Sistema de inventario periódico vs. perpetuo – definiciones, beneficios, ejemplos

Aunque un sistema de inventario periódico puede parecer claro e infalible a primera vista, sus desventajas pueden superar a los beneficios. Los sistemas de inventario perpetuo, sin embargo, ya se están convirtiendo en la corriente principal.

¿Qué es un sistema de inventario periódico?

El sistema de inventario periódico es un método de contabilidad basado en actualizar el balance de inventario periódicamente, al principio y al final de un período contable. Esto también significa que los libros sólo son precisos periódicamente.

Para actualizar el balance de inventario, se utiliza el recuento de existencias (es decir, un recuento físico) para medir el nivel de inventario y calcular el costo de los bienes vendidos (COGS).

Dado que las empresas manufactureras suelen tener miles de artículos en su inventario, el recuento de existencias puede llevar mucho tiempo. Por ello, el recuento físico suele realizarse una vez al mes, una vez al trimestre o incluso con menos frecuencia.

En consecuencia, las cifras de la cuenta de existencias y del costo de los bienes vendidos (COGS) sólo son actuales una vez por período, en el momento inmediatamente posterior a la toma de stock.

COGS = inventario inicial + compras durante el período – inventario final

Además, en un sistema de inventario periódico, las compras se registran en una cuenta de compras separada de la que la información pasa al balance de inventario sólo al final del período contable.

Un sistema de inventario periódico no depende de un software que permita el seguimiento del inventario en tiempo real. Por lo tanto, sería factible utilizar el inventario periódico si se trata de bajos volúmenes de productos o materiales.

Los concesionarios de automóviles, las galerías de arte, los fabricantes de alta costura y otros productores y vendedores de bajo volumen son buenos ejemplos en los que un inventario periódico sería adecuado.

Sin embargo, para la mayoría de los fabricantes, mantener un sistema de inventario periódico podría resultar insuficiente.

Contabilidad de inventarios periódicos

Los principios contables del inventario periódico son bastante sencillos y directos, y no hay muchas transacciones relacionadas con el inventario.

Cuando se compran bienes, se contabilizan en una cuenta de compras, que muestra la suma de todas las compras durante el periodo.

Cuenta	Débito	Crédito
Compras (activo)	$1000
Cuentas por pagar (pasivo)		$1000

Al final del período contable, la suma de las compras durante el período se lleva a la cuenta de existencias.

Cuenta	Débito	Crédito
Inventario (activo)	$1000
Compras (activo)		$1000

Digamos que al principio del período, el saldo de las existencias era de 500 $.

La cuenta de inventario contiene ahora la suma del inventario inicial más las compras: 500 $ + 1.000 $ = 1.500 $.

Se lleva a cabo un recuento de inventario, que proporciona el saldo real de inventario final de 250 $.

De acuerdo con la fórmula del COGS, encontramos que el COGS en el período es de $1500 – $250 = $1250.

e importe se extrae de la cuenta de existencias y se contabiliza como gasto.

Cuenta	Débito	Crédito
Costo de bienes vendidos (gasto)	$1250
Inventario (activo)		$1250

Ahora, nuestras cuentas están al día: tenemos 250 $ de stock, y el COGS en el periodo fue de 1250 $.

Si vendemos nuestros productos por un total de 2.000 $, el beneficio sería de 2.000 $ – 1.250 $ = 750 $.

¿Qué es un sistema de inventario perpetuo?

El inventario perpetuo, también conocido como inventario continuo, es un sistema de inventario asistido por software que se actualiza de forma automática y continua, en lugar de manual y periódicamente. Todos los movimientos de stock, tanto de entrada como de salida (es decir, compras, devoluciones, consumos y bajas) se contabilizan siempre. Esto significa que los libros están actualizados en todo momento.

La mayoría de los sistemas modernos de gestión de inventarios basados en la nube son perpetuos y utilizan códigos de barras, sistemas de punto de venta, identificación por radiofrecuencia e informes en tiempo real para hacer un seguimiento de los cambios.

Un buen ejemplo de sistema de inventario perpetuo sería un software MRP que actúa como infraestructura entre los diferentes departamentos de una empresa de fabricación, haciendo que el intercambio de información sea instantáneo.

Todas las acciones relacionadas con la fabricación -ventas, compras, movimientos de inventario, actividad en el taller, etc. – se registran en el software y se comparten con las partes pertinentes. De este modo, todos los departamentos tienen a mano la información que necesitan en todo momento.

La conclusión es la siguiente:

Un enfoque perpetuo ofrece una supervisión más detallada y actual tanto del stock como del COGS, lo que permite a las empresas tomar decisiones empresariales basadas en información y niveles de stock actualizados.

Aunque un sistema de inventario perpetuo automatiza muchos procesos relacionados con el stock y la contabilidad, sigue siendo necesario realizar inventarios ocasionales (como una vez al año) para contabilizar los movimientos no registrados, los errores, los robos u otras discrepancias comúnmente denominadas inventario fantasma.

Leer más sobre Cómo el inventario ayuda a prevenir y detectar los robos

Contabilidad de inventario perpetuo

En la fabricación, hay cambios constantes en el inventario.

Con un sistema de inventario perpetuo, puede seguir y registrar los cambios inmediatamente para mantener la exactitud de los libros.

Cuando se realiza una compra a un proveedor y se recibe la factura, se registra en una cuenta de activo, que muestra la suma de los bienes comprados que aún no se han recibido (bienes que sus proveedores le deben).

Cuenta	Débito	Crédito
Compras (activo)	$1000
Cuentas por pagar (pasivo)		$1000

Una vez recibidas las mercancías compradas, su valor se transfiere de la cuenta de compras a la cuenta de existencias correspondiente.

