Inventur – Ein praktischer Leitfaden für Bestandszählungen

Eine Inventur ist die Zählung und Aufzeichnung der Warenmengen im Bestand, die anschließend mit den verfügbaren Bestandsdaten abgeglichen werden, um Diskrepanzen aufzudecken. Sie ist ein entscheidender Faktor für bestandsführende Unternehmen, weshalb der Inventurprozess streng organisiert sein muss.

Inventur-Bestandszählung

Was ist eine Inventur?

Eine Inventur oder Bestandsaufnahme ist die Zählung und Aufzeichnung aller Bestandsartikel, die Ihr Unternehmen aktuell führt. Sie wird durchgeführt, um zu prüfen, ob die aufgenommenen Zahlen den Daten in Ihrem Bestandsmanagementsystem entsprechen und ob Schwund vorherrscht. Die Inventur ist demnach ein entscheidender Faktor für alle Unternehmen, die Produkte herstellen und/oder verkaufen.

Warum ist die Inventur wichtig?

Normalerweise brauchen Bestandsmanagementexperten keine Erklärung, warum Inventuren von so großer Bedeutung sind. Manchmal haben einige Leute jedoch den Eindruck, dass Inventuren bei einer eingerichteten Bestandsmanagementsoftware nicht mehr nötig seien. In Wahrheit sind Bestandszählungen allerdings unabhängig davon nötig, ob eine hochwertige Software für die Bestandsverfolgung verwendet wird oder nicht (wenngleich sie in diesem Fall möglicherweise nicht allzu häufig erforderlich sind, um einen gesunden Bestand zu führen). Hier sind einige der entscheidendsten Gründe, warum Inventuren wichtig sind.

1. Bestandsgenauigkeit

Selbst wenn der Einsatz von Bestandsmanagementsoftware, Barcode-Scannern und anderen digitalen Werkzeugen einen Großteil des menschlichen Fehlerpotenzials ausmerzt, das bei manuellen Bestandsverfolgungsmethoden besteht, gibt es dennoch ein Risiko, dass etwas nicht gescannt oder übersehen wurde. Ein Zwei-Stufen-System mit Bestandssoftware und periodischen Inventuren lässt Unternehmen jedoch sicherstellen, dass ihre Bestandsdaten genau sind und die tatsächliche Situation in der Lagerhalle widerspiegeln. Wenn regelmäßig Diskrepanzen gefunden werden, könnten Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter nötig sein.

2. Schwund aufdecken

Wenngleich Ihnen Ihr Bestandsmanagementsystem, egal ob Tabelle oder spezielle Software, sagt, wie viele Artikel Sie auf Lager haben sollten, könnten die tatsächlichen Zahlen anders aussehen. Einer der Gründe hierfür könnte Bestandsschwund oder toter Lagerbestand sein, also Waren, die beschädigt, veraltet usw. sind. Eine Inventur ist manchmal die einzige Möglichkeit, dies herauszufinden. Wenn Sie beschädigte Güter in Ihrem Bestand finden, haben Sie außerdem die Möglichkeit, schlechte Lagerbedingungen zu beheben oder die Mitarbeiterausbildung zu verbessern, was häufig die Hauptursache für beschädigten Bestand ist. Bestand mit abgelaufenem Haltbarkeitsdatum oder unverkaufte Artikel, deren Nachfrage auf null gesunken ist, kann weiterhin auf unzureichende Bestandsverfolgung und -optimierung hindeuten.

