Was ist ein Bilanzierungshandbuch?

Ein Bilanzierungshandbuch ist ein Dokument, in dem alle Organisationen ihre Buchhaltungsrichtlinien und -verfahren definieren – in diesem Artikel geben wir einen Überblick über seine Ziele und Inhalte

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Einführung

Ein Bilanzierungshandbuch ist ein Dokument, in dem alle Organisationen ihre Buchhaltungsrichtlinien und -verfahren definieren. Jede Organisation ist einzigartig und erstellt demnach ihr eigenes Handbuch. Selbst zwei Unternehmen aus derselben Branche könnten verschiedene Bilanzierungshandbücher haben. Der Umfang des Handbuchs ist abhängig von:

  • Der Größe der Organisation
  • Der Mitarbeiteranzahl
  • Der Produkt- und Dienstleistungsart der Organisation
  • Der Region, in der die Organisation tätig ist

Die Ziele eines Bilanzierungshandbuchs

Die Ziele der Führung eines Bilanzierungshandbuchs sind:

  • Die Sicherstellung eines präzisen, effizienten und transparenten Finanzmanagements.
  • Die Gewährleistung, dass die Finanzberichte den allgemein anerkannten Buchhaltungsprinzipien entsprechen
  • Die Errichtung einer Buchhaltungs-Referenzbasis für Überarbeitungen, Verbesserungen, Ausbildung oder Änderungen.
  • Die Sicherung geschäftlicher Vermögenswerte.
  • Die Bereitstellung von Richtlinien für die Buchhaltung und das Finanzwesen.

Die Inhalte eines Bilanzierungshandbuchs

Beachten Sie, dass sich die Inhalte eines Bilanzierungshandbuchs je nach Art und Größe eines Unternehmens unterscheiden können. Allgemein können wir sagen, dass ein Bilanzierungshandbuch die folgenden Elemente enthält:

  1. Aufteilung von Verantwortlichkeiten
  2. Die Bilanz
  3. Gewinn- und Verlustrechnung
  4. Buchungsjournal
  5. Kontenplan und Hauptbuch
  6. Rückstellungsposten
  7. Kapitalflussrechnung
  8. Bankkontenabstimmungen
  9. Lagerbuchführung
  10. Kostenrechnung
  11. Interne Kontrolle
  12. Sachanlagen
  13. Gehaltsabrechnung
  14. Monats- und Geschäftsjahresabschluss

Lassen Sie uns nun jeden dieser Punkte etwas genauer betrachten

Aufteilung von Verantwortlichkeiten

Dieser Abschnitt legt die Verantwortlichkeiten fest für:

  • Den Vorstand
  • Geschäftsführer
  • Manager
  • Buchhalter

Er definiert die Verantwortlichkeiten für die Ausarbeitung, Prüfung, Ausführung und Nachbearbeitung von:

  • Budgets
  • Vertragsmanagement
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Verrechnungen, Ausgaben, Buchhaltung und Finanzberichten

Bilanz

Dieser Abschnitt enthält die Vermögensposten, Verbindlichkeiten und Eigenkapital des Unternehmens. Er zeigt, wie Veränderungen bei einem dieser Punkte die anderen beiden beeinflussen. Die Bilanz wird dadurch definiert, wie das Unternehmen die Verdienste und Ausgaben für seine angebotenen Waren und Dienstleistungen aufzeichnet. Dieser Abschnitt basiert auf der folgenden grundlegenden Buchhaltungsformel:

Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital, wobei:

  • Vermögenswerte sämtliche Dinge von Wert sind, die ein Unternehmen besitzt.
  • Verbindlichkeiten sämtliche Schulden sind, die ein Unternehmen anderen schuldet.
  • Eigenkapital die Anzahl an Investitionen in das Unternehmen sowie die Verdienste des Unternehmens zusammenfasst.

Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wird auch Erfolgsrechnung genannt.

