Análisis ABC (Regla 80/20) en la gestión de inventarios

El análisis ABC ayuda a los fabricantes a conocer mejor su cadena de suministro, reducir el inventario y mejorar su gestión. Y no requiere un analista de datos ni una cantidad sustancial de recursos para hacerlo bien.

¿Qué es el análisis ABC?

El análisis ABC es una técnica de categorización utilizada en la gestión de inventarios.

La técnica se basa en el principio de Pareto (o regla 80/20), que establece que el 80% de las consecuencias se originan en el 20% de las causas, lo que significa que la relación entre entradas y salidas es desigual.

Aplicando este principio a la gestión de existencias, comprobamos que una pequeña variedad (20%) de unidades de mantenimiento de existencias constituyen la mayor parte (80%) del valor total del consumo (o de los ingresos por ventas en caso de que sea necesario aplicar el análisis a los productos finales).

Saber qué SKU constituyen la mayor parte de su negocio le permite establecer prioridades para los artículos antes de negociar los precios con los proveedores, determinar los niveles de servicio y las existencias de seguridad o asignar trabajadores a tareas como la revisión del inventario.

Cómo realizar un análisis ABC

Puede utilizar el análisis ABC para dividir sus SKU en tres categorías:

1. Los artículos de la clase A son poco numerosos (en torno al 20%), pero tienen el mayor valor de consumo (alrededor del 80% en total).
2. Los artículos de la clase C son muchos (alrededor del 50%) pero tienen un valor de consumo bajo (en total, un 5%).
3. Los artículos de clase B se sitúan entre las dos categorías mencionadas (representan alrededor del 30% de los artículos con aproximadamente el 15% del valor de consumo).

Se recomienda encarecidamente utilizar el valor de consumo o los ingresos generados por una SKU para medir su valor, no su cantidad, porque la cantidad no suele ser un gran indicador del valor comercial. Utilice la cantidad de una SKU solo cuando organice físicamente su inventario (consulte más adelante un capítulo sobre este tema).

El valor de consumo de un artículo puede calcularse tomando el costo unitario del artículo y multiplicándolo por su cantidad utilizada durante un periodo determinado, preferiblemente un año.

También puede encontrar fácilmente todos los valores de consumo anual de sus artículos en su software MRP yendo a la sección Existencias -> Movimiento de existencias, estableciendo el periodo como “Últimos 12 meses”, luego haciendo clic en la suma “Utilizado en fabricación” en la sección Salida, seleccionando la vista “Suma por artículo de existencias” y mirando la columna Costo de cada artículo.

Para no complicar demasiado el ejemplo, utilizamos un número muy reducido de productos y consumos para los cálculos.

No obstante, puede utilizar el análisis ABC para la gestión de inventarios en una empresa de cualquier escala.

Halle el porcentaje dividiendo el valor de consumo anual del artículo por el valor de consumo anual total del inventario y multiplicando el resultado por 100.

SKU valor del consumo % = (SKU valor del consumo por año / Inventario total valor de consumo por año) x 100

Ahora suma los porcentajes empezando por el mayor.

Cuando alcance el 80% acumulado, fije un tope. Los elementos que componen el 80% pertenecen a la categoría A.

A continuación, comience de nuevo con los siguientes elementos para obtener el 15% para la categoría B, y luego el 5% para la categoría C.

Las aproximaciones son absolutamente válidas si no puede alcanzar un porcentaje acumulado perfectamente redondo.

Cómo utilizar el análisis ABC

Ahora que su inventario está categorizado por el valor de las SKU, es el momento de ponerlo en uso.

Déle un vistazo a cómo ha gestionado su inventario hasta ahora.

¿Mantiene la misma cantidad de existencias independientemente del artículo?

¿Aplica la misma política de compras a todos los artículos?

¿Pasa el mismo tiempo revisando todas las referencias?

Si alguna de sus respuestas a estas preguntas ha sido “sí”, puede poner en práctica el análisis de inmediato.

Empiece por replantearse sus políticas de compras e inventario en función de las prioridades establecidas, prestando más atención a las referencias de las categorías A y B, y menos a los artículos de la categoría C.