3. Diebstahl aufdecken und verhindern

Ein weiterer Aspekt von Bestandsschwund setzt sich aus gestohlenen Gütern zusammen. Manchmal treten Diskrepanzen zwischen den Zahlen des Bestandsmanagementsystems und denen der Inventur auf. Sollten sich diese Diskrepanzen nicht durch Verkäufe oder Fertigungsaufzeichnungen erklären lassen und herausgefunden werden, dass einige Bestandsbewegungen einfach nicht aufgezeichnet wurden, könnte das auf Diebstahl in der Einrichtung hinweisen. Bevor Sie jedoch jemanden wegen Diebstahl beschuldigen, sollten Sie sich jedoch absolut sicher sein, dass dies der Fall ist. Manchmal entsorgen Mitarbeiter schließlich beschädigte Güter einfach nur, ohne dies buchhalterisch anzugeben.

Abgesehen davon, Diebstahl in der Einrichtung aufzudecken, können regelmäßige Inventuren ihn auch verhindern. Wenn jeder in der Einrichtung weiß, dass der Bestand regelmäßig gezählt wird, könnte das manche Leute davon abschrecken, Bestand zu stehlen.

4. Bombensichere Buchhaltung

Ungenaue Bestandsaufzeichnungen führen zu einer ungenauen Gewinn- und Verlustrechnung, was im Falle eines Unternehmensaudits zu Strafen führen kann. Diese Ungenauigkeiten stammen entweder von über- oder unterbewertetem Bestand.

Bestandsaufzeichnungen können im Falle von Diebstahl, Schäden, nicht erkannter Veraltung, Fehlern bei der Dateneintragung oder bewusstem Betrug überhöht sein, sollten die Zahlen aussagen, dass mehr Artikel auf Lager sind als bei der körperlichen Inventur bestimmt wurde. Dies verringert die Fertigungskosten, wodurch Sie überbewertete Nettoeinnahmen und Bruttogewinn erhalten.

Unterbewertete Bestandsaufzeichnungen zeigen auf, dass sich weniger Artikel im Bestand befinden als in Wirklichkeit, was die Fertigungskosten erhöht und Sie unterbewertete Nettoeinnahmen und Bruttogewinn erhalten.

Ihre Bestandsaufzeichnungen über- oder unterzubewerten wirkt sich demnach direkt auf die Einkommenserklärung und die Steuerunterlagen Ihres Unternehmens aus.

5. Bestandsorganisation

Inventuren helfen außerdem bei einer besseren Lagerhallenorganisation, indem verlegte Güter gefunden und wieder an ihren zugewiesenen Lagerplatz gebracht werden können. Es wäre auch eine gute Idee, Anpassungen vorzunehmen, wie Artikel auf den Regalen oder Schränken platziert werden, wenn eine Inventur durchgeführt wird. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass Artikel herunterfallen und beschädigt werden oder, noch schlimmer, jemanden verletzen.

Komplette körperliche Zählung vs. Zykluszählung

Es gibt einige entscheidende Herangehensweisen an die Inventur: eine vollständige körperliche Zählung und Zykluszählung. Bei ersterer wird der gesamte Bestand auf einmal gezählt. Das bedeutet, dass das Tagesgeschäft während der Inventur gestoppt werden muss, was zu vielen verlorenen Geschäftsstunden führt. Aus diesem Grund ziehen es viele Unternehmen mit dieser Inventurvariante vor, ihre Zählungen außerhalb der Geschäftszeiten durchzuführen. Für rund um die Uhr tätige Unternehmen erweist sich diese Inventurart jedoch als höchst störend, insbesondere wenn sie häufiger vorgenommen wird.

Eine weitere Inventurmethode ist die Zykluszählung. Während einer Zykluszählung wird nur ein Teil des Bestands auf einmal gezählt, wodurch das Tagesgeschäft ohne große Störungen weiterlaufen kann und nur ein paar SKUs betroffen sind. Um die Störung durch die Inventur weiter zu minimieren, wäre es sinnvoll, Artikel für eine einzelne Zählung nach ihrem Lagerstandort auszuwählen. Sie können außerdem ABC-Analysen einsetzen, um zu bestimmen, welche Artikel wertvoller für das Unternehmen sind und entsprechend häufiger gezählt werden sollten.