Sie zeigt die Umsätze und Ausgaben eines Unternehmens während eines bestimmten Zeitraums auf. Ihre Hauptkategorien lauten Umsätze, Ausgaben und Einkommen oder Gewinn.

Die Gewinn- und Verlustrechnung liefert Informationen darüber, wie und wann die Unternehmensverdienste in die Bilanz eingehen. Diese Umsätze können per Produktfamilie, Region oder Geschäftseinheit aufgezeigt werden. Die GuV definiert die Zuweisung von Kosten und Ausgaben und den Betriebsgewinn vor und nach Steuern.

Buchungsjournal

Das Buchungsjournal zeigt, wie ein Unternehmen all seine geschäftlichen Transaktionen verfolgt. Es zeichnet jede Transaktion auf und enthält:

  • Die Natur der Transaktion
  • Das Datum der Transaktion
  • Die beteiligten Parteien (z.B. ein Kunde, ein Lieferant, ein Mitarbeiter usw.)
  • Den Betrag der Transakion
  • Das Ergebnis der Transaktion

Kontenplan und Hauptbuch

In diesem Abschnitt definiert das Unternehmen die Konten und ein Hauptbuch für all seine betrieblichen Prozesse. Außerdem schließt es die Bedürfnisse für seine Finanzberichte ein. Der Kontenplan ist so strukturiert, dass die Finanzberichte nach Art der Ausgaben aufgezeigt werden können. Das Hauptbuch wird durch Buchhaltungssoftware automatisiert und zeichnet alle allgemeinen Hauptbuch-Kodierungen auf.

Hauptbuchkonten beschreiben die Art des Vermögenspostens, der Verbindlichkeit, des Umsatzes oder der Ausgabe. Sie ändern sich nicht von Jahr zu Jahr und lassen Unternehmen so Finanzberichte jährlich vergleichen. Das Hauptbuch wird in die folgenden numerischen Kodierungen aufgegliedert, die in die folgenden Bereiche fallen:

  • Vermögensposten
  • Verbindlichkeiten
  • Eigenkapital
  • Umsatz
  • Ausgaben

Rückstellungsposten

Dieser Abschnitt gibt die Rückstellungsrichtlinien und -verfahren an. Rückstellungsbuchhaltung bedeutet, dass Umsätze dann vermerkt werden, wenn sie tatsächlich anfallen. Der Grundgedanke lautet, dass wirtschaftliche Ereignisse durch entsprechende Umsätze zu der Zeit erkannt werden, zu der die Transaktion stattgefunden hat, anstatt zum Zeitpunkt des Zahlungsein- oder ausgangs. Jede Organisation kann bei wiederkehrenden Ausgaben Rückstellungen bilden, um die fristgerechte Schließung des Hauptbuchs sicherzustellen.

Kapitalflussrechnung

Der Zweck der Kapitalflussrechnung ist die Bereitstellung von Details über die Veränderungen im Bargeldbestand während eines bestimmten Zeitraums. Der in der Rechnung angeführte Gesamtbetrag an Bargeld und Barwerten am Anfang und Ende einer Periode sollte den ähnlich benannten Einzelposten oder Zwischensummen in der Bilanz zu den entsprechenden Daten entsprechen.

Die Kapitalflussrechnung wird benötigt, um zwischen Geldflüssen aus Betriebs-, Investitions- und Finanzierungsaktivitäten zu unterscheiden.

Bankkontenabstimmungen

Dieser Abschnitt weist die Bankentransaktionsrichtlinien und- verfahren auf. Die Bankkontenabstimmung ist der Prozess, die Salden in den Buchhaltungsaufzeichnungen eines Unternehmens für ein Kassenkonto mit den Daten eines Kontoauszugs abzugleichen. Dies soll sicherstellen, dass die Kassenaufzeichnungen eines Unternehmens korrekt sind.

