Lieferrückstände verstehen und verwalten

Lieferrückstände sind laufende oder geplante Produktionen, die aufgrund von mehreren Faktoren in Verzögerung gerieten. Das Produkt wird hergestellt, ist aber zum Empfangszeitpunkt des Verkaufsauftrags einfach noch nicht fertig.

Lieferrückstände sind laufende oder geplante Produktionen, die aufgrund von mehreren Faktoren in Verzögerung gerieten. Das Produkt wird hergestellt, ist aber zum Empfangszeitpunkt des Verkaufsauftrags einfach noch nicht fertig.

Es gibt viele komplexe Begriffe, um zu beschreiben, wie Unternehmen den Fluss ihrer Waren zum Verbraucher am Laufen halten. Von ERP und MRP über FIFO und LIFO bis hin zu Supply Chain und Demand Forecasting scheint diese Liste an Begriffen schier endlos zu sein. Ein wichtiger Begriff wird jedoch häufig übersehen und missverstanden – Lieferrückstände.

Wohl jedes Unternehmen sehnt sich nach hoher Nachfrage, doch es gibt Zeiten, in denen die Umstände die Nachfrage auf einen Punkt bringen, ab dem sie einfach nicht mehr erfüllt werden kann. Lieferrückstände sind Bestellungen für Waren, die ein Unternehmen aktuell nicht erfüllen kann, weil die Nachfrage das Angebot überstiegen hat. Dies kann Waren betreffen, die sich aktuell in Produktion befinden oder deren Produktion noch gar nicht begonnen hat. In der Auftragsmontage könnte es sich um Waren handeln, die teilweise montiert wurden und noch auf die Lieferung von Komponenten warten.

Lieferrückstände dürfen jedoch nicht mit „nicht vorrätigen“ Artikeln verwechselt werden. Bei nicht vorrätigen Artikeln könnten Angebot oder Produktion ungewiss sein. Außerdem könnte es sich um das Ende des Lebenszyklus eines Produkts handeln, dessen Produktion nicht weiter fortgesetzt wird. Lieferrückstände sind jedoch laufende oder geplante Produktionen, die aufgrund mehrere Faktoren in Verzögerung gerieten. Das Produkt wird hergestellt, ist aber zum Empfangszeitpunkt des Verkaufsauftrags einfach noch nicht fertig.

Was ist ein Lieferrückstand?

Bei Lieferrückständen können Aufträge für eine bestimmte Teilenummer erteilt oder eines von vielen Teilen bestellt werden. In vielen Fällen umfassen Bestellungen mehr als nur eine Teilenummer und die verfügbaren Produkte werden auf Bedarf versendet. Es könnten auch Teilbestellungen herausgeschickt werden.

Zum Beispiel: Falls ein Kunde 500kg Mehl bestellt, könnte der Hersteller genug vorrätig haben, um 350kg zu decken, und weiterhin aktuell 2000kg in Produktion haben. Je nach angebotenen Leadzeiten könnte der Hersteller warten, bis weitere 150kg produziert sind und die Bestellung vollständig verschicken. Falls die erwartete Produktion jedoch nicht im Rahmen der angebotenen Leadzeit abgeschlossen werden sollte, könnte der Hersteller zunächst 350kg Mehl verschicken und den Kunden informieren, dass die fehlenden 150kg später nachgeliefert werden.

Der Schlüssel liegt in der Kommunikation. Indem das Bestehen einer Lieferrückstands kommuniziert wird, lässt der Lieferant den Kunden wissen, mit welchen Artikeln er sofort rechnen kann und wann der verbleibende Saldo ausgeglichen wird. So können sowohl Lieferant als auch Kunde ihren Betrieb ohne Unterbrechungen fortführen.

Was sind die Ursachen für Lieferrückstände?

Lieferrückstände sind prinzipiell nichts Schlechtes. Es hängt lediglich davon ab, wie sie gehandhabt werden. Sie können aus vielen Gründen auftreten, darunter:

Ungewöhnliche Nachfrage – Ein häufiger Grund für Lieferrückstände ist eine ungewöhnlich hohe Nachfrage, die möglicherweise einem saisonalen Ereignis wie einem Feiertag geschuldet sein könnte. Er könnte auch das Ergebnis natürlicher Ereignisse sein, wie etwa Hurrikanes und Naturkatastrophen, während denen Kunden einen Artikel mehr bestellen als üblich. Schließlich könnte er auch wegen der großen Beliebtheit eines Artikels auftreten oder weil ein Produkt mediale Aufmerksamkeit erhielt, die zu einem hohen Ansturm auf es führte.