Los artículos de categoría A deben recibir:

• Mayores niveles de servicio
• Más tiempo de revisión por artículo
• Más atención a la hora de negociar precios y plazos con los proveedores
• Más recursos destinados a ellos en general

Los artículos de categoría B deben recibir menos atención que los de clase A, pero no deben pasarse por alto.

Los elementos de la categoría C son los que menos atención deberían recibir; de hecho, muchos de los procesos relacionados con los elementos C pueden automatizarse.

También puede asignar KPI y prácticas de elaboración de informes independientes a las distintas clases para conocer mejor su rendimiento.

Por ejemplo, a los artículos de clase A se les podría asignar una revisión mensual, mientras que los de clase C se revisarían una vez cada seis meses.

Al hacer todo esto, podría reducir sustancialmente el inventario, reducir los costos de mantenimiento, evitar desabastecimientos y exceso de existencias, desarrollar un tiempo de ciclo más confiable y mantener a los clientes contentos.

Se recomienda volver a analizar el inventario al menos una vez al año, ya que un reanálisis periódico puede ayudarle a seguir los cambios en el rendimiento de las SKU y actuar en consecuencia reasignándolas a otra categoría.

Más información sobre SKU en Stock Keeping Unit (SKU) – Mejores prácticas  para la  clasificación de inventarios

Análisis ABC: Aspectos a tener en cuenta

Aunque el análisis ABC parece muy fácil de realizar y aporta muchas ventajas, tiene sus limitaciones.

1. Su estabilidad depende de la estabilidad del rendimiento de sus artículos. Prepárese para que una parte de sus SKU se reclasifique cada vez que revise el análisis.
2. Para utilizarlo, necesitará datos históricos confiables de costos y demanda por artículo. Eso significa que, en caso de que entren nuevos artículos en su inventario, sólo podrá clasificarlos de forma confiable al cabo de un tiempo.
3. Es estacionario, lo que significa que no tiene en cuenta pautas de consumo como la de los periodos estacionales, por ejemplo.
4. Puede dejar sin la atención necesaria los SKU que se consumen raramente pero que siguen siendo cruciales para su negocio.

Análisis XYZ

Una de las mayores debilidades del análisis ABC es que emplea un solo parámetro – el valor – y no tiene en cuenta las fluctuaciones de consumo.

Por ejemplo, si tiene artículos que se consumen en grandes cantidades cada vez pero de forma muy irregular, entonces, utilizando el método ABC, podría clasificarlos como artículos de clase A.

Pero debido a que se utilizan periódicamente, tener una gran cantidad de ellos en el inventario en todo momento sería inviable.

Más aún, sería perjudicial para la empresa debido a los elevados costos de mantenimiento y al posible deterioro de las mercancías.

En cambio, un artículo con una demanda baja pero constante se clasificaría como artículo C.

Sin embargo, una demanda estable requiere una atención constante.

Esto significa que tendremos que tener en cuenta los distintos niveles de incertidumbre en el consumo.

Y ahí es donde entra en juego el análisis XYZ.

Mientras que el análisis ABC clasifica los artículos por su valor, el análisis XYZ los clasifica por la incertidumbre de la demanda.

El uso del análisis ABC junto con el XYZ le ofrece una visión mucho mejor de los artículos de su inventario a los que debe prestar más atención.

Ayuda a evitar la escasez y el exceso de existencias al proporcionar la base para determinar con precisión los niveles de existencias y de seguridad en caso de que la demanda de sus SKU no sea siempre estable.

Cómo realizar un análisis XYZ

De forma similar al análisis ABC, el enfoque XYZ divide las acciones en tres categorías.

• La X marca los artículos con consumo estable.

• La Y marca los artículos con cierta fluctuación en el consumo.

• La Z marca los artículos cuyo consumo fluctúa mucho.

Puede clasificar su inventario con el análisis XYZ observando los datos históricos de sus artículos y viendo en qué margen fluctúa su consumo semanal o mensual.

Obtenga los datos nuevamente de su sistema MRP desde la sección Existencias -> Movimiento de existencias -> Salida -> Utilizado en fabricación, seleccionando la vista “Suma por artículo de existencias” y observando la columna Costo de cada artículo.

Esta vez, sin embargo, examine los datos por separado para cada mes o semana.