Por ejemplo, si un fabricante adquiere materiales, la cuenta para estos podría ser “Materiales disponibles”.

Cuenta	Débito	Crédito
Materiales disponibles (activo)	$1000
Compras (activo)		$1000

Cuando se utilizan algunos materiales en la fabricación, su coste se lleva a una cuenta de trabajo en curso (WIP), que muestra el valor actual (no final) de los productos que se están fabricando en ese momento.

Por ejemplo, si se utiliza la mitad de los materiales adquiridos en la etapa anterior:

Cuenta	Débito	Crédito
Trabajo en proceso o WIP (activo)	$500
Materiales disponibles (activo)		$500

Además, es posible incluir el coste de la mano de obra directa y los gastos generales de fabricación (también conocidos como carga de fábrica) en el coste de los productos acabados a través de la cuenta WIP.

En este caso, esta parte de los gastos de nómina y de fábrica no va a aparecer en los gastos inmediatamente, sino sólo cuando se vendan los productos.

Cuenta	Débito	Crédito
Trabajo en proceso o WIP (activo)	$100
Costos laborales directos (pasivo)		$50
Gastos generales (pasivo)		$50

Una vez finalizada la fabricación, el coste final de los productos terminados se traslada de la cuenta de trabajos en curso a una cuenta de existencias de productos terminados.

Cuenta	Débito	Crédito
Productos terminados (activo)	$600
Trabajo en proceso o WIP (activo)		$600

Una vez que los productos se envían al cliente, se llevan a gastos:

Cuenta	Débito	Crédito
Costo de bienes vendidos (gasto)	$600
Productos terminados (activo)		$600

Cuando restamos el COGS de lo que nos pagó nuestro cliente, por ejemplo, 1.000 $, descubrimos inmediatamente que el beneficio es de 1.000 $ – 600 $ = 400 $ por esta venta.

Así, disponemos de información muy concreta en tiempo real y no tenemos que esperar a un balance de final de periodo para tomar nuestras próximas decisiones.

Ventajas e inconvenientes de los sistemas de inventario periódico

Como el inventario periódico es tan antiguo como la propia historia, también es bastante primitivo. Aunque es una opción razonable para las empresas que empiezan, tiene algunas desventajas que podrían convertirse en problemas a largo plazo.

Pros:

• Fácil de aplicar
• Suficiente para empresas con poco volumen

Contras:

• En última instancia, es complejo debido a las entradas y cálculos manuales
• Propenso al error humano
• Sólo se actualiza periódicamente, inmediatamente después de un inventario
• Cuanto mayor sea el inventario, mayor será el riesgo de discrepancias
• Vulnerable a la falta de stock
• Cierre de empresas durante la recogida de stock
• El robo es más difícil de notar

Ventajas e inconvenientes de los sistemas de inventario perpetuo

Los sistemas de inventario perpetuo aportan muchas ventajas, pero hay que tener en cuenta algunas cosas.

Pros:

• Más preciso
• Siempre al día
• Adecuado para inventarios de todos los tamaños
• Contabilidad del trabajo en curso (WIP)
• Resumen en tiempo real del costo de los bienes vendidos y de los beneficios/pérdidas
• Más datos para orientar las decisiones empresariales con conocimiento de causa
• Menor riesgo de agotamiento o exceso de stock
• Menor pérdida de tiempo en el inventario y la contabilidad
• Menor riesgo de errores humanos durante el inventario
• Menos posibilidades de robo

Contras:

• Los principios contables son más complicados
• Los eventos deben ser reportados en tiempo real y correctamente para obtener resultados correctos
• Costes adicionales de software
• Requiere más tiempo para su correcta aplicación
• Sigue siendo necesario hacer un balance de vez en cuando

Mito: Los sistemas de inventario perpetuo son costosos y difíciles de implementar

Verdad: Los sistemas de inventario perpetuo solían ser caros y difíciles de implementar

Es un error común pensar que los sistemas de inventario perpetuo cuestan mucho y tardan meses, si no años, en implantarse. En realidad, esta creencia es una reliquia de tiempos pasados.

Porque con la llegada de la computación en la nube y los proveedores de SaaS de fabricación, esto cambió radicalmente. El software de fabricación moderno con módulos de gestión de inventario integrados es asequible incluso para los actores más pequeños.

Y aunque la implementación de uno requiere un esfuerzo conjunto, no consume ni de lejos el tiempo y los recursos de hace diez años.

Es cierto que el software sigue costando dinero. Pero, ¿sabe qué cuesta más?

La mano de obra que utiliza para realizar los inventarios y las tareas de contabilidad.

El negocio perdido por falta de existencias.

Las discrepancias que se acumulan con el tiempo.

Y las malas decisiones causadas por las lagunas en la contabilidad del inventario.

Conclusión

Los sistemas de inventario perpetuo salen como claros vencedores en la lucha con sus homólogos periódicos en una gran mayoría de casos.

En la práctica, si dirige una empresa de fabricación, le irá mejor si implementa un sistema perpetuo desde el principio.

A no ser que tenga muy pocas transacciones de inventario y ni siquiera tenga previsto expandirse. Y probablemente no sea el caso.

Aunque utilice el inventario permanente, debe añadir a su contabilidad de inventario elementos periódicos como los inventarios periódicos. Los inventarios periódicos le ayudarán a detectar cualquier discrepancia que se haya colado y que el sistema perpetuo no haya contabilizado.

Combinando ambos enfoques, su contabilidad de inventarios debería estar en plena forma.

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