¿Cómo utilizar las etiquetas de inventario para organizar el inventario?

Las etiquetas de inventario son una herramienta esencial para organizar su inventario. Desde el aumento de la eficiencia en el almacén hasta la mejora de la trazabilidad en la cadena de suministro, el etiquetado de sus artículos y equipos puede aportar muchas ventajas a su empresa.

¿Qué son las etiquetas de inventario?

Las etiquetas de inventario son tiras de papel, plástico u otro material que se adhieren a los artículos y equipos del almacén y que contienen información sobre el artículo, la estantería o la zona. Por lo general, estas fichas incluyen datos básicos como los nombres de los productos, las referencias, las cantidades y los números de lote, pero también pueden incluir información más específica como las ubicaciones asignadas a los artículos, las fechas de recepción y de caducidad, etc.

A menudo se utilizan códigos de barras o códigos QR para transmitir esta información de forma más sucinta, y los empleados de inventario pueden escanear los artículos y los datos directamente en su software de gestión de inventario.

¿Por qué son importantes las etiquetas de inventario?

Las etiquetas se utilizan sobre todo para organizar y hacer un seguimiento del inventario, tanto física como virtualmente, y para mejorar la eficiencia en el almacén. A continuación se exponen algunas ventajas concretas del uso de etiquetas en el almacén:

Mejor organización

Por supuesto, marcar todo facilita la navegación y la búsqueda de algo en el almacén. Pero una condición previa importante del uso de etiquetas de inventario es la correcta clasificación, ordenación y almacenamiento de su inventario, que es la base de la creación de un sistema organizado en el almacén. Cuando cada artículo tiene su propio lugar, todo está etiquetado y clasificado, y los datos se introducen en un sistema de gestión de inventario, el almacén estará más limpio y ordenado y usted tendrá una visión mucho mejor de todo lo que ocurre en el almacén.

Trazabilidad total

El uso de etiquetas de código de barras con un software de gestión de almacenes que disponga de funciones de seguimiento de lotes y números de serie permite lograr una trazabilidad total en su inventario. Cada vez que se realiza una acción o se mueven artículos, se escanea el código de barras y se registra la actividad en el sistema, lo que le permite rastrear las incoherencias hasta sus causas fundamentales. Tener esta visibilidad en su almacén también significa que los artículos no se pierden ni se olvidan hasta que están obsoletos o caducados.

Mejora en la eficiencia

Etiquetar todo puede reducir drásticamente el tiempo de búsqueda y los errores en los procesos del almacén. Cuando todo está en el lugar que le corresponde, se hace un seguimiento de las cantidades y todo está claramente marcado, es fácil saber dónde se encuentra cada cosa y en qué cantidades. Esto también facilita la realización de inventarios. Además, si se implantan los códigos de barras, prácticamente se eliminan las tareas de introducción de datos y el riesgo de errores humanos.

Mejores análisis

Con un inventario etiquetado, el registro de los movimientos de inventario es mucho más fácil y menos propenso a errores. Esto es especialmente cierto si ha implementado un sistema de inventario con código de barras en el que los datos se introducen escaneando un código de barras en un artículo o estante. Con la información precisa que se introduce en el sistema de gestión de inventario, puede beneficiarse de análisis mucho más precisos sobre el rendimiento de sus unidades de mantenimiento de stock.

¿Cómo se utilizan las etiquetas de inventario?

Cuando se trata de etiquetar sus artículos, equipos y áreas, hay ciertos pasos que debe seguir si quiere lograr todos los beneficios de un sistema de inventario que funcione bien.

Requisitos previos

Antes de pegar etiquetas por todas partes, asegúrate de tener las siguientes cosas en orden:

• Áreas designadas para diferentes tipos de inventario y artículos. Tenga su almacén planificado antes de etiquetar su inventario. Piense en los mejores lugares para almacenar los distintos tipos de inventarios de manera que sean fácilmente accesibles y estén cerca de su lugar de consumo.
• Un sistema de códigos SKU. Para hacer un seguimiento adecuado del inventario, cada artículo distinto debe tener su propio código de unidad de mantenimiento de stock. Por ejemplo, si vende mesas hechas de tres tipos diferentes de madera, cada una de las variaciones debe tener su propio código SKU.
• Una idea concreta para el contenido de las etiquetas. Las etiquetas deben ser sucintas y contener sólo la información necesaria. El espacio necesario para transmitir la información podría minimizarse con códigos de barras o códigos QR.
• Un generador de etiquetas y una impresora. El mejor generador de etiquetas suele ser el sistema de gestión de inventario o ERP que se utiliza para gestionar los datos de su inventario. Allí, basta con hacer clic en un artículo para que se generen automáticamente etiquetas con los datos vitales para el seguimiento del artículo.
• Un escáner de códigos de barras. Además de los escáneres de códigos de barras designados, algunos sistemas también permiten el uso de un dispositivo inteligente, como un teléfono o una tableta, para escanear los códigos de barras.
• Un sistema de gestión de inventarios. Un sistema ERP es un requisito previo importante para la gestión eficiente del inventario, ya que le permite generar códigos SKU, códigos de barras y etiquetas para sus productos, y realizar un seguimiento de todo lo que ocurre en su almacén.