Niedriger Sicherheitsbestand –Unternehmen verwalten ihre Lieferkette sehr eng, um zu hohe oder zu niedrige Bestände zu vermeiden. Unabhängig davon, ob das Supply Chain Management automatisiert ist oder manuell erfolgt, könnten Zeiten auftreten, wenn Sicherheitsbestände falsch kalkuliert werden.

Lieferantenprobleme – In einer weltweit vernetzten Wirtschaft mit Lieferketten, die sich über den gesamten Globus erstrecken, werden gelegentlich Lieferantenprobleme auftreten. Diese könnten beispielsweise Naturkatastrophen geschuldet sein sowie Streiks oder der Einhaltung von Vorschriften. Andererseits könnten auch Qualitätsprobleme von Seiten des Lieferanten die Ursache sein.

Verwendung mehrerer Lieferanten – Ein weiterer Grund für mit der Supply Chain zusammenhängende Lieferverzögerungen ist die Nutzung mehrerer Lieferanten. Wenn Bauteile von verschiedenen Quellen bezogen werden, senkt der Käufer sein Risiko, all seine Hoffnungen in nur ein Segment der Lieferkette zu legen. Eine fehlende Sendung oder ein Problem bei einem seiner Zulieferer könnten jedoch nicht sofort von der sekundären Bezugsquelle ausgeglichen werden.

Schwankunen in Bestellmustern – Urlaubszeiten, Wetterereignisse und Naturkatastrophen können Schwankungen in Bestellmustern verursachen. Unternehmen könnten sich auf Prognosen und Nachfrageplanungsmodelle für wichtige Kunden, Produkte oder bestimmte Produktlinien verlassen. Plötzliche Schwankungen in Bestellmustern könnten die Fertigung jedoch aus der Bahn werfen und zu Lieferrückständen führen.

Buchhaltung für Lieferrückstände

Lieferrückstände werden normalerweise in einem Eurobetrag ausgewiesen, wobei es eine Nuance gibt, wie Lieferrückstände von Unternehmen in die Buchhaltung aufgenommen werden. Die meisten Unternehmen, die Lieferrückstände in Kauf nehmen, zeichnen sie in ihren Finanzen ebenso als Lieferrückstände auf und nicht als abgeschlossene Verkäufe. Der Grund hierfür ist recht simpel – sollte der Kunde seinen Auftrag stornieren, kann der Lieferrückstand einfach entfernt werden, ohne dass die Buchhaltung beeinflusst wird. Außerdem beeinflusst ein Lieferrückstand so den Nettogewinn nicht, während die Transaktion noch im Gange ist.

Es gibt jedoch noch weitere Punkte, die bei der Buchhaltung berücksichtigt werden müssen. Lieferrückstände könnten Bestands- und andere Lagerkosten beeinflussen. Falls der Lieferrückstand einem bestimmten Teil oder Rohstoff geschuldet ist, der Teil eines Prozesses oder einer Baugruppe ist, unterliegen die anderen Teile dieser Baugruppe ebenfalls regelmäßigen Bestandsvorgängen und -bewertungen. Gleiches gilt für Lagerkosten. Selbst wenn das Produkt noch nicht als abgeschlossener Verkauf aufgezeichnet ist, müssen Miete, Nebenkosten und Arbeit für die Lagerung von Teilen, die zusammen mit dem fehlenden Material verarbeitet werden, dennoch bezahlt werden.

Weitere buchhalterische Berücksichtigungen schließen Express-Versandkosten ein, die an einem gewissen Punkt in den Finanzen einbezogen werden müssen. Außerdem könnten materielle und immaterielle Kosten einbezogen werden, die beide irgendwie buchhalterisch erfasst werden müssen, um den Fortschritt des Lieferrückstands zu verfolgen.

Vor- und Nachteile von Lieferrückständen

Ob ein Lieferrückstand etwas Gutes oder Schlechtes ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Ein Vorteil von Lieferrückständen ist, dass er einen gesunden Nachfrageanstieg für ein Produkt aufzeigen kann. Sollte er minimal gehalten und richtig gehandhabt werden, kann er Unternehmen helfen, für Wachstum zu planen und zu lernen, wie mit beständigen Nachfrageanstiegen umzugehen ist.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Lieferrückstände Unternehmen helfen können, niedrigere Bestandsniveaus zu halten und somit Cashflow für Betrieb und Wachstum freizumachen. Wenn das Unternehmen schlanker geführt wird, können Lieferrückstände für mehr Gewinn sorgen, indem sie alles, von verbessertem Cashflow über für Bestand erhobene Steuern bis hin zu Arbeits- und Lagerkosten beeinflussen.

