Gestión de proveedores – Una guía esencial para las PYME

La gestión de proveedores es un conjunto de herramientas que las empresas utilizan para garantizar unas relaciones rentables y eficaces con sus proveedores. A partir de las tradicionales llamadas telefónicas, faxes y correos electrónicos, hoy en día incluso las pequeñas empresas han empezado a utilizar software para gestionar su comunicación con los proveedores.

¿Qué es la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores (o gestión de suministradores) es un término que engloba los procesos que una empresa utiliza para seleccionar y evaluar a sus proveedores, mantener los costes de adquisición bajo control, reducir los riesgos de la cadena de suministro y asegurarse de que los materiales y las mercancías llegan a tiempo.

Se trata de una herramienta que permite a los miembros del personal de la empresa estructurar las relaciones con los proveedores de manera que cumplan criterios específicos identificados como críticos para los intereses de la empresa. Es un importante impulsor de la excelencia en el servicio, al tiempo que ayuda a las empresas a gestionar mejor los riesgos.

Relaciones con los proveedores

Sin relaciones sólidas con los proveedores, las empresas no podrían completar los pedidos. Tradicionalmente, las relaciones con los proveedores eran verbales, con muchos teléfonos, faxes o correos electrónicos para transmitir información. Los cambios y ajustes también se hacían a través de estos métodos de comunicación.

Pero esta forma de relación tiene varios inconvenientes. No son en tiempo real, lo que significa que las interrupciones pueden pillar desprevenido al equipo de compras de una empresa, amenazando la puntualidad de los pedidos o su paralización. Tampoco eran transparentes. Los acuerdos celebrados sin seguimiento y registros automatizados no siempre se conocían dentro de la empresa, y era frecuente la falta de comunicación.

El software ERP/MRP elimina estos problemas al automatizar las relaciones con los proveedores.  Cualquier personal con acceso al software puede ver los acuerdos y las estrategias de compra, y con los datos disponibles casi en tiempo real, es menos probable que las interrupciones tengan un impacto tan significativo.

Criterios a tener en cuenta para la gestión de proveedores

Algunos atributos de los criterios de gestión de proveedores son:

