Introducción a la fabricación justo a tiempo (JIT)

La fabricación justo a tiempo ayuda a las empresas a acortar los plazos de entrega, minimizar el inventario y resolver otras ineficiencias ocultas alineando los suministros directamente con los programas de producción.

¿Qué es la fabricación “justo a tiempo?”

La fabricación „justo a tiempo,“ o JIT (del inglés just-in-time), es una estrategia de producción diseñada para satisfacer la demanda con la mayor exactitud posible, minimizando los residuos y los costes adicionales asociados a la creación de excedentes. Es muy similar a la manufactura esbelta (Lean manufacturing en inglés) y los términos se utilizan a veces indistintamente.

También conocida como fabricación de ciclo corto, de flujo continuo o manufactura esbelta, la JIT tiene como objetivo producir exactamente lo que se ha pedido, cuándo y en qué cantidad, ya sea por la siguiente secuencia de estaciones de trabajo o por el cliente. La previsión precisa de la demanda es, por tanto, un requisito previo de este modelo de producción.

El JIT está orientado a eliminar los residuos derivados de una fabricación ineficiente. Esto se traduce en una reducción del inventario permanente, los costes de mano de obra, el espacio de almacenamiento, el tiempo de producción, etc. Veamos con más detalle los principales tipos de residuos de fabricación que aborda el JIT:

La sobreproducción consiste en fabricar productos antes o más de lo que especifica la demanda. Los defensores de la fabricación justo a tiempo la consideran el más grave de los despilfarros, ya que supone un despilfarro de tiempo, espacio y dinero, a la vez que enmascara los demás problemas de los procesos de una empresa.

Esperar a iniciar un proceso hasta que otro termine es ineficaz y una pérdida de tiempo colosal. El flujo de todas las operaciones debe ser eficiente y continuo. Algunas estimaciones afirman que más del 90% del tiempo de fabricación de un producto se dedica a la espera.

El exceso de inventario suele significar que una empresa ha pedido más de lo que exige el mercado o que la demanda cae drásticamente después de pedir el inventario. En cualquier caso, perjudica al negocio porque ocupa espacio y hay que gestionarlo. Las empresas suelen deshacerse del exceso de inventario vendiéndolo a un coste reducido o deshaciéndose de él, lo que puede reducir considerablemente los beneficios.

Historia de la fabricación justo a tiempo

La fabricación justo a tiempo se inició en serio después de la Segunda Guerra Mundial. Los fabricantes japoneses, con problemas de liquidez, empezaron a adoptar el sistema porque no podían financiar los métodos de producción de grandes inventarios que utilizaban los países desarrollados. Además, carecían de recursos naturales y de empleados disponibles para asumir la producción de grandes inventarios.

Como resultado, estos fabricantes construyeron plantas más pequeñas y convirtieron rápidamente pequeñas cantidades de materias primas en pequeños lotes de productos o componentes. Estas cantidades más pequeñas permitían a los fabricantes generar niveles mantenibles de capital de trabajo al tiempo que minimizaban su riesgo financiero.

Aunque el concepto original de justo a tiempo se atribuye a Toyota (en los medios de comunicación occidentales se le llegó a llamar “Sistema de Producción Toyota”), hay quien sostiene que los astilleros japoneses fueron los primeros en desarrollar y aplicar con éxito este enfoque. Sea cual sea el creador, la idea nació de la falta de dinero en efectivo de Japón en la posguerra, la falta de espacio para grandes fábricas e inventarios y su falta de abundantes recursos naturales.

Las noticias sobre la técnica de fabricación justo a tiempo llegaron a Estados Unidos alrededor de 1977, y en 1980 la mayoría de los países desarrollados habían implantado alguna versión de la misma.

La fabricación justo a tiempo frente a los métodos tradicionales

En el pasado, los fabricantes contaban con grandes inventarios de materias primas y producían mayores cantidades de productos acabados por si acaso aumentaba la demanda de su producto. No es de extrañar que esta filosofía se denomine fabricación “por si acaso” (JIC). Las empresas denominaban a este inventario extra como stock de seguridad y les obligaba a gestionar este exceso de inventario y a absorber una merma en sus beneficios.

La fabricación justo a tiempo, sin embargo, tiene como objetivo pedir cantidades más pequeñas de materias primas con mayor frecuencia, justo cuando se necesitan para la producción a corto plazo. Pedir el inventario según sea necesario significa que una empresa opera con niveles bajos de inventario en todo momento y no mantiene existencias de seguridad. La estrategia de fabricación justo a tiempo reduce o elimina los costes de mantener un exceso de inventario, a la vez que disminuye los residuos.

