenzustellen, das all die oben genannten Gründe fürs Scheitern angeht. Das bedeutet, ein breit gefächertes, erfahrenes Team mit klar definierten Zielen und für den Erfolg nötigen Kommunikationsfähigkeiten zu bilden. Das Team muss außerdem agil und anpassungsfähig sein sowie mit sämtlichen Ressourcen versorgt werden, um seine Aufgaben erfüllen zu können.

Zu den wichtigsten Team-Elementen zählen:

Team-Zusammensetzung

Ein ERP-Einführungsteam sollte basierend auf Fachwissen und nicht auf Status zusammengestellt werden. Das könnte bedeuten, sich eher auf Mitglieder mit weniger Berufserfahrung zu verlassen als auf langjährige Mitarbeiter, und die daraus möglicherweise folgenden Probleme zu managen. Außerdem bedeutet es, den richtigen Grad an technischen Fähigkeiten mit weniger technischen, aufgaben- oder projektmanagementorientierten Fähigkeiten zu mischen, damit alle Aspekte des Projekts einen Mitarbeiter zugewiesen bekommen, der Aufgaben basierend auf seinen Fähigkeiten lösen kann. Die Teammitglieder sollten folgende Mitarbeiter umfassen:

  • Executive Sponsor – Ein Executive Sponsor ist entscheidend, da diese Person dem Projekt sowohl Befugnisse von ganz oben erteilt sowie als Brücke und Puffer zwischen Projektteam und Führungsgruppe fungiert. Dies senkt die Wahrscheinlichkeit, dass gegensätzliche Ziele von mehreren Führungskräften aufgestellt werden.
  • Projektleiter – Einige Unternehmen haben eine bestimmte Person oder Personen in der Rolle als Projektmanager, während kleinere Unternehmen ein Schlüsselmitglied haben könnten, das gut mit Projekten umgehen kann. Das Wichtigste ist, einen Mitarbeiter in dieser Rolle zu haben, um die allgemeinen Projektkosten, die Zeitlinie, Verkäuferinteraktionen und Ausbildungszeitpläne zu managen.
  • Einführungspartner – Genauso wie einige Unternehmen auf einen Projektmanager verzichten, könnten andere versuchen, sich ausschließlich auf interne Fähigkeiten zu verlassen, um das System einzuführen. Die meisten Plattformen werden jedoch von einer Drittpartei repräsentiert oder bieten Einführungsberatungsdienste an, die direkt vom Software- und Plattformanbieter stammen. Das ist wichtig, schließlich kann ein Einführungsanbieter immer tiefgründiges Systemwissen liefern, das die Verständnisfähigkeiten eines internen Teams zu Beginn der Einführung bei Weitem übersteigen würde, da jeder Mitarbeiter eine steile Lernkurve bewältigen muss.
  • Berichtschreiber – Viele Unternehmen erachten Berichte bei der ERP-Einführung eher als Anhängsel. Jedes System muss jedoch angepasst werden, um die richtigen Berichte für die richtigen Einblicke auf die Daten und die vom System abgelieferten Analysen zu erstellen. Diese Rolle kann einem bestimmten Teammitglied gegeben werden oder in kleineren Unternehmen an einen Super-User fallen. Zu den Verantwortlichkeiten zählen die Abstimmung alter Berichte auf die Fähigkeiten des neuen Systems, die Erstellung und Entwicklung neuer Berichtstrukturen und -prozesse sowie die Erforschung von Möglichkeiten, wie das neue System Berichte abliefern kann, die im alten ERP des Unternehmens nicht verfügbar waren.
  • Team-Kernmitglieder  -Die Kernmitglieder des Teams sind diejenigen aus dem Unternehmen, die das System täglich nutzen, um die Produktion zu betreiben. Zu ihnen könnten Fertigungsmitglieder aus unterschiedlichen Fertigungsabteilungen zählen oder Mitglieder der IT-Abteilung, des Finanzwesens, der Einkaufsabteilung oder dem Personalwesen, der Instandhaltung und der Bestandskontrolle. Diese Mitglieder liefern Einblicke, wie und warum die Dinge funktionieren, wie sie funktionieren, und können prozessverbessernde Standardverfahren anbieten, die die Funktionen der Plattform voll ausnutzen. Sie sind außerdem wichtig als fachliche Experten für ihre jeweiligen Bereiche, wenn das System für die Produktion angepasst wird.

Teamwissen und -fähigkeiten

Die richtige Wissensbasis und Fähigkeiten zu haben, sind für jedes Einführungsteam entscheidend. Wenn das Team über mehrere funktionale Bereiche hinweg gebildet wird und deren Vorteile allen Mitgliedern verfügbar gemacht werden, werden die Aufgaben des gesamten Teams erleichtert.

