Planificación de materiales – Definición, herramientas y consejos

La planificación de materiales es el proceso de averiguar qué y cuánto se necesita para producir mercancías en un plazo determinado, y garantizar la entrega puntual de esos materiales. Una planificación de materiales precisa puede contribuir significativamente a la eficiencia y rentabilidad de una empresa.

¿Qué es la planificación de materiales?

La planificación de materiales es un proceso de fabricación que se ocupa de determinar los materiales y las cantidades necesarias para la producción y de gestionar su flujo para garantizar el cumplimiento puntual de los pedidos. Como tal, es un subproceso de la gestión de la cadena de suministro.

Las principales responsabilidades de los planificadores de materiales incluyen:

• Analizar las previsiones de la demanda
• Calcular los requerimientos de materiales
• Generar peticiones de cotizaciones (RFQs) y órdenes de compra
• Garantizar la conformidad de los materiales con las especificaciones, las normas de calidad y las limitaciones presupuestarias.
• Elaborar planes y cronogramas de compras

En las pequeñas empresas, sin embargo, la planificación de materiales es un área que frecuentemente coincide con la gestión de inventarios, compras, gestión de la cadena de suministro e incluso planificación de la producción. Por eso, en las pequeñas empresas de fabricación, la persona que supervisa la planificación de materiales también puede ser responsable de todo, desde el abastecimiento de materiales y componentes hasta la programación de la producción.

¿Por qué es importante la planificación de materiales?

La planificación precisa y continua de materiales es una actividad crítica para cualquier fabricante. Sin ella, se arriesga a tener mayores costos de inventario, clientes insatisfechos, desabastecimiento y menos entregas puntuales. Cuando las materias primas o los componentes se retrasan, su cronograma de producción puede quedar desfasado, lo que probablemente se traducirá en menores beneficios.

Sin embargo, una planificación de materiales eficaz ayuda en la planificación de la producción, el control de inventarios y otras áreas como las cotizaciones de ventas, las órdenes de trabajo, las listas de materiales y la gestión del taller. Con una planificación de materiales confiable, los fabricantes pueden esperar mejoras en la satisfacción del cliente, la eficiencia general y los resultados de su empresa.

Ventajas de una planificación de materiales precisa

Una planificación de materiales precisa puede aportar una serie de ventajas, entre ellas:

1. Ahorro de costos. Al planificar con precisión las necesidades de materiales, las empresas pueden evitar el exceso o la falta de existencias, lo que puede generar costos innecesarios o pérdidas para su negocio. Una planificación de materiales precisa también puede ayudar a las empresas a negociar mejores precios con los proveedores, ya que permite conocer la demanda a largo plazo.
2. Mejora de la eficiencia de la cadena de suministro. Una planificación de materiales precisa puede agilizar el flujo de mercancías a lo largo de la cadena de suministro, reduciendo los tiempos de entrega y manteniendo el inventario en niveles óptimos. Esto puede ayudar a las empresas a reducir los residuos, mejorar los tiempos de entrega y satisfacer mejor la demanda de los clientes.
3. Mejor gestión del inventario. Con una planificación de materiales precisa, las empresas pueden mantener optimizados los niveles de inventario, reduciendo la necesidad de costosos almacenes y minimizando el riesgo de desabastecimiento.
4. Mayor satisfacción del cliente. Una planificación de materiales precisa puede ayudar a garantizar que los productos terminados estén disponibles cuando los clientes los necesiten, reduciendo el riesgo de retrasos o pedidos pendientes. Esto puede contribuir a mejorar la satisfacción y retención de los clientes.
5. Mejora de las previsiones. Aunque es necesario disponer de previsiones de ventas precisas para planificar los materiales con exactitud, una planificación de materiales precisa puede ayudar a mejorar la colaboración entre departamentos, reducir los tiempos de entrega y optimizar los niveles de inventario, todo lo cual puede contribuir a precisar las previsiones.

En resumen, una planificación de materiales precisa puede ayudar a las empresas a reducir costos, mejorar la eficiencia en toda la cadena de suministro y satisfacer mejor las necesidades de los clientes.