Lagerbuchführung

In diesem Abschnitt werden die zu befolgenden Kriterien für den Materialbestand und die Lagermethode der Organisation definiert:

  • FIFO (First in First Out) System
  • LIFO (Last in First Out) System
  • Einzelkalkulation
  • Durchschnittskostensystem

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Kostenrechnung

Dieser Abschnitt schließt das Kostenrechnungssystem ein, das für die Verrechnung von Kosten und Ausgaben herangezogen wird. Hierzu zählen beispielsweise die Gesamtkosten für eine eingetroffene Sendung, einschließlich Einkaufspreis, Frachtkosten, Versicherung und andere Kosten, die bis zur Lagerhalle anfallen. Die Verrechnung kann pro Abteilung, Region oder Projekt definiert werden.

Sie schließt außerdem Kriterien ein, die für die Herstellungskosten befolgt werden müssen. Wenn Materialien und Ressourcen in jeder Arbeitsstation integriert werden, entsteht in den Produkten ein Mehrwert. Demzufolge werden Arbeits- und Energiekosten und andere Ressourcen allmählich den Produktkosten zugerechnet. Die Organisation erhält schließlich die Produktkosten, wenn das Produkt die Lagerhalle erreicht.

Außerdem definiert die Kostenrechnung die Kriterien für die Verrechnung von direkten und indirekten Kosten. Als Beispiel kann hierbei die Methode zur Kalkulation der Wartungs- oder Reinigungskosten in die Produktkosten genannt werden.

Interne Kontrolle

Die interne Kontrolle schließt sämtliche Richtlinien und Verfahren ein, die

  • die das Berichtssystem verlässlich halten
  • die Buchhaltungssoftware des Unternehmens mit anderen Plattformen integrieren
  • Vermögensposten sichern
  • Fehler und Betrug verhindern
  • den Ressourceneinsatz optimieren

Sachanlagen

Dieser Abschnitt enthält die Verwaltung von Anlagegegenständen. Ein Anlagegegenstand ist ein langfristiges, materielles Teil des Eigentums oder der Ausrüstung eines Unternehmens, das die Firma besitzt und in seinen Tätigkeiten verwendet, um Einkommen zu generieren.

Hier wird definiert, wie die Prüfung aller Berichte und die physischen Inspektionen zu erfolgen hat und der Bestand aller Anlagegegenstände zu erfassen ist. Dabei wird die Abstimmung mit den Bilanzen des Hauptbuchs berücksichtigt sowie der Wertverlust der Anlagen und Leasing-Richtlinien festgelegt. Einige der relevantesten Anlagegegenstände, die ein Unternehmen besitzen kann, sind:

  1. Gebäude
  2. Maschinen und Ausrüstung
  3. Fahrzeuge
  4. Büromöbel
  5. Hardware und Software

Gehaltsabrechnung

Dieser Abschnitt schließt die Bearbeitung von Gehältern ab. Er enthält unter anderem:

  • Mitarbeitergehälter
  • Löhne, Lizenzen und Urlaubszeiträume von Mitarbeitern
  • Wartungs- und Arbeitszeitenberichte.
  • Eingliederung und Eliminierung neuer Mitarbeiter.
  • Einzahlungsart auf ein designiertes Bankkonto.
  • Personalausgabenrichtlinie.
  • Steuererklärungen und verwandte Aspekte

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Ende des Monats und Abschluss des Geschäftsjahres

Dieser Abschnitt enthält die Ausführung, Überarbeitung, Ablage und Unterzeichnung sämtlicher Buchhaltungseinträge am Ende des Monats oder des Jahres. Zu den am Ende des Geschäftsjahres zu berücksichtigenden Bilanzkonten zählen:

  • Kassenkonten
  • Anlagenkonten
  • Ein- und Ausgabenkonten
  • Bundes- und einzelstaatliche Steuererklärung
  • Jährliche Steuererklärung
  • Sonstige behördliche Dokumente