  • IT – Nur wenige Fähigkeiten sind so wichtig wie die der IT-Abteilung eines Fertigungsunternehmens. Unabhängig von der Größe des Unternehmens ist die IT ein entscheidender Teil der operativen Infrastruktur. Wenngleich viele Teammitglieder neue Standardverfahren entwickeln und bereichsspezifisches Wissen für die Produktionsprozesse abliefern werden, muss bei jedem Schritt und jedem Bereich der Einführung IT mit einbezogen werden. Sollten die Fähigkeiten der IT-Abteilung nicht ausreichen oder weitreichend genug sein, könnte es nötig sein, unterstützende IT-Dienste von Dritten oder dem Einführungspartner zu engagieren.
  • Änderungsmanagement – Bei jeder Einführung muss sich auf ein starkes Änderungsmanagement konzentriert werden. Der Executive Sponsor und vielleicht die Personalabteilung muss aggressiv mit Problempunkten umgehen, bevor sie überhaupt entstehen, da viele etablierte Mitarbeiter aus Angst davor, ihren Status oder gar ihren Beruf zu verlieren, abgeneigt sind Wissen aufzugeben. Ein effektives Änderungsmanagement beginnt mit dem Team und weitet sich dann durch regelmäßige und positive Kommunikation mit den Mitarbeitern des Unternehmens aus. Unterstützung von der Personalabteilung und vom Executive Sponsor sowie des gesamten Führungsteams kann somit früh im Prozess das Fundament für Veränderungen legen.
  • Endnutzer – Es ist wichtig, dass Teams Endnutzer stark miteinbeziehen. Das bedeutet, dass die Plattform immer wieder getestet werden muss, wenn Anpassungen vorgenommen oder Funktionen hinzugefügt werden. Genau hier, in den Händen der Produktionsmitarbeiter, die das System täglich verwenden, können sowohl Fehler als auch Prozessoptimierungen auftreten. Das bedeutet, umfassende Ausbildungsmaßnahmen in die Wege zu leiten und die Endnutzer eingebunden zu halten, um durch Wiederholung Vertrautheit mit dem System zu schaffen. Die Endnutzer können außerdem ihre Bedürfnisse für anzugehende Kernproduktionsprozesse und Prozessverbesserungsvorschläge kommunizieren.

Teameigenschaften

Während der Zusammenarbeit mit einem Einführungspartner oder dem Kundendienst der neuen Plattform sollte das Management ein Team bilden, in dem die Arbeitslast der Einführung zwischen eigenen Mitarbeitern, Beratern und Zeitarbeitern (falls nötig) aufgeteilt ist. Es sollte außerdem auf die Verteilung von Ressourcen geachtet werden sowie dass alle Teammitglieder Zugriff auf Informationen und Systemberechtigungen haben, um ihre Aufgaben zu erfüllen.

Teams arbeiten am besten mit realistischen Zeitlinien und wenn Elemente der Einführung in verschiedene Phasen aufgegliedert werden. Dies gibt allen Mitgliedern Zeit, das neue System zu internalisieren und sich auf die nächste Phase vorzubereiten. Die Mitglieder eines Einführungsteams sollten bestimmte individuelle Eigenschaften haben, die zur Bildung eines geschlossenen, effektiven Teams führen. Zu diesen Eigenschaften zählen

  • Aufstiegsmobilität – Aufstiegsmobile Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens hängen weniger am Status-Quo und passen sich schnelle an Veränderungen an.
  • Teamintelligenz – Viele Mitarbeiter sind auf persönlicher Ebene intelligent, allerdings lässt das nicht immer darauf schließen, dass sie sich auch effektive Teammitglieder eignen. Indem „teamintelligente“ Mitarbeiter gefunden werden, liegt der Schwerpunkt auf den Zielen des Teams und nicht auf dem Ego der einzelnen Mitglieder.
  • Persönliche Tiefe – Emotionale Intelligenz am Arbeitsplatz äußert sich als persönliche Tiefe. Das bedeutet, dass ein Teammitglied die Entscheidungen für die Einführung möglicherweise nicht mögen oder gutheißen könnte, das Was und Warum der getroffenen Entscheidungen jedoch versteht.

Fazit

Die Einführung eines neuen ERP-Systems für die Fertigung ist immer eine Herausforderung. Sollte jedoch ein Einführungsteam mit den richtigen Fähigkeiten und Eigenschaften sowie angemessener Führung zusammengestellt werden, können diese Herausforderungen überwunden und ein rundum optimiertes und angepasstes System errichtet werden, das die Bedürfnisse eines jeden Fertigungsunternehmens erfüllt.