Los 7 pasos básicos de la planificación de materiales

El proceso de planificación de materiales implica varios pasos clave:

1. Prever la demanda. El primer paso consiste en prever la demanda de productos terminados basándose en datos históricos, tendencias del mercado y otros factores relevantes.
2. Determinar los materiales necesarios. A partir de la previsión de la demanda, el equipo de planificación de materiales determina los tipos y cantidades de materias primas, componentes y otros insumos necesarios para fabricar los productos.
3. Crear un plan de compras. El equipo de planificación de materiales colabora con el equipo de compras para crear un plan de compras teniendo en cuenta factores como el inventario actual, los plazos de entrega, existencias de seguridad y cantidades mínimas de pedido.
4. Crear pedidos de compra. El equipo crea pedidos de compra para los materiales necesarios, especificando las cantidades y las fechas de entrega.
5. Hacer seguimiento de la entrega de materiales. El equipo de planificación de materiales realiza un seguimiento de la entrega de los materiales pedidos para garantizar que se reciben a tiempo y en las cantidades correctas.
6. Ajustar los planes según sea necesario. El equipo de planificación de materiales puede tener que ajustar el plan de producción y los pedidos de compra en función de los cambios en la demanda, los retrasos en la entrega de materiales u otros factores que afecten a la cadena de suministro.
7. Evaluar el rendimiento. Una vez finalizado el ciclo de producción, el equipo de planificación de materiales evalúa su rendimiento en relación con el plan, identificando las áreas susceptibles de mejora y realizando los ajustes necesarios en el proceso de planificación de materiales. Además, debe realizar un seguimiento y evaluar el rendimiento de sus proveedores.

Siguiendo un proceso de planificación de materiales bien definido y estructurado, las empresas pueden optimizar el flujo de su cadena de suministro y minimizar los residuos y las ineficiencias.

Herramientas y técnicas de planificación de materiales

Punto de reorden

El punto de reorden se utiliza para determinar cuándo reordenar una determinada unidad de mantenimiento de existencias. Es el nivel de inventario al que debe hacerse un pedido para reponer existencias, de modo que el nivel de existencias no caiga por debajo de un nivel crítico.

Al establecer puntos de reorden para sus materiales, las empresas pueden asegurarse de que disponen de existencias suficientes para satisfacer la demanda de los clientes sin incurrir en costos de transporte innecesarios asociados al exceso de existencias. El punto de reorden es un componente importante de los sistemas de gestión de inventarios y suele utilizarse en combinación con otras herramientas, como la cantidad económica de pedido y las existencias de seguridad, para optimizar los niveles de inventario y minimizar los costos.

Más información sobre el punto de reorden y cómo calcularlo.

Kanban

Kanban es una técnica de reposición que utiliza señales visuales, como tarjetas de señalización, para activar la producción o un nuevo pedido de materiales. El objetivo del sistema kanban es crear un flujo fluido y eficiente de materiales a través del proceso de producción, evitando al mismo tiempo el exceso de inventario y minimizando los residuos.

En un sistema kanban, cada etapa de producción tiene un nivel de inventario asignado que se mantiene mediante una tarjeta kanban u otra señal visual. Cuando el nivel de inventario cae por debajo de un determinado punto, la señal kanban se envía a la etapa anterior, indicando que se necesitan más materiales. Esto desencadena la reposición de materiales, ya sea a través de la producción interna o la adquisición externa.

Justo a tiempo (Just-in-time)

Justo a tiempo (JIT) es un sistema de fabricación y planificación de materiales diseñado para producir o adquirir materiales y productos justo a tiempo para su uso. El sistema justo a tiempo se basa en señales de demanda en tiempo real, como pedidos de clientes o de fabricación, para activar la producción o el aprovisionamiento de materiales. En lugar de comprar grandes cantidades de materiales y mantenerlos en inventario, los sistemas de planificación de materiales JIT adquieren sólo lo que se necesita en un momento determinado. Esto reduce la cantidad de inventario que una empresa debe mantener, lo que a su vez reduce los costos asociados con el almacenamiento y la gestión del exceso de inventario.

