Supplier Performance Management – Beste Verfahren

Wenn Sie die besten Verfahren im Supplier Performance Management anwenden und die richtigen Kennzahlen einsetzen, können Sie frühzeitig Probleme in Ihrer Lieferkette aufdecken und beheben sowie Fehlmengen, Produktions-Bottlenecks und andere Komplikationen vermeiden, die aufgrund von unzuverlässigen Lieferanten entstehen.

Warum ein Supplier Performance Management anwenden?

Die Preise sind ein entscheidender Faktor, wenn Sie einen Lieferanten auswählen und seine Leistung messen, allerdings sollten sie nur einer der wichtigen Teile Ihrer Lieferantenbewertungs-Politik sein.

Tatsächlich sollten die Preise im Supplier Performance Management erst dann eine Rolle spielen, nachdem Sie Ihre Lieferanten in Bezug auf Qualität, Genauigkeit und Verbesserungen bewertet haben.

Selbst wenn ein gutes Geschäft aus monetärer Sicht ein Schlüsselfaktor ist, machen sich geringe Material- und Lieferkosten nicht bezahlt, wenn Sie ständig fehlerhafte Waren erhalten, Lieferungen zu spät kommen, die Mengen nicht passen oder die Leadzeiten extrem lang sind.

All diese erwähnten Unzulänglichkeiten können Ihren Fertigungsprozess erheblich behindern und zu versteckten Kostentreibern werden. Demnach wäre es zu empfehlen, den besten Verfahren beim Supplier Performance Management zu folgen.

Hier können Sie mehr über das Beschaffungsmanagement lesen: Beschaffungsmanagement – Ein schneller Leitfaden für kleine Fertigungsunternehmen

Supplier Performance Management – Beste Verfahren

Ihre Bewertung der Leistung eines Lieferanten sollte nicht auf einem festen Händedruck oder Bauchgefühl beruhen.

Die Lieferantenleistung ist eine messbare Eigenschaft, an die mit kalten, harten Daten herangegangen werden sollte.

Falls Sie schon einige Zeit lang mit Ihren Lieferanten Geschäfte machen, dürften Sie in Ihrem MRP-System, Beschaffungs-Software, Excel oder anderer Lösung, die Sie zum Fühlen des Pulses Ihres Unternehmens nutzen, bereits eine Menge Daten vorliegen haben.

Nutzen Sie diese Daten, um den besten Verfahren beim Supplier Performance Management zu folgen.

1. Sie sollten wissen, welche KPIs wichtig für Sie sind

Es gibt eine  Vielzahl unterschiedlicher KPIs, die Sie hinsichtlich der Lieferantenleistung in Erwägung ziehen und messen können.

Die folgenden sollten alle anwendbar sein und das Fundament Ihrer Bewertungspraktik darstellen.

Sie sollten jedoch auch jedwede bestimmten Kennzahlen in Betracht ziehen, die für Strategie und Image Ihres Unternehmens wichtig sind.

Falls Ihr Unternehmen beispielsweise offen stolz darauf ist, regional produzierte Rohstoffe zu verarbeiten, sollten Sie die Regionalität Ihrer Lieferanten berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, wenn sie umziehen oder die Produktion ins Ausland auslagern.

On Time In Full

OTIF ist eine weitläufig angewandte Kennzahl in den meisten Branchen. Sie besteht aus zwei Aspekten – Lieferzeit und Liefermenge.

Eine Lieferung ist OTIF, wenn die Bestellung:

1. Im vereinbarten Zeitfenster
2. In der bestellten Menge
3. Und in der richtigen Qualität geliefert wird

Die Genauigkeit, mit der Sie OTIF messen, obliegt allein Ihnen, allerdings wäre es übertrieben, jede Lieferung bis auf die Minute oder das Milligramm genau zu prüfen.

Wenn Sie ein MRP-System einsetzen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Leadzeit in Ihren Geschäftstagen messen.

Entscheiden Sie außerdem, ob Sie auf Durchschnitt, Median oder maximale Leadzeit zurückgreifen, und wenden Sie Ihre Wahl im gesamten System an.

Am Ende der Bewertungsperiode teilen Sie die OTIF des Lieferanten durch die Gesamtanzahl an Lieferungen und multiplizieren das Ergebnis mit 100, um auf die prozentuale OTIF zu kommen.

Durchschnittliche Verzögerung in Tagen

Falls OTIF für Ihre Lieferantenbewertung etwas zu steif ist, können Sie stattdessen diesen KPI einsetzen.

