¿Qué es el stock de seguridad y cómo calcularlo?

Los stocks de seguridad son el colchón que ayuda a los fabricantes a seguir sirviendo a sus clientes cuando se producen interrupciones. Así es como funciona.

¿Qué son los stocks de seguridad?

Los stocks de seguridad son el nivel de existencias adicionales que se mantiene para reducir el riesgo de desabastecimiento causado por cambios en la oferta, la demanda o ambas.

Las empresas que fabrican por encargo pueden seguir entregando sus productos dentro del plazo de entrega prometido utilizando los stocks de seguridad de materiales cuando los proveedores no pueden entregar en sus plazos habituales.

Las empresas que fabrican sobre stocks pueden seguir suministrando productos de los stocks de seguridad cuando las ventas son mayores de lo previsto o cuando la producción está detenida, y pueden continuar la producción cuando los proveedores no pueden entregar los materiales en sus plazos habituales.

Contar con unos stocks de seguridad y un punto de reorden definidos matemáticamente puede ayudar a mantener las promesas a los clientes durante problemas que podrían causar interrupciones en su cadena de suministro.

Más información sobre el punto de Reorden: ¿Qué es el punto de reorden y la fórmula del punto de reorden?

Qué hacer y qué no hacer con los stocks de seguridad

Es esencial mantener una cantidad factible de stocks de seguridad. A continuación le indicamos cómo debe y cómo no debe abordarlo.

QUE HACER:

• Utilizar los stocks de seguridad para mitigar los riesgos de las incertidumbres de la demanda y los plazos de entrega.
• Utilizarlo junto con un punto de reorden.
• Encontrar un equilibrio entre el nivel de servicio, la tasa de disponibilidad de los clientes y los costos de transporte.
• Utilizar fórmulas matemáticas para definir los stocks de seguridad óptimos para sus materiales.

QUE NO HACER:

• Utilizar los stocks de seguridad para enmascarar problemas de gestión de inventarios, previsiones, producción, logística o falta de fiabilidad de los proveedores.
• Mantener unos stocks de seguridad insuficientes: correrá el riesgo de no poder atender los pedidos, lo que podría provocar pérdidas de ventas y rotación de clientes.
• Mantener un exceso de reserva – lo más probable es que mantenga contentos a los clientes, pero un mayor nivel de stocks de seguridad significa inmediatamente mayores costos de inventario, dinero extra atrapado como inventario y, con el tiempo, productos estropeados, caducados o dañados.

¿Cómo calcular los stocks de seguridad?

Hay muchas formas diferentes de calcular los stocks de seguridad, pero vamos a repasar seis de ellas, empezando por la más sencilla.

Dos fórmulas sencillas

Para estas dos fórmulas sencillas, necesitará conocer:

• El plazo promedio de entrega en días (LTavg) El plazo promedio de entrega de su proveedor es el tiempo promedio que transcurre desde la orden de compra hasta la llegada. Puede obtener estos datos en Aprovisionamiento -> Proveedores -> Informes de proveedores -> Informe de condiciones de compra o analizando sus pedidos anteriores en Aprovisionamiento -> Sección de Pedidos de su sistema MRP.

• Promedio de demanda por día (Davg)

Para obtener su promedio de demanda, simplemente extraiga las estadísticas de Aprovisionamiento-> Estadísticas en su sistema MRP.

En este ejemplo, hemos utilizado 50 piezas de tableros de mesa en un trimestre, es decir, un promedio de 66 días hábiles laborales. Así que dividiremos el número de artículos vendidos por el número de días para obtener el promedio de demanda.

50/66=0.75

La demanda promedio de tableros de mesa es de 0.75 por día hábil.

La fórmula básica: Stocks de seguridad = Demanda promedio x Días de seguridad

Este es el método más fácil e impreciso (aparte de improvisado) para determinar los stocks de seguridad.

Para utilizarlo, tendrá que predeterminar el número de días de seguridad que va a necesitar para poder responder a un pico de demanda o a incoherencias en el suministro.

Supongamos que utiliza 0.75 unidades de tableros al día y que el plazo promedio de entrega de su proveedor es de 5 días hábiles laborables.

Basándose en la experiencia previa, usted fija la red de seguridad en 10 días

Esto significa que los stocks de seguridad para el tablero debe ser de 0.75 x 10 = 7.5 unidades.

ADVERTENCIA: Este método no es el más preciso debido a que los días de seguridad necesarios se derivan de la experiencia y no de un análisis rígido de datos.