Planificación de requerimientos de materiales

La planificación de requerimientos de materiales o MRP I es el predecesor de los modernos sistemas MRP y ERP. El MRP I fue el primer sistema de planificación de la producción informatizado y su función prácticamente exclusiva era la planificación de materiales. El proceso de MRP utiliza datos como el plan maestro de producción, el archivo de estado del inventario y la lista de materiales para calcular las cantidades de materiales, componentes o subconjuntos necesarios para satisfacer los pedidos previstos de los clientes durante un período determinado.

Aunque existen sistemas de software especializados en la planificación de requerimientos de materiales, esta funcionalidad básica también puede configurarse en hojas de cálculo contratando a un profesional de Excel o utilizando plantillas disponibles en Internet. Si necesita funciones más avanzadas para gestionar su empresa de fabricación, necesita un poco más que MRP I.

Más información sobre Planificación de requerimientos de materiales.

Software de planificación de recursos de fabricación

El software de planificación de recursos de fabricación (MRP II) o ERP de fabricación permite gestionar procesos de fabricación distintos de la planificación de materiales, integrando toda la empresa en un único sistema. Además de la planificación de requerimientos de materiales, este tipo de sistema MRP incluye funciones que soportan y agilizan la gestión de ventas y pedidos, la gestión de inventarios, las compras, la planificación de la producción y la programación, lo que lo convierte en un sistema integral de gestión de operaciones para fabricantes.

El moderno software MRP basado en la nube proporciona a los fabricantes una visión general en tiempo real de sus procesos de producción, niveles de inventario, estado de los pedidos de compra y de los clientes, etc. El software MRP permite calcular las necesidades de inventario, establecer puntos de reorden y existencias de seguridad para evitar desabastecimientos incluso cuando la demanda es mayor de lo previsto, y recibir notificaciones cuando el inventario desciende por debajo de un nivel determinado, creando un sistema de control de inventario que permite evitar desabastecimientos y exceso de existencias.

Cuando se añade un módulo de contabilidad al software MRP, también puede considerarse un sistema de fabricación ERP (planificación de recursos empresariales).

Algunos sistemas MRP/ERP también incluyen funciones de programación regresiva que permite aplicar el modelo justo a tiempo. En la fabricación justo a tiempo y la gestión de inventarios, la producción se planifica para el último minuto, lo que significa que los productos terminados se producen justo a tiempo para la fecha de entrega solicitada. Esto también significa que los materiales se piden justo a tiempo para que se utilicen en la producción. Esto se hace para reducir el inventario al mínimo absoluto, minimizando así los costos de inventario.

Lea más sobre los beneficios de MRP en nuestra entrada de blog sobre las Ventajas y desventajas de utilizar un sistema MRP.

5 consejos para que la planificación de materiales sea más eficaz

1. Los balances de inventario deben ser exactos

Lo lleva escuchando desde la aparición de la programación informática: “basura entra, basura sale.” Si sus balances de inventario no son válidos, no podrá contar con los datos que su sistema genera para usted. En otras palabras, si su cantidad disponible es incorrecta, su sistema MRP planificará en torno a esas cantidades inexactas.

Asegúrese también de que el control de calidad ha aprobado todo el inventario de su sistema. Si no es así, su inventario aprovechable será menor de lo que cuenta, y su planificación de materiales se verá sesgada y comprometida por datos erróneos.

Aunque la importancia de disponer de datos precisos es bien conocida, sorprendentemente muchos fabricantes no prestan la debida atención a la exactitud de los datos que introducen, y acaban comprometiendo el resto de sus esfuerzos de planificación de materiales. Esos esfuerzos deben centrarse en todos los cronogramas, recursos, inventario y capacidad. Comprobar los números y programar revisiones periódicas le ayudará a asegurarse de que los datos que utiliza están actualizados.

2. La previsión adecuada debe ser una prioridad

Los sistemas MRP suelen tomar las ventas abiertas o previstas para calcular las demandas de material. Al crear su previsión, puede basarse en cifras anticipadas o de producción. Sea cual sea su elección, el sistema utilizará la información para generar sus requerimientos de materiales.

