Lieferantenmanagement – Ein essentieller Leitfaden für KMUs

Das Lieferantenmanagement ist ein Werkzeugsatz, mit dem Unternehmen rentable und effiziente Beziehungen zu ihren Lieferanten sicherstellen. Waren hierfür einst traditionelle Telefonanrufe, Faxe und E-Mails die gängigsten Mittel, hat sich das Lieferantenmanagement heute auch für kleine Unternehmen weiterentwickelt, sodass sie es zur Verwaltung ihrer Kommunikation mit ihren Lieferanten Software einsetzen.

Was ist das Lieferantenmanagement?

Das Lieferantenmanagement ist ein Oberbegriff für den Prozess eines Unternehmens, seine Lieferanten auszuwählen und zu bewerten, die Beschaffungskosten unter Kontrolle zu halten, Lieferkettenrisiken zu verringern und sicherzustellen, dass Materialien und Waren rechtzeitig eintreffen.

Es ist ein Werkzeug, mit dem Mitarbeiter des Unternehmens die Lieferantenbeziehungen strukturieren können, damit diese bestimmte Kriterien erfüllen können, die für die Interessen des eigenen Unternehmens als entscheidend gelten. Das Lieferantenmanagement ist damit ein wichtiger Treiber für Servicegüte und hilft Unternehmen gleichzeitig, seine Risiken besser zu verwalten.

Lieferantenbeziehungen

Ohne stabile Lieferantenbeziehungen wären Unternehmen nicht dazu in der Lage, Bestellungen abzuschließen. Die Beziehungen zu Lieferanten wurden traditionell verbal gehalten, wobei zahlreiche Anrufe, Faxe oder E-Mails zum Einsatz kamen, um Informationen zu übermitteln. Änderungen und Anpassungen erfolgten ebenfalls über diese Kommunikationskanäle.

Diese Beziehungsform hat jedoch mehrere Nachteile. Die Kommunikation ist zunächst nicht in Echtzeit, wodurch Störungen das Einkaufsteam eines Unternehmens unvorbereitet treffen könnten und rechtzeitige Bestellerfüllung und der Produktionsfluss in Gefahr geraten könnten. Weiterhin ist sie nicht transparent. Vereinbarungen ohne automatisierte Verfolgung und Aufzeichnungen waren innerhalb eines Unternehmens oft nicht überall bekannt und es traten häufig Fehlkommunikationen auf.

ERP/MRP-Softwares verhindern diese Probleme, da sie die Lieferantenbeziehungen automatisieren. Jeder Mitarbeiter mit Zugriff auf die Software kann Vereinbarungen und Kaufstrategien sehen. Da Daten außerdem nahezu in Echtzeit verfügbar sind, wirken sich Störungen weniger wahrscheinlich gravierend aus.

Wichtige Kriterien für das Lieferantenmanagement

Zu den Attributen des Lieferantenmanagements zählen unter anderem:

1. Lieferantenauswahl / -validierung – Zur Validierung von Lieferanten sollten Unternehmen Standardarbeitsanweisungen eingerichtet haben. Diese Kriterien können intern definiert werden, um an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst zu sein. Einige Überlegungen für die Lieferantenvalidierung umfassen seine Kredithistorie, sein Engagement für Nachhaltigkeit, sein Engagement für angemessene Arbeitsethik und Referenzen von anderen Unternehmen, die die Dienste des potenziellen Lieferanten bereits in Anspruch genommen haben.
2. Preisstrategien – Die Verwaltung von Lieferanten bedeutet auch, Preisstrategien in die Verhandlungen zu integrieren. Angenommen, ein Unternehmen ist auf Massenbestellungen spezialisiert oder gewillt, Rahmenaufträge anzunehmen. In diesem Fall können Lieferanten größeren Unternehmen bessere Preise anbieten als kleineren. Der Rohstoffpreis kann in die Stückliste des MRPs integriert werden, wo er für den Hersteller die Kosten verlässlich von Anfang bis Ende treibt. Unternehmen erhalten so auch das Mittel, die Überwachung von Preisänderungen zu automatisieren, die die Kosten beeinflussen können. Sollten sie akzeptiert werden, können diese Änderungen automatisch in die Stückliste übernommen werden, um so die präziseste Kostenrechnung dynamisch sicherzustellen. Es kann außerdem als Überwachungswerkzeug dienen, um unnötige Preisänderungen, Preisfehler des Lieferanten oder nicht-vereinbarte Änderungen innerhalb des Vertrags zu verhindern.
3. Einrichtung von Ersatzquellen – Beim aktuell noch nie dagewesenen Grad an Lieferkettenstörungen wegen Corona, Handelskriegen, Wetterereignissen und mehr, sollten alle Unternehmen Ersatzlieferanten in petto haben, damit zumindest ein Teil der Materialkäufe erfolgen kann und sie nicht komplett aus dem Spiel sind. Dies könnte auch Nearshoring- oder Reshoring-Strategien umfassen, in deren Rahmen sich Unternehmen weg von traditionellen Lieferantenquellen bewegen, um sie näher an ihre Produktions- und Vertriebsstandorte zu bringen und so den Einfluss von Störereignissen zu minimieren. Um mit den aktuellen Störungen umzugehen, wenden viele Unternehmen einen gestaffelten Ansatz an, wobei ein Prozentsatz ihrer Lieferungen von mehreren Lieferanten aus unterschiedlichen Orten kommt. Ein ERP- oder MRP-System mit integrierter Beschaffungssoftware lässt sie Preise, Lieferung und andere Variablen der Lieferantenperformance überwachen.
4. Bewertung der Lieferantenqualität – Qualität ist heutzutage wichtiger denn je. Sie muss traditionelle Aspekte für Rohstoffe und fertige Produkte umfassen, wie Reinheit, verlässliche Performanceeigenschaften oder Sonderanfertigungen. Sie liefert jedoch auch Transparenz für Materialien mit Ablaufdaten, einem hohen Grad an Compliance-Vorschriften und mehr. Für einige Lieferantenartikel, wie Motoren oder Elektronik, können moderne ERP- und MRP-Systeme sogar technische Änderungen, Produktspezifikationen und andere Anpassungen an Teile oder Performance verfolgen, die sich dann an die Routen und Stücklisten koppeln lassen und für die Systemanwender verfügbar sind. Dieses Cloud-basierte System merzt manuelles Tracking dieser Variablen aus und sichert so bessere Qualität.
5. Bewertung der allgemeinen Lieferantenperformance – Die meisten ERP- und MRP-Systeme von heute haben Funktionen für Lieferantenperformancebewertungen. Durch den Vergleich von tatsächlicher und erwarteter Performance können Unternehmen mit bestehenden Lieferanten arbeiten, um deren Leistung zu verbessern. Falls sich der Lieferant nicht über einen bestimmten Punkt hinaus verbessern kann, kann das Unternehmen die Performancehistorie als Katalysator nehmen, um sich einen verlässlicheren Lieferanten zu suchen. Das Lieferantenperformancemanagement kann ebenfalls eingesetzt werden, um Preiskontrakte oder Leadzeiterwartungen auszuhandeln.
6. Protokolle für Kreditoren – MRP-Systeme helfen außerdem dabei, finanzielle Transaktionen für die Zahlungen von Rohmaterialien zu automatisieren. Dies erhöht die Transparenz und stellt sicher, dass Hersteller nicht den Überblick über ihre Forderungen verlieren oder Materiallieferungen in Gefahr geraten.

Die Ausarbeitung von Kriterien für das Lieferantenmanagement, die eng mit den Funktionen einer Software verbunden sind, verringert das Potenzial für menschlichen Irrtum. Es bedeutet auch, dass Daten präzise und aktuell sind und auf realen Anwendungen basieren, wodurch Spekulationen und voreingenommen menschliche Analysen aus dem System genommen werden.

Die Vorteile des Lieferantenmanagements

Wenn die richtigen Kriterien eingerichtet sind, können Herstellungsunternehmen für mehrere Vorteile in ihrem Betrieb sorgen, darunter:

1. Kosteneinsparungen – Selbstverständlich streben alle Unternehmen danach, Kosten zu senken. Beim Lieferantenmanagement geht es jedoch um mehr als nur zu den geringsten Kosten einzukaufen. In Anbetracht der Herausforderungen an die Lieferketten von heute, üben Praktiken wie Nearshoring, Reshoring, Transport und Logistik hohen Kostendruck aus. Die Nutzung eines ERP- oder MRP-Systems kann auch die Arbeitskosten von Aufgaben wie Dateneintragungen, Berichtsammlungen und mehr senken. Mit dem richtigen Lieferanten, der von der Analysefunktion der Software verwaltet und analysiert wird, können Lieferantenbeziehungen verhandelt werden, um den besten Volumenpreis zu erhalten, Versand- und Transportkosten zu optimieren und die Leadzeiten zu verkürzen.
2. Starke langfristige Partnerschaften – Um Störungen effektiv begegnen zu können, sind Lieferantenbeziehungen entscheidend. Da weltweit Hersteller noch nie dagewesene Knappheiten während der Corona-Pandemie verzeichnen mussten, konnten ihnen langfristige Partnerschaften helfen sicherzustellen, dass Lieferanten zunächst ihre wichtigsten, logischsten und bestbezahlendsten Kunden belieferten. Starke langfristige Partnerschaften können Störungen minimieren und eine Mentalität bilden, in der sich Lieferanten und Produzenten „im selben Boot“ sehen. Die erhöhte Transparenz, die Herstellungsunternehmen und ihre Lieferanten mit einem ERP/MRP-System sichern, kann diese Partnerschaften im Laufe der Zeit stärken.
3. Beschaffungseffizienz – Das Lieferantenmanagement ermöglicht eine höhere Beschaffungseffizienz dank Werkzeugen wie der optimalen Bestellmenge. So können Unternehmen die optimalen Kosten pro Volumen für die erforderliche Produktion nutzen. Weiterhin können Unternehmen Lieferanten möglicherweise konsolidieren, um Volumenpreisstrategien weiter zu ihren Gunsten zu nutzen.
4. Verbessertes Vertragsmanagement – Mit einem Cloud-basierten ERP/MRP-System sind Daten, Informationen und Analysen verfügbar, mit denen Unternehmen bessere Vertragsbedingungen aushandeln können. Da die Daten die Performance tatsächlich und nahezu in Echtzeit widerspiegeln, können Verträge ausgearbeitet werden, die Flexibilität ermöglichen und präzisere Einkäufe reflektieren. Die Software berücksichtigt außerdem die aktuellsten Vertragsbedingungen in ihren Funktionen sowie den historischen Fortschritt von Verträgen zur analytischen Verwendung in langfristigen Strategien.
5. Betriebliche Effizienzen – Sämtliche oben erwähnten Vorteile führen gemeinsam zu erhöhter betrieblicher Effizienz. Stücklisten haben die richtigen Routen und Artikel mit explodierter Stückliste weisen die korrekten Kosten auf und sind an tatsächliche Kaufbelege gebunden. Produktionspläne und die Fertigung können verfügbaren und eingesetzten Bestand präzise nachvollziehen. ERP/MRP-Systeme bieten außerdem verlässliche Berichte an, damit Manager die aktuellsten und präzisesten Daten zur Entscheidungsfindung bereitstehen. Diese kombinierten Faktoren lassen Fertigungsmitarbeiter, Planer, Manager und Führungskräfte damit aufhören, sich auf zeitaufwändige Aufgaben zu konzentrieren. Stattdessen können sie ihre Fähigkeiten und Erfahrung einsetzen, um taktische und strategische Ansätze zu entwickeln, die die Wettbewerbsfähigkeit und Prozessverbesserungen erhöhen, was sich wiederum positiv auf die Effizienz und die Kosten auswirkt.

Das Lieferantenmanagement ist ein essentielles Werkzeug für den allgemeinen Betrieb. Die Kontrolle von eingegangenen Waren, unfertigen Erzeugnissen und ausgehendem Bestandsfluss bietet Gelegenheiten für höhere Gewinnspannen, bessere betriebliche Performance und geringere Kosten. Gemeinsam mit einem verlässlichen, klassenbesten ERP/MRP-System stehen Unternehmen all diese Vorteile zur Verfügung, um ihre Performance zu verbessern und ein präzises, agiles Bestandskontrollsystem zu schaffen mit machbaren Produktionsplänen und rechtzeitigen Lieferungen.

Die wichtigsten Schlüsselpunkte

• Das Lieferantenmanagement ist ein Sammelbegriff für die Prozesse eines Unternehmens, mit denen es seine Lieferanten auswählt und bewertet, die Beschaffungskosten unter Kontrolle hält, Lieferkettenrisiken vermindert und sicherstellt, dass Materialien und Waren rechtzeitig eintreffen.
• Traditionell wurden Lieferantenbeziehungen verbal über Telefonanrufe, Faxe oder E-Mails gehalten, um Informationen auszutauschen. Heutzutage nutzen Unternehmen jedoch ERP/MRP-Softwares, die viele Aufgaben des Lieferantenmanagements automatisieren.
• Das Lieferantenmanagement setzt sich aus vielen verschiedenen Teilen zusammen. Zu diesen zählen die Lieferantenbeschaffung und -bewertung, die Ausarbeitung einer Preisstrategie, die Verhandlung mit Ersatzlieferanten, die Durchführung von Qualitätsprüfungen, die Bewertung der Lieferantenperformance und die Sicherstellung, dass finanzielle Transaktionen rechtzeitig erfolgen und verfolgt werden.
• Das Lieferantenmanagement kann Unternehmen viele Vorteile bieten, wie Kosteneinsparungen, stärkere Partnerschaften, verbesserte Kaufeffizienz, bessere Vertragsbedingungen und höhere allgemeine betriebliche Effizienz.
• Gemeinsam mit einem verlässlichen, klassenbesten ERP/MRP-System sind diese Vorteile für jedes Unternehmen verfügbar, das seine Performance verbessern und ein präzises, agiles Bestandskontrollsystem mit machbaren Produktionsplänen und rechtzeitigen Lieferungen schaffen will.

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