Lista de materiales (BOM) – Una guía esencial para los fabricantes

Independientemente del tamaño de la operación de fabricación, una lista de materiales (BOM) es vital para la producción. Empresas de todo el mundo las utilizan como guía y lista de la compra para su producto final y, como tal, están vinculadas a la fabricación, el mantenimiento, la programación, las compras y otras áreas de la organización.

¿Qué es una lista de materiales (BOM)?

Una lista de materiales es una estructura para fabricar un producto de forma repetible en todo momento. Contiene la lista de materiales, conjuntos, subconjuntos, formulaciones, mezclas u otros componentes que entran en cada producto acabado.

Una lista de materiales contendrá la cantidad o el volumen de cada artículo utilizado y también puede contener información como el coste, el plazo de entrega, los factores de desperdicio y otros datos del centro de trabajo necesarios para producir el artículo acabado.

Es fácil suponer que las pequeñas empresas de fabricación pueden no necesitar una lista de materiales estructurada y bien elaborada porque, con su tamaño y su menor cartera de productos, conocen íntimamente todas las piezas y materiales necesarios.

También es fácil suponer que porque un producto es sencillo o consta de un número reducido de componentes (o de un solo componente), no son necesarios.

Sin embargo, ambos supuestos son incorrectos.

Los BOMs son la guía y la receta de una empresa para construir su producto. No tener una lista de materiales, o tener una lista de materiales inexacta, puede conducir a desperdicios, ineficiencia y errores.

También significa que, en lugar de contar con datos sistematizados para el proceso más eficiente que pueda ser transmitido a los futuros empleados a medida que la empresa crece o cuando los empleados dejan la empresa, el conocimiento está fragmentado y aislado entre varios empleados o sistemas de software, dejando a la empresa expuesta a la pérdida de repetibilidad.

Los BOMs también son importantes como parte del proceso de fabricación en general. Si una empresa quiere someterse a una mejora del proceso que descubra nuevos métodos y formas de hacer las cosas, es necesario contar con una lista de materiales precisa para que todo el mundo sepa qué necesita el producto y en qué orden. Sin una lista de materiales, el esfuerzo de mejora del proceso es limitado.

También se recomienda utilizar un software BOM para crear y gestionar sus listas de materiales.

Tipos de BOMs

Existen varios tipos funcionales de BOM.  Entre ellos se encuentran: 1. Lista de materiales de ingeniería

La lista de materiales de ingeniería se utiliza para la creación de un nuevo producto acabado. Es el punto de partida de un producto acabado que enumera todas las piezas, componentes y materiales del producto acabado tal y como fue diseñado originalmente.

Los planificadores, el departamento de compras y el de finanzas también utilizan la lista de materiales para activar las compras de materiales a los proveedores existentes o para buscar proveedores de nuevos materiales. También pueden incluir dibujos de nuevas piezas que se convertirán en estándar en la lista de materiales de fabricación.

Un ejemplo de lista de materiales de ingeniería sería el de una empresa que produce un nuevo scooter con piezas impresas en 3D o una tecnología revolucionaria de propulsión. Contendría una lista detallada de todas las piezas necesarias para llevar el nuevo producto al mercado.

2. Lista de materiales de fabricación

Una lista de materiales de fabricación es la forma más reconocida y consiste en todos los materiales, ensamblajes, fórmulas o componentes necesarios para producir un producto enviable. Este tipo de lista de materiales también puede estar vinculada a los procesos necesarios que deben realizarse en su producción.

También lo utilizan los planificadores y programadores para calcular las necesidades de compra necesarias para una ejecución de MRP o ERP en empresas que utilizan software automatizado para integrar la funcionalidad de MRP, las listas de materiales, las compras y otras operaciones relacionadas con la producción en un único sistema.  Dado que también incluyen factores temporales como el plazo de entrega y el tiempo de producción, ayudan a los planificadores de materiales a determinar cuándo comprar y cuándo iniciar la producción de un artículo concreto.

Un ejemplo de lista de materiales de fabricación sería un par de vaqueros. La lista de materiales contendría el tipo de material, la configuración del tejido, las instrucciones de corte y costura, así como las instrucciones de etiquetado, y podría utilizarse repetidamente para volúmenes pequeños y grandes del mismo tipo de vaqueros.

3. Lista de materiales configurable

Al igual que una lista de materiales de fabricación, un bom configurable (también llamada bom de matriz o lista de materiales con parámetros) es una guía para producir un producto terminado. Sin embargo, muchas empresas de fabricación producen el mismo producto en una variedad de tamaños, colores u otros parámetros. Algunos fabricantes también producen los mismos bienes para diferentes marcas bajo un acuerdo de “marca blanca”.