También puede obtener una sencilla visión general de las fluctuaciones de existencias de cada artículo desde su sistema MRP en existencias-> Artículos -> Informes de artículos.

Si asigna sus artículos a las categorías ABC y XYZ, obtendrá una matriz de clasificación con 9 categorías:

• Los artículos AX tienen un alto valor de consumo y una demanda estable
• Los artículos AY tienen un alto valor de consumo y una demanda fluctuante
• Los artículos AZ tienen un alto valor de consumo y una demanda muy fluctuante
• Los artículos BX tienen un valor de consumo promedio y una demanda estable
• Los artículos BY tienen un valor de consumo promedio y una demanda fluctuante
• Los artículos BZ tienen un valor de consumo promedio y una demanda muy fluctuante
• Los artículos CX tienen volúmenes bajos y una demanda estable
• Los artículos de CY tienen volúmenes bajos y una demanda fluctuante
• Los artículos de CZ tienen volúmenes bajos y una demanda muy fluctuante

Cómo utilizar el análisis XYZ

Puede utilizar el análisis ABC XYZ para determinar mejor las existencias de seguridad de los artículos.

• Los artículos AX o BX son estables, por lo que, en contra de la intuición, no necesitan mucho colchón para un alto nivel de servicio.
• Los artículos AY o BY tienen fluctuaciones notables, por lo que requieren una mayor cobertura de inventario.
• Los artículos AZ o BZ tienen una demanda muy incierta, por lo que necesitarían una mayor cantidad de existencias de seguridad para un nivel de servicio alto. Por lo tanto, puede ser razonable definir un nivel de servicio más bajo para estos artículos con el fin de liberar efectivo y reducir las existencias permanentes.

Para los artículos de clase C con un valor de consumo bajo, no se necesitan muchas existencias de seguridad por definición.

• Rara vez se producen grandes fluctuaciones de los artículos CX, por lo que tienen un riesgo muy bajo de desabastecimiento o exceso de existencias.
• Los artículos de CY requerirían más existencias de seguridad debido a las fluctuaciones de la demanda para evitar el desabastecimiento, pero eso puede no ser tan importante para su actividad principal.
• Los productos CZ pueden constituir una gran parte de su inventario y presentan un alto riesgo de exceso de existencias. Para esos artículos, podría disponer de una cantidad mínima de existencias de seguridad, o de ninguna.

Análisis ABC en la organización de almacenes

También puede utilizar el análisis ABC para organizar físicamente su almacén. Sería inteligente mantener las mercancías que se manipulan con frecuencia en lugares más accesibles. Esto podría minimizar el tiempo de preparación de pedidos y hacer más eficientes los procesos de su almacén.

Para ello, basta con sustituir el valor de consumo de las SKU por sus movimientos totales durante un periodo.

• Las mercancías que representan el 80% de los movimientos totales son de clase A
• Las mercancías que representan el 15% de los movimientos totales son de clase B
• Las mercancías que representan el 5% de los movimientos totales son de clase C.

A continuación, organice su inventario de modo que los artículos de clase A se almacenen lo más cerca posible de la expedición (en el caso de productos terminados) o de la planta de producción (en el caso de materias primas o piezas), los artículos de clase B sean los siguientes y los de clase C los últimos. De este modo, los artículos que más se manipulan requieren el menor tiempo de preparación de pedidos.

Conclusión

El análisis ABC puede utilizarse para que su inventario sea rápidamente más transparente en cuanto al rendimiento de sus SKU.

Ayuda a las empresas a clasificar y priorizar sus artículos en función de su valor de consumo o de los ingresos generados, y a asignar recursos en consecuencia.

Esto podría reducir drásticamente los costos de gestión del inventario y evitar tanto desabastecimientos como exceso de existencias.

Sin embargo, tiene sus limitaciones cuando se trata de estacionalidad u otras fluctuaciones de la demanda.

Para mitigar sus limitaciones, utilícelo junto con el método XYZ, con el que también puede tener en cuenta las fluctuaciones de la demanda al determinar los niveles de SKU de las existencias de seguridad.

Alternativamente, puede utilizar el análisis ABC para organizar físicamente su inventario en función de la frecuencia de movimiento de las mercancías.

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