Cuándo utilizar el justo a tiempo

La fabricación justo a tiempo es el estado natural del negocio para los fabricantes que fabrican bajo pedido, por ejemplo, si se diseña bajo pedido o se dirige un pequeño taller. Sin embargo, la idea de la fabricación justo a tiempo es trasladar las ventajas de estos modos de fabricación a la fabricación a gran escala.

Las ideas centrales del JIT en la fabricación son que, por un lado, los materiales para la producción deben llegar exactamente cuando está previsto que comience la producción, y no antes. Y por otro lado, los productos fabricados deben estar terminados justo cuando deben ser entregados a los clientes.

Esto significa que el sistema JIT puede utilizarse mejor cuando la demanda del mercado de los productos puede preverse con gran precisión, la demanda no sufre fluctuaciones repentinas y se dispone de proveedores muy fiables.

Ventajas de la fabricación justo a tiempo

Cuando las empresas dedican el tiempo y el esfuerzo adecuados a la implantación de un sistema de fabricación justo a tiempo, pueden esperar ver un gran impacto en su productividad, gestión de riesgos y costes operativos. Estos son algunos de los beneficios que los fabricantes de JIT de todo el mundo están experimentando:

• Reducción drástica de los niveles de inventario
• Tiempos de entrega más cortos
• Menores costes laborales
• Menos espacio necesario para operar
• Reducción del inventario de trabajo en curso (WIP)
• Mejoras en la calidad (menos defectos)
• Reducción de los tiempos de produccion (throughput times)
• Menos horas estándar
• Mayor número de envíos

La reducción del inventario provocada por el JIT también podría desvelar4 una serie de problemas e ineficiencias que antes quedaban enmascarados con los altos niveles de inventario. Entre ellos se encuentran las averías frecuentes, las largas puestas a punto, la programación ineficaz, la escasez de personal cualificado, etc.

Riesgos de la fabricación justo a tiempo

En su mayor parte, las empresas que emplean prácticas de fabricación justo a tiempo verán cómo se reducen los niveles de inventario, los tiempos de ciclo, los plazos de comercialización y los costes operativos. Pero existen riesgos, especialmente para las empresas más pequeñas. Un proveedor que sufra una avería y no pueda entregar los materiales que necesita una empresa puede interrumpir o paralizar todo el proceso de producción.

Además, los pedidos de productos de un cliente podrían superar las expectativas previstas de la empresa, lo que podría retrasar el envío de productos acabados a varios clientes.

Para tener las mayores posibilidades de éxito con el sistema justo a tiempo, es fundamental que las empresas encuentren proveedores que estén cerca o que puedan suministrar materiales rápidamente y con poca antelación. También es importante que estos proveedores renuncien a cualquier requisito de pedido mínimo que pueda perjudicar a las empresas más pequeñas, que suelen comprar cantidades menores de materiales.

Requisitos para la aplicación del sistema JIT

La fabricación justo a tiempo se basa en gran medida en las relaciones con los proveedores, la comunicación, la estandarización y la mejora continua. Por ello, algunas empresas, especialmente las más pequeñas, suelen tener dificultades para implantar el sistema.

1. Relaciones sólidas con los proveedores

Por un lado, las empresas más grandes tienen ventaja sobre las PYMES debido a su gran tamaño: al constituir una gran parte del negocio de un proveedor, consiguen fácilmente el estatus de prioridad. Y cuando se producen problemas en la cadena de suministro, los clientes más pequeños son desatendidos en favor de los más grandes. Sin embargo, con la fabricación justo a tiempo, este tipo de interrupción podría hacer descarrilar toda la operación, ya que la empresa depende de sus proveedores y no mantiene ningún stock de seguridad. Por ello, las relaciones sólidas con los proveedores son fundamentales para la fabricación justo a tiempo. Otra forma de mitigar este problema sería escoger proveedores que estén físicamente cerca de sus instalaciones.

2. Comunicación interna eficaz

La comunicación interna también puede ser un problema. Cuando la información relativa a la operación está aislada, es decir, cada departamento tiene sistemas de datos separados, la comunicación se resiente. Esto, a su vez, ralentiza toda la operación, provoca inexactitudes en los datos y puede tener un efecto significativo en los resultados de la empresa. Para que la fabricación justo a tiempo funcione, un pedido de un cliente debe llegar al departamento de planificación justo cuando el representante de ventas lo introduce en su sistema. Y eso requiere un sistema de datos centralizado, como un sistema ERP/MRP.