Esto significa que el producto básico y el grueso de la fabricación serán los mismos, pero la versión final puede diferir ligeramente en función del cliente. Esto podría significar un envase diferente, volumen, número de unidades, marca o estampado y otras diferencias para que el producto se adapte al uso o la marca del cliente. Sin embargo, el producto principal es el mismo.

Un ejemplo de BOM configurable sería el de una empresa que fabrica puré de manzana. Una única fórmula constituiría la mayor parte de la lista de materiales, mientras que las instrucciones finales pueden requerir 120 ml en un tipo de envase y embalaje impreso, mientras que los requisitos de marca y volumen de otro cliente pueden requerir 175 ml.

También hay dos tipos de diferencias operativas en las listas de materiales.  Estas distinciones no son excluyentes y ambas pueden ser utilizadas dentro de la misma empresa por diferentes departamentos. 1. Lista de materiales de un nivel

Esta es la lista de materiales de alto nivel que enumera los materiales necesarios para fabricar o ensamblar el producto. Si hubiera subconjuntos, mezclas o otros componentes necesarios para producir estos materiales, no se enumeran y lo único que se muestra es el componente acabado para la fabricación final.

Las listas de materiales de un solo nivel pueden utilizarse como única guía para la producción en las empresas en las que el producto es sencillo o en las que contiene pocos componentes o en las que no se requiere un subprocesamiento posterior.

Un ejemplo de cómo utilizar una lista de materiales de un solo nivel sería en una fábrica que produce perchas de alambre. Como el alambre es el único componente, se presta a una lista de materiales de un solo nivel.

2. Lista de materiales multinivel

Al igual que una BOM de un nivel, las BOM multi-nivel contienen materiales y cantidades para producir un producto terminado. Sin embargo, en el caso de productos manufacturados complejos, una BOM multi-nivel puede tener varios subniveles que alimentan la BOM de nivel superior de ensamblaje final.

En las BOMs multi-nivel, el nivel superior actúa como el artículo “padre” con el segundo nivel de uno o más componentes que se mezclan o ensamblan actuando como el “hijo”. Este proceso puede repetirse para el tercer, cuarto y otros niveles subsiguientes, en los que la empresa fabricante puede estar lo suficientemente integrada verticalmente como para producir sus propios subconjuntos o fórmulas para añadirlos a otros y alimentar así el siguiente nivel superior.

La información, como el coste, el plazo de entrega, el proceso de trabajo, etc., puede añadirse hasta el nivel más bajo.  Estos datos pueden vincularse a un software de automatización integrado, como el MRP o el software de fabricación ERP, para automatizar las compras, planificar la mano de obra, desarrollar programas y otras tareas operativas.

Ventajas de una lista de materiales eficaz

Una lista de materiales es una guía definitiva para crear un producto acabado. Sin ella, una empresa de fabricación se arriesga a una serie de problemas que pueden evitarse con la producción de una lista de materiales eficaz y bien elaborada. Las ventajas de utilizar una lista de materiales son las siguientes

• Compras – Los planificadores pueden utilizar una lista de materiales para planificar las compras en la cantidad correcta.  Como las listas de materiales suelen incluir pasos del proceso, también pueden planificar la llegada para trabajar hacia una entrega justo a tiempo cuando sea posible.
• Cálculo de costes – Las listas de materiales son vitales para realizar un cálculo preciso de los costes de los productos acabados.  Si la lista de materiales es realmente de varios niveles y se mide y calcula el coste de forma completa y precisa, los cálculos del coste de los productos vendidos serán precisos.  Esto repercutirá en los márgenes, los beneficios e incluso los niveles de impuestos.
• Inventario – Utilizando una lista de materiales precisa y comprando en cantidades adecuadas, los fabricantes pueden controlar mejor su inventario.  Esto no solo significa la reducción o eliminación de las carencias y las roturas de stock, sino también la reducción del exceso de inventario y los costes de mantenimiento asociados.
• Mejora de los procesos – Las listas de materiales son directrices sistematizadas para la producción de productos acabados.  Esto proporciona la base para que la fabricación planifique mejor los flujos de trabajo y los centros de trabajo.  Al planificar estas funciones vitales con precisión, una lista de materiales puede ser una buena guía para realizar mejoras en los procesos que mejoren la eficiencia y la rentabilidad.
• Reducción de residuos – Como todos los niveles de componentes se miden con precisión en cantidad y volumen, los residuos pueden medirse y controlarse mejor.  Incluso el más mínimo error de cálculo volumétrico puede provocar residuos innecesarios en una operación de gran volumen.  Una lista de materiales precisa puede medir sólo los residuos que normalmente se crean en el proceso sin sesgar la cifra debido a la inexactitud.

¿Quién crea las listas de materiales?