Utilizar las ventas previstas junto con un cronograma maestro de producción en lugar de las ventas abiertas, le permite estimar sus requerimientos de materiales más allá del cronograma que se aplica a sus pedidos de venta actuales. También le ofrece la ventaja de programar sus necesidades de producción y personal a largo plazo.

La previsión que elabore no tiene por qué estar tallada en piedra (¡ni debería estarlo!). Tendrá que tener cierta flexibilidad para hacer modificaciones según cambien las condiciones. Muchos fabricantes sufren fluctuaciones a lo largo del año. Estas disparidades en la demanda pueden deberse a temporadas, vacaciones, acontecimientos o tendencias. Si quiere evitar malgastar el excedente de producción o quedarse corto con la demanda, debe dar prioridad a una previsión precisa.

Las excelentes soluciones MRP y ERP de fabricación pueden ayudarle a aumentar la planificación y previsión de materiales. Su sistema estará equipado con datos históricos de ventas, lo que debería proporcionarle información muy valiosa sobre sus necesidades futuras.

3. Tenga en cuenta los plazos de entrega en la planificación de materiales

Necesita tener fechas exactas en su sistema para las órdenes de venta y compra. Lo ideal es que su sistema MRP le informe de cuándo necesitará los materiales para la producción. Por ejemplo: ¿cuándo tendrá que liberar la orden de compra para disponer de esas veinte chapas de acero inoxidable para fabricar esa estructura en la fecha prevista?

Es fundamental saber cuánto tardan en llegar los materiales desde el momento del pedido y cuánto se tardará en terminar el producto. Para ser aún más preciso, puede añadir el tiempo que tarda el personal de control de calidad en inspeccionar y liberar el material para la producción o el envío.

Muchos de los sistemas MRP y ERP actuales tendrán una serie de campos en los que podrá introducir esta información, y la utilizarán para recomendar cuándo realizar el pedido de compra y cuándo iniciar la producción.

4. Audite regularmente a sus proveedores

Además de prestar atención a los plazos de entrega, hay que revisar las transacciones por proveedor o número de artículos. Mediante estas auditorías, puede comparar los plazos de entrega programados con los reales. De este modo, podrá ver el rendimiento de su empresa para con sus clientes y utilizar la información para realizar ajustes.

Unas palabras sobre los proveedores: Puede resultar cómodo recurrir siempre a los mismos proveedores, ya que así se obtiene una calidad y unos precios constantes. Al establecer una relación con ellos, se crea una sensación de confianza que los tranquiliza tanto a usted como al proveedor, sobre todo cuando se trata de pedidos grandes.

Pero recuerde que no debe insistir demasiado en el factor comodidad. Realice esas auditorías periódicas y revise las transacciones históricas entre proveedores. Vea cómo se comparan en términos de plazo de entrega previsto frente al real. Esta información puede ser muy valiosa para ayudarle a mejorar su proceso de planificación de materiales.

5. Comprenda su capacidad

No basta con crear un cronograma de producción derivado de una planificación de materiales precisa, la disponibilidad de los empleados y la previsión de la demanda. También debe tener en cuenta los distintos límites de producción de sus centros de trabajo y la cantidad de espacio a la que tiene acceso.

Asegúrese de tener en cuenta la capacidad de producción y el espacio en la ecuación de producción, o podría acabar con retrasos en las entregas o con más existencias de las que puede almacenar o enviar.

Mediante el uso de estos consejos, sus esfuerzos de planificación de materiales deberían ser más eficaces a medida que usted y su sistema MRP recopilan información precisa y confiable que resulta en envíos puntuales, y una imagen más clara de su inventario.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La planificación de materiales es un proceso de fabricación que se ocupa de determinar los materiales y las cantidades necesarias para la producción y de gestionar su flujo para garantizar el cumplimiento puntual de los pedidos.
• Una planificación de los materiales precisa puede aportar una serie de ventajas, como ahorro de costos, mejora de la eficacia de la cadena de suministro, optimización del inventario, mejora de la satisfacción del cliente y mejora de las previsiones.
• La planificación de materiales se realiza mejor con un software de planificación de requerimientos de materiales (MRP I) o de planificación de recursos de fabricación (MRP II).

Preguntas frecuentes

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