1. Selección/Validación de proveedores – deben establecerse procedimientos operativos estándar para validar a los proveedores. Los criterios pueden definirse internamente para adaptarse a las necesidades de la empresa. Algunas consideraciones para la validación de los proveedores son el historial crediticio, el compromiso con la sostenibilidad, los compromisos con los trabajadores de la edad adecuada y la ética, y las referencias de quienes han utilizado al proveedor en el pasado.
2. Estrategias de precios – Gestionar a los proveedores significa incorporar estrategias de precios en las negociaciones. Supongamos que una empresa se compromete a realizar compras de gran volumen o a granel, o que está dispuesta a operar con pedidos globales. En este caso, los proveedores pueden ofrecer mejores precios que a los clientes más pequeños. El precio de la materia prima puede incluirse en la lista de materiales (BOM) de la planificación de necesidades, donde se determinará el coste de principio a fin de forma fiable para el fabricante.  También proporciona a las empresas los medios para automatizar el seguimiento de los cambios de precios que puedan afectar a los costes.  Cuando son aceptables, estos cambios se automatizan a lo largo de la lista de materiales para proporcionar el cálculo de costes más preciso de forma dinámica.  También puede servir como monitor para evitar cambios de precios innecesarios, errores de precios por parte del proveedor o cambios que no se acordaron en el contrato original.
3. Establecer fuentes de suministro de reserva – Con el nivel sin precedentes de interrupciones de la cadena de suministro de hoy en día debido al COVID-19, las guerras comerciales, los fenómenos meteorológicos, y más, todos los tipos de empresas deben incluir proveedores de reserva a los que se les da al menos un porcentaje de las compras de materiales para mantenerlos en el circuito. Esto también puede incluir estrategias de nearshoring o reshoring, en las que las empresas se alejan de las fuentes tradicionales de proveedores para acercarlas a la producción y la distribución con el fin de mitigar los eventos disruptivos.  Para hacer frente a las recientes interrupciones, muchas empresas han adoptado un enfoque escalonado con un porcentaje procedente de varios proveedores en diferentes lugares.  Un sistema ERP/MRP con un software de aprovisionamiento incorporado permite supervisar y analizar los precios, las entregas y otras variables de rendimiento de los proveedores.
4. Evaluación de la calidad del proveedor – Hoy en día, la calidad es más importante que nunca. Debe incluir los aspectos tradicionales para las materias primas y los productos acabados, como la pureza, las características de rendimiento fiables o las piezas fabricadas según las especificaciones. Pero también ofrece transparencia para los materiales con fechas de caducidad, altos grados de regulación de cumplimiento, y más. En el caso de algunos artículos de proveedores como motores, arneses, productos electrónicos, etc., el software ERP/MRP actual puede incluso realizar un seguimiento de los cambios de ingeniería, los cambios en las especificaciones del producto y otros ajustes en el rendimiento de las piezas o los materiales que pueden vincularse a las rutas y las listas de materiales y son accesibles para los usuarios del sistema.  Este sistema basado en la nube elimina el seguimiento manual de esas variables, lo que garantiza una mayor calidad.
5. Evaluar el rendimiento general de los proveedores – la mayoría de los sistemas ERP/MRP actuales cuentan con una función de puntuación del rendimiento de los proveedores. Mediante el seguimiento del rendimiento real frente al esperado, las empresas pueden trabajar con los proveedores existentes para mejorar su rendimiento. Si el proveedor no puede mejorar más allá de un determinado punto, la empresa puede utilizar el historial de rendimiento como catalizador para cambiar a un proveedor más fiable.  La gestión del rendimiento de los proveedores también puede utilizarse para negociar contratos de precios o expectativas de plazos de entrega.
6. Protocolos para las cuentas a pagar – los sistemas MRP también ayudan a automatizar las transacciones financieras para el pago de las materias primas. Esto aumenta la transparencia y garantiza que los fabricantes no pierdan la pista de lo que se debe y pongan en peligro la entrega de materiales.

Desarrollar criterios de gestión de proveedores que estén estrechamente vinculados a la funcionalidad de un sistema de software reduce el error humano. También significa que los datos son precisos y actuales y se basan en aplicaciones del mundo real que eliminan las conjeturas y los análisis humanos sesgados del sistema.

Ventajas de la gestión de proveedores

Con los criterios adecuados, las empresas manufactureras pueden obtener varios beneficios para su funcionamiento, entre ellos:

1. Ahorro de costes – Por supuesto, todas las empresas buscan reducir costes. Pero la gestión de proveedores es algo más que la compra al menor coste.  Con los retos actuales de la cadena de suministro, prácticas como la deslocalización, la deslocalización, el transporte y la logística ejercen una presión al alza sobre los costes.  El uso de software ERP/MRP también puede reducir los costes de mano de obra de tareas como la introducción de datos, la agregación de informes, etc.  Con el proveedor adecuado y con la transparencia gestionada y analizada por la funcionalidad de análisis del software, se pueden negociar las relaciones con los proveedores para obtener el mejor precio por volumen, aprovechar los costes de envío y transporte y acortar los plazos de entrega.
2. Asociaciones sólidas a largo plazo – frente a los problemas, las relaciones con los proveedores son fundamentales. Como los fabricantes de todo el mundo vieron una escasez sin precedentes durante la pandemia de COVID-19, las asociaciones a largo plazo pueden ayudar a garantizar que los proveedores atiendan primero a sus clientes más significativos, mejor pagados y más lógicos. Las asociaciones sólidas a largo plazo pueden mitigar las interrupciones y forjar una mentalidad de que los proveedores y los productores están “en esto juntos”.  La mayor transparencia que las empresas de fabricación y sus proveedores obtienen con un sistema ERP/MRP puede ayudar a forjar asociaciones más sólidas a lo largo del tiempo.
3. Eficiencia en las compras– La gestión de proveedores permite una mayor eficiencia en las compras a través de herramientas como la Cantidad Económica de Pedido, que permite a las empresas aprovechar el coste óptimo por volumen para la producción requerida. También permite a las empresas considerar la consolidación de proveedores para aprovechar aún más las estrategias de precios por volumen.
4. Gestión de contratos mejorada – Con un sistema ERP/MRP basado en la nube, los datos, la información y los análisis están disponibles para permitir a las empresas negociar mejores condiciones contractuales. Dado que los datos son un verdadero reflejo del rendimiento y casi en tiempo real en su marco temporal, los contratos pueden ser elaborados para permitir la flexibilidad y para reflejar una compra más precisa.  Además, el software tiene siempre las condiciones contractuales más recientes aplicadas en toda su funcionalidad, así como la progresión histórica de los contratos para su uso analítico en el establecimiento de la estrategia a largo plazo.
5. Eficiencia operativa – todas las ventajas mencionadas se combinan para crear una mayor eficiencia operativa. Las listas de materiales tienen rutas adecuadas y las partidas desglosadas de la lista de materiales son correctas en cuanto a costes y están vinculadas a los recibos de compra reales. Los programas de producción y los centros de trabajo pueden reflejar con precisión el inventario disponible y el utilizado.  Los sistemas ERP/MRP también ofrecen sólidos informes que permiten a los directivos disponer de la información más precisa y actualizada para tomar decisiones.  Estos factores se combinan para permitir que el personal de fabricación, los planificadores, los gerentes y los ejecutivos dejen de centrarse en las tareas que consumen tiempo. En su lugar, pueden utilizar su habilidad y experiencia para desarrollar movimientos tácticos y estratégicos que mejoren la competitividad y las mejoras de los procesos que aumenten la eficiencia y reduzcan los costes.

La gestión de proveedores es una herramienta esencial en las operaciones generales. Y el control de la recepción, del trabajo en curso y del flujo de salida del inventario ofrece oportunidades para obtener mayores márgenes de beneficio, un mejor rendimiento operativo y una reducción de costes. Y cuando se utiliza junto con un sistema ERP/MRP robusto y de primera clase, puede abrir todos estos beneficios a cualquier empresa para mejorar su rendimiento y crear un sistema de control de inventario viable, preciso y ágil con programas de producción alcanzables y entregas a tiempo.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La gestión de proveedores (o gestión de suministradores) es un término que engloba los procesos que una empresa utiliza para seleccionar y evaluar a sus proveedores, mantener los costes de adquisición bajo control, reducir los riesgos de la cadena de suministro y asegurarse de que los materiales y las mercancías llegan a tiempo.
• Tradicionalmente, las relaciones con los proveedores eran verbales, con muchos teléfonos, faxes o correos electrónicos para transmitir información. Hoy en día, las empresas utilizan software ERP/MRP que automatiza muchas tareas relacionadas con la gestión de proveedores.
• La gestión de proveedores consta de muchas partes diferentes. Entre ellas se encuentran la búsqueda y evaluación de proveedores, la creación de una estrategia de precios, la negociación con proveedores de reserva, la realización de inspecciones de calidad, la evaluación del rendimiento de los proveedores y la garantía de que las transacciones financieras se realizan a tiempo y se mantienen controladas.
• La gestión de proveedores puede proporcionar a las empresas beneficios como el ahorro de costes, el fortalecimiento de las asociaciones, la mejora de la eficiencia de las compras, mejores condiciones contractuales y una mayor eficiencia operativa general.
• Cuando se utiliza junto con un sistema ERP/MRP sólido y de primera clase, puede abrir todas estas ventajas a cualquier empresa para mejorar su rendimiento y crear un sistema de control de inventario viable, preciso y ágil, con programas de producción alcanzables y entregas a tiempo.

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