La creación de las listas de materiales puede variar de una empresa a otra o de un sector a otro.  En las empresas donde los productos son muy técnicos, puede ser un diseñador técnico o un diseñador de productos.  En muchas empresas de MTO, puede ser un ingeniero o un ingeniero industrial. Las listas de materiales también pueden ser creadas por personas de áreas funcionales administrativas, como compras, planificación o programación, siempre que la persona que introduzca los datos tenga la información necesaria para garantizar su exactitud.

¿Qué incluir en una lista de materiales?

Una lista de materiales eficaz y precisa requiere información específica. Esto es cierto para todas las listas de materiales, pero es especialmente cierto para las listas de materiales vinculadas al software MRP/ERP. Sin datos precisos y detallados, los niveles inferiores de la lista de materiales pueden no “enrollarse” correctamente o con precisión hasta el nivel único.  La falta de datos también degrada las capacidades del software y hace que sus beneficios sean menos pronunciados.

Todas las listas de materiales deben incluir:

• Nivel BOM – Este es el marco para una BOM multi-nivel.  Al asignar un nivel de la lista de materiales, la lista de materiales puede ser “explotada” para ver todas las partes relevantes en todos los niveles, incluyendo el costo, el tiempo de entrega y el tiempo de producción.
• Número de pieza – Cada pieza de un producto acabado fabricado debe tener un número de pieza.  Los números de pieza se pueden utilizar tanto para referencias como para pedir piezas de reposición.  Hay varios enfoques diferentes para asignar números de parte.
  • Inteligente – Los números de pieza inteligentes representan un significado.  Esto puede significar que ciertos números en ciertas posiciones indican la fecha o el mes de producción.  También puede indicar una designación alfabética como descripción parcial de la pieza, como por ejemplo utilizar MTR para un motor.
  • No inteligente: estos números de pieza no indican nada sobre la pieza y se asignan mediante un sistema de numeración predeterminado decidido por el fabricante.
  • Asignado por el proveedor: muchas empresas utilizan números de pieza asignados por el proveedor para reducir la coincidencia necesaria para vincular los números internos y externos con fines de compra y planificación.

• Nombre de la pieza – A medida que las piezas se vuelven comunes en la planta de producción, muchos empleados de la línea llegarán a conocerlas por su nombre común. La asignación de un nombre de pieza ayuda al personal a referenciar la pieza durante la producción.
• Descripción – Al igual que el nombre de la pieza, una descripción sólida de la misma ayuda a identificarla y diferenciarla de otros artículos similares.
• Tipo de aprovisionamiento – El tipo de aprovisionamiento indica a compras y planificación cómo se fabrica el componente. Puede indicar que se trata de una pieza comprada y que no necesita ningún ensamblaje adicional antes de añadirla al producto acabado.  También puede indicar que se trata de un artículo fabricado según las especificaciones o de un material que necesitará algún tipo de alteración (como el secado o la cocción del material).
• Cantidad – La cantidad es el número de cada artículo utilizado en la fabricación de una unidad terminada.
• Unidad de medida – Existen muchas unidades de medida en función del producto acabado que se produzca.  Pueden ser unidades de peso (por ejemplo, kilogramos), de volumen (por ejemplo, litros) y de superficie (por ejemplo, pies cuadrados), o simplemente piezas.  La unidad de medida utilizada junto con la cantidad y el plazo de entrega ayuda a determinar la cantidad de materiales necesarios y cuándo deben pedirse.
• Designadores de referencia – Algunos productos, como las placas de circuitos impresos, requieren un diseño de referencia.
• Notas de la BOM – Las notas de la BOM proporcionan otra información relevante relacionada con el producto.
• Fase – Muchos productos tienen un ciclo de vida.  Si se clasifican las piezas en función de su fase del ciclo de vida, la gestión de los cambios puede resultar más sencilla.  Algunos ejemplos son “En producción”, “En diseño” o “Sin lanzar”.  Esto ayuda a seguir los cambios a medida que se producen durante el ciclo de vida del producto.  Por ejemplo, un aparato puede haber comenzado su ciclo de vida utilizando casquillos metálicos en un conjunto clave.  Sin embargo, es posible que se esté realizando un cambio a bujes cerámicos para mejorar el rendimiento y que esas piezas lleven la designación de dónde están en desarrollo.

Consejos para elaborar una lista de materiales eficaz

Disponer de una lista de materiales eficaz sistematiza muchas tareas para mejorar la precisión y la eficacia. Sin una lista de materiales, las operaciones de fabricación deben crear soluciones para determinar información valiosa relacionada con la producción y el montaje. Una lista de materiales precisa y eficaz agiliza el proceso de producción al proporcionar una hoja de ruta o una receta para cada producto terminado, liberando un valioso tiempo por hora y de gestión para dedicarlo al proceso de producción.