Um die durchschnittliche Verzögerung eines Lieferanten zu erhalten, addieren Sie einfach alle Verzugstage seiner Lieferungen während des Bewertungszeitraums auf und teilen Sie diese Zahl durch die Gesamtanzahl an Lieferungen.

Bestellmenge vs. erhaltene Menge

Diese Kennzahl kann ebenfalls eingesetzt werden, wenn sich OTIF als zu steif für Ihre Lieferanten erweist.

Um die Prozentzahl zu erhalten, teilen Sie die erhaltene Menge durch die Bestellmenge und multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100.

Genauigkeit der Versandvorabmitteilung

Falls Ihre Lieferanten Versandvorabmitteilungen verschicken, können Sie diese ebenfalls auf Genauigkeit bewerten.

Sie können den Prozentsatz der genauen Versandvorabmitteilungen eines Lieferanten finden, indem Sie die Anzahl präziser Mitteilungen durch die Gesamtanzahl erhaltener Mitteilungen teilen und das Ergebnis mit 100 multiplizieren.

Insgesamt geprüfte Einheiten vs. die Prüfung nicht bestandene Einheiten

Dieser KPI misst die Materialqualität der Lieferung.

Sie müssen hier die Qualität Ihrer erhaltenen Artikel prüfen und alle Artikel zählen, die die Qualitätsprüfung nicht bestehen.

Dann teilen Sie die Anzahl nicht-bestandener Einheiten durch die insgesamt erhaltene Menge und multiplizieren das Ergebnis mit 100, um den Prozentsatz an Artikeln zu erhalten, die die Qualitätsprüfung nicht bestanden haben.

Retourenquote

Anstatt der vorherigen KPIs können Sie auch die Retourenquote einsetzen.

Neben qualitativ minderwertigen Artikeln zieht die Retourenquote auch überfällige und überschüssige Artikel in Betracht.

Sie können die Retourenquote erhalten, indem Sie die Menge an zurückgeschickten Artikeln durch die Gesamtanzahl an erhaltenen Artikeln teilen und das Ergebnis mit 100 multiplizieren.

In diesem Fall gilt: Je geringer die Quote, desto besser die Lieferantenleistung

Verbesserungsquote pro KPI

Sie können die Verbesserungsquote als KPI einsetzen, sobald Sie die Leistung Ihrer Lieferanten bereits einige Bewertungsperioden durchgeführt haben.

Vergleichen Sie einfach die KPI-Punktzahlen von Monat zu Monat, um zu sehen, wie sich Ihre Lieferanten verbessert (oder verschlechtert) haben.

Bei jeder Bewertung fortlaufend Verbesserungen aufzuweisen, wäre ein guter Indikator dafür, dass ein Lieferant ein wertvoller Partner ist.

Lesen Sie sich hier ebenfalls die 10 wichtigsten KPIs in der Produktion durch.

2. Erstellen Sie eine Lieferanten-Scorecard

Im Supplier Performance Management ist es entscheidend, eine strukturierte Herangehensweise zu wählen, um die Qualität Ihrer Lieferanten zu messen.

Sie können dies tun, indem Sie eine Lieferanten-Scorecard erstellen, in die Sie Ihre Lieferantendaten und alle Kriterien, die sie erfüllen müssen, aufnehmen.

Es ist sehr wichtig, dass Ihre Lieferantenbewertungspraktiken auf Ihre bestimmten Geschäftsinteressen ausgelegt sind.

Aus diesem Grund müssen die in Ihrer Scorecard eingesetzten KPIs auf die Ziele und die Strategie Ihres Unternehmens abgestimmt sein.

Wenn Sie einfach einen zufälligen Kennzahlensatz einsetzen, könnte sich Ihre Scorecard als nutzlos erweisen und sogar teurer sein als gar keine zu verwenden, um Ihre Lieferantenleistungen zu messen.

Nachdem Sie sich für Ihre KPIs entschieden haben, sollten Sie auch die Gewichtigkeit eines jeden einzelnen bestimmen – welcher KPI ist für Ihr Unternehmen ausschlaggebender als ein anderer?

3. Richten Sie Bewertungsprozesse ein

Alles in einem Unternehmen sollte einen Plan haben.

Um Ihr neues Supplier Performance Management also richtig einzuführen, müssen Sie auch die Details für seine Aufgaben festlegen.

Wie lang ist der Bewertungszeitraum? Welche KPIs werden gemessen? Wie werden die Daten gesammelt? Werden sie fortlaufend in die Scorecard eingetragen oder nur periodisch? Wer ist für den Bewertungsprozess verantwortlich?