3. Procesos estandarizados

Contar con procedimientos estándar para cada operación garantiza que los resultados sean predecibles. Esto incluye el tiempo que debe durar el procedimiento y la calidad de los productos que debe producir. Cuando se detecta una desviación de la norma, se pueden tomar medidas para identificar la causa de la incoherencia.

4. Lotes más pequeños

Trabajar en lotes más pequeños tiene muchas ventajas, como una mejor calidad, menos inventario de trabajo en curso y una reducción de los costes de inventario y del espacio de almacenamiento necesario. En cuanto a la fabricación justo a tiempo, los lotes más pequeños significan que sólo se produce la cantidad de bienes inmediatamente necesaria, y no se hace nada para el stock.

5. Flujos de trabajo eficientes

Además de estandarizar los procedimientos y trabajar con lotes más pequeños, un fabricante justo a tiempo tiene que tener una disposición de las instalaciones bien planificada que apoye el flujo de producción. Esto puede crearse con un enfoque llamado fabricación celular, en el que los equipos, las ubicaciones de las piezas, las herramientas y los puestos de trabajo se organizan en células para dar cabida a flujos de trabajo optimizados, reduciendo los tiempos de preparación y cambio, y garantizando un movimiento racionalizado de los materiales.

6. Capacidad de programación regresiva

La programación regresiva significa que los pedidos de producción se programan con precisión para que estén terminados y se entreguen puntualmente en las fechas de entrega solicitadas por los clientes. Esto significa que todo está programado para el último minuto, incluyendo el pedido de los materiales y la propia producción. Esto, sin embargo, no puede hacerse manualmente de forma consistente y requiere un sistema ERP/MRP con una funcionalidad de programación regresiva.

Fabricación justo a tiempo con un sistema ERP/MRP basado en la nube

La fabricación justo a tiempo no sólo puede funcionar junto con un sistema ERP/MRP, sino que el software podría desempeñar un papel integral en el enfoque JIT. En consonancia con los objetivos de la fabricación justo a tiempo, los sistemas ERP se han diseñado para eliminar la grasa extra de una empresa, racionalizar las operaciones y gestionar los recursos de forma eficaz.

Al proporcionar un sistema de datos centralizado y una comunicación precisa y sin esfuerzo entre los departamentos, un sistema ERP crea la base para la implantación del JIT. Como cada entrada de datos se refleja en el software, todos los departamentos reciben al instante la información necesaria. Por ejemplo, un pedido de un cliente se convierte automáticamente en una orden de fabricación. Utilizando la programación regresiva, un sistema ERP/MRP puede programar perfectamente un pedido para que esté terminado justo en el momento en que debe ser enviado.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La fabricación justo a tiempo es un sistema que pretende reducir el tiempo que un producto pasa por la producción, recortar el tiempo de respuesta de los proveedores y eliminar los residuos derivados de la sobreproducción, la espera y el exceso de inventario.
• A diferencia de las formas tradicionales de fabricación, la fabricación justo a tiempo pide cantidades más pequeñas de materias primas con mayor frecuencia, justo cuando se necesitan para la producción a corto plazo, y los productos acabados se entregan rápidamente. De este modo, el inventario se mantiene al mínimo.
• Aparte de la reducción de los niveles de inventario, los beneficios del JIT incluyen plazos de entrega más cortos, menores costes de mano de obra, menos espacio necesario, reducción del WIP y de los tiempos de producción, mejoras en la calidad, etc.
• El sistema JIT puede utilizarse mejor cuando la demanda del mercado de los productos puede predecirse con gran exactitud, la demanda no sufre fluctuaciones repentinas y se dispone de proveedores muy fiables.
• Los riesgos del JIT para los pequeños fabricantes incluyen el peligro que suponen las interrupciones de la cadena de suministro, así como las previsiones inexactas.
• Para que la fabricación justo a tiempo funcione, una empresa debe tener relaciones sólidas con los proveedores, una comunicación interna eficaz, procesos estandarizados, lotes pequeños, flujos de trabajo eficientes y la capacidad de programación regresiva.
• Muchos de estos aspectos pueden ser apoyados con la implementación de un sistema ERP/MRP.

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