Más información sobre la organización del almacén.

Etiquetas de ubicación

En primer lugar, etiquete sus ubicaciones. Después de trazar la disposición de su almacén y las áreas de almacenamiento de los distintos artículos del inventario, cree un sistema para identificar las salas, zonas, secciones, filas y estanterías del almacén. Utilice una combinación de indicadores fácilmente comprensibles, como números, colores, imágenes y nombres.

Por ejemplo, si sólo tiene un almacén y quiere utilizar el color rojo para indicar dónde están las materias primas, una etiqueta para identificar esta sección de su almacén podría tener una marca roja así como “MATERIAS PRIMAS” escrita en ella. Esta etiqueta debería ser claramente visible desde el otro lado de la sala, desde varias direcciones. Las filas de materias primas podrían estar marcadas con etiquetas rojas y una marca adicional que distinguiera el tipo de materiales de esta fila en particular, por ejemplo, “Madera”, “Pintura y barniz”, etc. En almacenes más grandes con muchas SKU diferentes, estas etiquetas podrían tener también una lista de los productos almacenados en esta fila. Por último, las etiquetas de las estanterías podrían ser aún más detalladas e incluir el color, el tipo, los nombres específicos, los códigos SKU y los códigos de barras de los artículos.

En los almacenes más grandes, también sería factible crear un mapa de las zonas e instalarlo en varios lugares.

Etiquetas de los productos

Una vez que haya creado un sistema para facilitar la navegación, puede empezar a etiquetar sus productos. Estas etiquetas deben contener la menor cantidad de información posible y la mayor cantidad de información necesaria. A menudo, las empresas incluyen datos como los nombres de los productos, los códigos SKU, las cantidades y los números de lote, además de las fechas de recepción y/o caducidad.

Algunas empresas también incluyen instrucciones en las etiquetas de sus productos, por ejemplo cuando un artículo debe enviarse con piezas adicionales o simplemente con instrucciones de manipulación.

Además, los procesos de inventario podrían mejorarse con códigos de barras o códigos QR que pueden escanearse con un movimiento de muñeca. Con el uso de códigos de barras, se puede minimizar el tiempo dedicado a registrar los movimientos de inventario y minimizar drásticamente los errores de entrada.

He aquí algunos consejos sencillos para etiquetar sus productos:

• Utilice un tipo de letra fácilmente legible y un tamaño de letra adecuado.
• Distinguir los diferentes tipos de inventarios (materias primas, WIP, productos terminados) con diferentes colores.
• Lamine sus etiquetas para que sean más duraderas.
• Coloque las etiquetas en lugares fácilmente accesibles y visibles.
• Asegúrese siempre de que las etiquetas estén bien sujetas.
• Prepárese para cambiar las etiquetas o crear otras nuevas rápidamente: tenga a su disposición una impresora o una rotuladora portátil.

Siguiendo estas sugerencias, debería conseguir un inventario que funcione bien y sea fácil de seguir.

Utilización de un sistema ERP para la organización del inventario

Los sistemas ERP/MRP están diseñados para ayudarle a conseguir un alto nivel de organización en varios departamentos de la empresa, incluido su almacén. El módulo de gestión de inventario de un sistema ERP adecuado le permite generar rápidamente códigos SKU para sus productos, introducir información sobre los mismos, generar códigos de barras y editar e imprimir etiquetas. Algunos sistemas ERP también ofrecen aplicaciones móviles que pueden utilizarse para escanear los códigos de barras y registrar los movimientos del inventario.

Las capacidades de seguimiento del inventario de un sistema ERP/MRP le permiten lograr fácilmente la trazabilidad de la cadena de suministro y el cumplimiento de la normativa, al tiempo que le ofrecen una visión general de los niveles de inventario, las necesidades de material y el rendimiento de los artículos. Además, el sistema actúa como un centro entre varios departamentos, integrando las ventas, el inventario, las adquisiciones, la producción, la contabilidad y los recursos humanos y facilitando el intercambio de información vital entre los departamentos para garantizar una toma de decisiones empresarial más rápida y mejor.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Las etiquetas de inventario son tiras de papel, plástico u otro material que se colocan en los artículos y equipos del almacén y que contienen información sobre el artículo, la estantería o la zona.
• Estos recibos pueden incluir datos básicos como los nombres de los productos, las referencias, las cantidades y los números de lote, pero también pueden incluir información más específica como las ubicaciones asignadas a los artículos, las fechas de recepción y de caducidad, etc.
• Los códigos de barras o los códigos QR se utilizan a menudo para transmitir esta información de forma más sucinta.
• Las etiquetas de inventario permiten a las empresas organizar mejor sus almacenes, mejorar la trazabilidad, aumentar la eficiencia y analizar mejor su rendimiento.
• Las etiquetas de inventario se utilizan mejor con un sistema de código de barras integrado en un software de gestión de inventario o ERP.

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