He aquí algunos consejos para crear una lista de materiales eficaz:

1. Introducir los datos en la fase inicial– Introducir los datos en la fase inicial – El mejor momento para crear una lista de materiales eficaz es al principio del ciclo de vida del producto.  Si hay una lista de materiales existente, ésta puede utilizarse “tal cual” para crear la lista de materiales de fabricación.  Además, algunos programas de planificación de recursos empresariales (MRP) y de planificación de recursos empresariales (ERP) permiten la migración de archivos electrónicos para rellenar parcial o totalmente los datos de la lista de materiales.  Tanto si se utiliza una lista de materiales existente como si se emplean dibujos CAD y otros medios, la introducción de los datos por adelantado ayudará a garantizar la precisión de la lista de materiales.
2. Formalizar un proceso de gestión de cambios – Tan malo como no tener una lista de materiales, no formalizar un plan de gestión de cambios puede provocar retrasos, fallos de calidad, escasez de material y otros problemas. Una lista de materiales no es un documento estático.  Es un documento dinámico que cambiará con el paso de los años. Si se hace una gestión de los cambios, se puede mantener la precisión durante todo el ciclo de vida del producto. Estos cambios pueden incluir cosas como cambios de precio, revisiones de dibujos, sustituciones de piezas, cambios de embalaje, sustituciones de piezas y materiales, cambios de proveedores (que a menudo requieren su propia validación y control de lotes), y otros.
3. Considere quién utilizará la lista de materiales – Cuantos más detalles se incluyan en la lista de materiales, mejor.  Si se sabe quién va a utilizar la lista de materiales dentro de la empresa, se puede tomar la decisión correcta sobre la cantidad y la profundidad de la información que debe incluirse. Muchas de las personas que acceden a la lista de materiales para las tareas cotidianas no siempre estarán familiarizadas entre sí y puede que ni siquiera se encuentren en las mismas instalaciones.
4. Planificar las “pequeñas” cosas – Las pequeñas cosas pueden suponer una gran diferencia en la precisión de una lista de materiales.  Un ejemplo son los consumibles. Aunque muchos no quieran tomarse la molestia de añadir pegamento, cinta adhesiva, etiquetas y envoltorio retráctil, muchas líneas de productos han perdido las fechas de envío debido a uno de estos componentes olvidados. Aunque dedicar tiempo a medir, costear y cuantificar la aplicación de una pequeña cantidad de algo como el pegamento puede parecer un dolor de cabeza, es importante que la lista de materiales esté completa.

5. Formalizar el acceso a la lista de materiales – La mayoría de las personas dentro de una empresa de fabricación pueden arreglárselas con un acceso de “sólo lectura”, en el que pueden ver una lista de materiales en pantalla o en forma impresa.  Pero formalizar el proceso de quién tiene acceso a la lista de materiales puede aclarar la confusión y limitar los errores.  Si la lista de materiales forma parte de un software MRP/ERP automatizado, estos cambios pueden estar basados en permisos, donde el personal de compras sólo puede cambiar los costes y los ingenieros sólo pueden sustituir las piezas.  Y en algunas empresas pequeñas y medianas no es raro designar a una o dos personas para que realicen todos los cambios a medida que se producen, lo que ofrece la oportunidad de auditar de forma proactiva antes de realizar el cambio.  Independientemente de la metodología, formalizar tanto el acceso de “sólo lectura” como el de los cambios ayudará a minimizar los errores.

6. Formalizar el proceso de auditoría – Dado que una lista de materiales es un documento dinámico, debe definirse un proceso de auditoría formal.  Algunos productos terminados que han sufrido muchos cambios durante su ciclo de vida pueden tener inexactitudes que se suman creando así productos de baja calidad.  El proceso de auditoría puede buscar errores como los cambios en la unidad de medida (por ejemplo, el cambio de un proveedor que vende en galones a otro que vende en litros), la sustitución de piezas, los cambios de dibujo e iteración, los cambios de costes, los nuevos pasos del proceso relacionados con los nuevos equipos OEM en producción, etc.  Es importante auditar formalmente las listas de materiales según un calendario, anotar los cambios cuando corresponda, corregir los errores tan pronto como se identifiquen y documentar los cambios necesarios durante la auditoría.

Conclusión

Una lista de materiales bien elaborada es esencial para cualquier empresa de fabricación, independientemente del tamaño o la complejidad del producto. Aunque elaborar una lista de materiales manualmente puede funcionar, la mayoría de los sistemas de automatización y software MRP y ERP incluyen esta funcionalidad. Esto permite a las empresas personalizar y vincular su lista de materiales a la planificación, las finanzas, el mantenimiento, etc.

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