Diese Fragen scheinen relativ grundlegend zu sein und das sind sie tatsächlich – das bedeutet jedoch auch, dass Sie sie keinesfalls unbeantwortet lassen können.

4. Kommunizieren Sie die Ergebnisse mit Ihren Lieferanten

Loben Sie hochwertige Performer und ersetzen Sie minderwertige. So einfach ist das.

Es stimmt zwar, bevorzugter Lieferant zu sein ist an und für sich schon Belohnung genug.

Doch ein gelegentliches „Danke, dass Sie ein zuverlässiger Partner sind“ kann eine Menge bewirken, sodass Ihr Lieferant Ihnen auch weiterhin Höchstleistungen zukommen lässt.

Doch was ist mit denen, die Ihre Standards nicht erfüllen?

Zunächst sollten Sie Ihre Unzufriedenheit mit ihrer Leistung kommunizieren und ihnen Zeit geben, Verbesserungen vorzunehmen.

Stellen Sie sicher, die von Ihnen gesammelten Daten vorzuzeigen.

Wenn Ihr Lieferant im nächsten Bewertungszeitraum bessere Ergebnisse aufweist, gut.

Falls nicht, suchen Sie sich einen anderen Lieferanten.

5. Kommunizieren Sie die Ergebnisse intern.

Die Prozesse des Supplier Performance Managements für alle involvierten Parteien transparent zu machen verhindert unnötige Streitereien und schafft eine Basis für gemeinsame Entwicklung.

Die Supply Chain beeinflusst Ihr gesamtes Unternehmen – aus diesem Grund sollten auch Stakeholder außerhalb der Beschaffung informiert bleiben und die Ergebnisse der Bewertungen präsentiert bekommen.

Beispielsweise könnte die Finanzabteilung die Daten nutzen, um zu bestimmen, ob ein Lieferant möglicherweise insolvenzgefährdet ist.

Einen klaren Überblick über die Risiken in Bezug auf die Materialversorgung zu haben könnte Ihrem Unternehmen außerdem dabei helfen, sie frühzeitig zu minimieren.

Wann Sie sich neue Lieferanten suchen müssen

Selbst wenn Sie mit einem Lieferanten lange Zeit durch dick und dünn gegangen sind, könnte irgendwann die Zeit kommen, wenn die Nachteile die Vorteile in der Beziehung überwiegen.

Folgendes sind die Warnflaggen, die Sie im Auge behalten sollten.

1. Ständig verspätete oder unvollständige Lieferungen

Falls Ihre Lieferantenleistung monatlich schlechter wird, ist es an der Zeit, sich Ersatz zu suchen.

2. Die Qualität verschlechtert sich

Es ist vollkommen in Ordnung, ab und an ein paar fehlerhafte Artikel zu erhalten; falls das jedoch zur Norm wird, sollten Sie in Erwägung ziehen, sich einen neuen Lieferanten zu suchen.

3. Die Kontaktaufnahme ist schwierig

Wenn Ihre Anrufe und E-Mails unbeantwortet bleiben, ist das ein klares Zeichen dafür, dass Sie für Ihren Lieferanten keine Priorität haben.

4. Die Preise steigen ohne Beziehung zum Markt weiter an

Unerwartete Preisanstiege, die nicht mit Änderungen auf dem Markt zusammenhängen, sind ein großes Warnsignal dafür, dass Ihr Lieferant Probleme hat.

5. Unzureichender Kundenservice

Kein personalisierter Ansatz, keine Dankbarkeit für Ihre Kundschaft, erneutes Verlangen nach bereits übermittelten Informationen, Beschwerden von Ihrer Belegschaft – ein schlechter Kundenservice kann selbst großartige Preise und Liefergenauigkeit verderben.

6. Ständige Fehler in der Rechnungsstellung

Fehler in der Rechnungsstellung weisen auf Probleme in den Konten des Lieferanten hin, was für alle involvierten Parteien Grund zur Sorge ist.

Fazit

Richtige Praktiken für das Supplier Performance Management einzusetzen ist notwendig, um Diskrepanzen in Ihrer Lieferkette zu identifizieren, zu kommunizieren und zu eliminieren.

Es könnte sich sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Lieferanten als vorteilhaft erweisen – wenn frühzeitig auf negative Trends hingewiesen wird, können beide Parteien zeitnah mit ihnen umgehen.

Es gibt jedoch bestimmte Zeiten, wenn es nötig wird, drastische Maßnahmen anzuwenden und die Partnerschaft zu beenden – dies schließt Fälle ein, wenn die Lieferqualität fortlaufend abnimmt und keine Verbesserungsanzeichen aufweist.

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