Was die Nachteile angeht, weisen Lieferrückstände möglicherweise darauf hin, dass ein Unternehmen zu schlank ist. Es ist außerdem ein Nachteil für Herstellungsunternehmen, deren Leadzeiten für die Produktion relativ lang sind. Im Fall von langen Leadzeiten könnten Kunden Bestellungen stornieren und anderweitig bestellen, sollten sich die Lieferrückstände zu sehr in die Länge ziehen. Stornierte Bestellungen könnten wiederum zu Überbeständen führen, da lange Lead- und Produktionszeiten bedeuten, dass das Unternehmen Rohstoffe und Bauteile über einen langen Zeitrahmen beschaffen muss. Falls der Kunde während dieser Zeit seine Bestellung storniert, fallen hohe Bestandskosten für den Produzenten an.

Tipps für die Minimierung von Lieferrückständen

Wenngleich Lieferrückstände so gehandhabt werden können, dass sie sich als profitabel für das Unternehmen erweisen, ist es entscheidend sicherzustellen, dass das Produktionssystem ausgewogen ist. Hier sind fünf Tipps, wie Lieferrückstände minimiert werden können, um das System im Gleichgewicht und Kunden zufrieden zu halten:

  1. Regelmäßige Prüfung beliebter Artikel– Ein Produkt zu haben, das sich gut verkauft, ist immer erfreulich. Produktlebenszyklen schwanken jedoch nach Geschmack, Saison und anderen Faktoren. Wenn der Verlauf beliebter Artikel geprüft wird, können Hersteller Strategien entwickeln, um ihr System im Gleichgewicht zu halten. In fortschrittlichen ERP- und MRP-Systemen sind diese Verläufe verfügbar, präzise und auf eine Weise sortierbar, die die besten Analysen der Daten ermöglicht.
  2. Abgabe machbarer Liefertermine – Kunden könnten gewillt sein, auf einen Lieferrückstand zu warten, sollte er noch im Rahmen bleiben. Die richtige Kommunikation ist jedoch entscheidend, um sicherzustellen, dass die Bestellung nicht storniert wird. Machbare, präzise Liefertermine können Kunden eine verlässliche Ankunftszeit ihrer Produkte geben.
  3. Wiederbestellpunkte kalkulieren und festlegen – Produkte benötigen häufig eine komplexe Mischung aus Rohstoffen oder Bauteilen, um fertiggestellt zu werden. Diese Rohstoffe und Bauteile könnten unterschiedliche Lieferzeiten von den Lieferanten haben. Die Kalkulation realistischer Wiederbestellpunkte, basierend auf Verbrauchshistorie, wird das Risiko senken, dass ein Bauteil ausgeht und ein Lieferrückstand entsteht.
  4. Sicherheitsbestand festlegen – Neben vernünftigen Wiederbestellpunkten können Lieferrückstände ebenfalls reduziert werden, wenn ein Sicherheitsbestand festgelegt wird, um Anstiege bei der Nachfrage, Abfall, Verderben usw. anzugehen.
  5. Integration von Systemen – Kleine und mittelgroße Fertigungsunternehmen nutzen häufig getrennt laufende Systeme unterschiedlicher Hersteller. So können Datensilos entstehen sowie das Bedürfnis, Daten von Abteilung zu Abteilung miteinander zu vereinbaren, was die Fehleranfälligkeit erhöht. Wenn Systeme unter einem einzigen Schirm integriert werden, können systematische Ursachen für Lieferrückstände weiter reduziert werden.

Wenngleich Lieferrückstände unter den richtigen Bedingungen jederzeit auftreten können, kann der Ausgleich des Produktionssystems, die Verwaltung von Strategien zur Behandlung von Lieferrückständen und die Verringerung von menschlichem Irrtum erheblich dazu beitragen, dass Lieferrückstände einem Unternehmen nicht schaden. Die beste Lösung lautet, dies mit einem integrierten, Cloud-basierten ERP-/MRP-System zu tun, das diese Komponenten zusammenbindet. Es wäre jedoch unabhängig vom genutzten System vernünftig, die oben genannten fünf Tipps zu beherzigen.

Ein vereinheitlichtes System mit fortschrittlichen Analysefunktionen, präzisem Verlauf, integrierter Produktion, Planung und Bestands- und Versandfunktionen wie ein ERP-/MRP-System machen diesen Prozess jedoch reibungslos und lassen Fertigungsunternehmen mit minimalen Lieferrückständen arbeiten und die, die dennoch auftreten, zu ihrem finanziellen Vorteil nutzen.