La fórmula promedio – máximo: Stocks de seguridad = (Plazo de entrega máx. x Demanda máx.) – (Plazo de entrega promedio x Demanda promedio)

Para calcular los stocks de seguridad con ella necesita conocer sus plazos de entrega máximos, así como su demanda máxima.

Puede determinar su plazo de entrega máximo consultando la sección Aprovisionamiento -> Pedidos en su sistema MRP.

Marque la casilla “Retraso” en el menú desplegable “Elegir columnas”.

A continuación, sume el plazo promedio de entrega al mayor retraso del material para el que intenta calcular los stocks de seguridad.

Ahora ya tiene el plazo máximo de entrega del material.

Puede encontrar la demanda máxima de la misma manera.

Sólo tiene que tomar los datos mes a mes de su sección Aprovisionamiento -> Estadísticas.

Supongamos que utiliza 100 unidades al mes en promedio, pero que su consumo máximo mensual este año ha sido de 130.

Y su plazo promedio de entrega es de 5 días, pero el máximo ha sido de 6.

Convierta la demanda mensual en demanda por día hábil.

Cada mes hay 22 días hábiles en promedio, por lo que la demanda promedio es de 100/22=4,55 unidades/día, y la máxima de 130/22=5,91 unidades/día.

Esto significa que sus stocks de seguridad deberían ser (6 x 5,91) – (5 x 4,55) = 35,46-22,75=12,71.

Vamos a redondear y eso hace que sus stocks de seguridad óptimos sean de 13 unidades.

Fórmulas para variables específicas

Aquí es donde empezaremos a aplicar algunas matemáticas adecuadas.

Además del plazo promedio de entrega y la demanda promedio de su material, para las fórmulas siguientes deberá conocer:

• Su factor de nivel de servicio (Z) El nivel de servicio muestra el porcentaje de casos en los que puede continuar con su actividad normal a pesar de cualquier interrupción, es decir, no se queda sin existencias (stock). Por ejemplo, un nivel de servicio del 95% significa que en el 5% de los casos sus materiales llegarán tan tarde que los stocks de seguridad se habrán agotado y, por tanto, la producción (y/o las ventas) se habrán detenido. En función del nivel de servicio deseado, elija el factor Z de la siguiente tabla.

• Desviación estándar del plazo de entrega (σLT) Puede encontrar la desviación estándar en los plazos de entrega observando su plazo de entrega promedio y sus plazos de entrega reales. Obtenga sus plazos de entrega reales comparando las Fechas previstas con las Fechas de llegada y sumando la diferencia al plazo de entrega promedio del proveedor.

He aquí un ejemplo:

Encontramos que la desviación estándar del plazo de entrega es de 2 días. (Por ejemplo, la función STDEV puede utilizarse en Excel y Google Sheets para calcularla).

• Desviación estándar de la demanda (σD)

La desviación estándar de la demanda puede calcularse utilizando el ejemplo de la desviación estándar del plazo de entrega – basta con sustituir el Plazo de entrega real por la Demanda real por día, y el Plazo de entrega promedio por la Demanda promedio por día. Consulte las estadísticas diarias “Materiales utilizados en las mercancías expedidas” para encontrar la Demanda real.

Recuerde siempre utilizar las mismas unidades de medida de tiempo en todas sus ecuaciones. Por ejemplo, sólo días o sólo meses, de lo contrario sus resultados serán inutilizables.

Fórmula para plazos de entrega inconsistentes:

En caso de que tenga una demanda constante pero plazos de entrega inconsistentes, puede calcular los stocks de seguridad necesarios con esta ecuación.

Fórmula para una demanda inconsistente

Si sus plazos de entrega son como un reloj pero la demanda fluctúa, utilice esta fórmula para calcular sus stocks de seguridad.

Fórmula para la demanda y los plazos de entrega independientemente variables

Si tanto sus ventas como sus plazos de entrega varían independientemente el uno del otro, puede utilizar esta fórmula para sus cálculos.

Fórmula para una demanda y unos plazos de entrega variables

En caso de que su demanda y sus plazos de entrega fluctúen y dependan el uno del otro, utilice esta fórmula.

Fuente de las fórmulas: Crack the Code, P. King, APICS Magazine (2011)

Conclusión

Disponer de un stock de seguridad puede ser un salvavidas en tiempos de incertidumbre, pero siempre es necesario basarse en cifras y análisis a la hora de fijar los colchones.

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