Der Schritt-für-Schritt-Prozess einer Inventur

Eine perfekte Inventur durchzuführen ist nicht möglich, ohne vorher klare Verfahren aufzustellen und den gesamten Prozess zu planen. Hier sind die erforderlichen Schritte für eine erfolgreiche Bestandsaufnahme.

Inventurvorbereitungen

Bevor Sie eine Inventur durchführen, egal ob vollständige körperliche Inventur oder Zykluszählung, sind einige Vorbereitungen nötig.

  1. Legen Sie den Zeitraum und den zu zählenden Bestand fest. Für eine vollständige Inventur ist das eine leichte Aufgabe. Im Falle von Zykluszählungen müssen Sie jedoch einen Zeitplan für verschiedene Teile Ihres Bestands aufstellen. Durchschnittlich wird empfohlen, jede SKU einmal pro Quartal zu zählen. Natürlich könnten Sie einige wertvollere Artikel häufiger zählen wollen, andere Güter wiederum nur einmal alle sechs Monate. Nutzen Sie die ABC-Analyse, um herauszufinden, welche Artikel häufigere Zählungen verdient haben.
  2. Bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der für die Zählung verantwortlich ist. So etablieren Sie eine konkrete Befehlskette und vermeiden es, dass Rollen vermischt werden.
  3. Geben Sie anderen Bestandsmitarbeitern eine Rolle. Stellen Sie Teams aus zwei oder drei Mitarbeitern zusammen: einer zählt, einer notiert die Zahlen und einer (falls nötig) bedient einen Gabelstapler oder andere Lagermaschinen. Geben Sie jedem Team einen Lagerbereich oder zu zählende SKUs.
  4. Legen Sie einen Zeitraum fest, in dem die mit dem zu zählenden Bestand zusammenhängenden Tätigkeiten unterbrochen werden müssen.
  5. Informieren Sie die Mitarbeiter hinsichtlich ihrer Pflichten während der Inventur und weisen Sie sie ein.
  6. Bereiten Sie die benötigten Werkzeuge für die Durchführung der Inventur vor. Dies schließt von Stiften und Inventurtabellen bis hin zu Barcode-Scannern, Tablets und Waagen alles ein.
  7. Stellen Sie sicher, dass die Lagerhalle sauber und aufgeräumt ist und dass Paletten standardisiert sind, sprich auf jeder Palette nur eine Artikelart ist, vorzugsweise in den gleichen Mengen.

Die Durchführung der Inventur

Um eine reibungslose, genaue Bestandsaufnahme sicherzustellen, ist es außerdem nötig, dem vorherigen Protokoll während des Inventurstichtages zu folgen.

  1. Unterbrechen Sie das Tagesgeschäft. Während einer vollständigen Zählung müssen alle Tätigkeiten in der Lagerhalle gestoppt werden. Es dürfen während der Bestandsaufnahme keine Bestandsbewegungen, weder ein- noch ausgehend, aufgezeichnet werden. Bei einer Zykluszählung sollten nur die mit der gezählten SKU zusammenhängenden Tätigkeiten gestoppt werden.
  2. Lassen Sie die vorher festgelegten Teams die in ihrem Zuständigkeitsbereich befindlichen Bestandsartikel zählen. Stellen Sie sicher, dass sie auf offene Pakete achten und jeden Artikel im Paket einzeln berücksichtigen bzw. Pakete wiegen.
  3. Lassen Sie die Teams die Waren auf toten Lagerbestand überprüfen. Beschädigte oder abgelaufene Güter sollten separat aufgezeichnet werden.
  4. Markieren Sie Paletten, Regale oder Bereiche, die bereits gezählt wurden, mit einem farbigen Etikett oder anderen vorher abgestimmten Markierungen.
  5. Lassen Sie alle Teammitglieder auf der Inventurtabelle unterzeichnen, damit sie die Verantwortung für die Genauigkeit der Inventur übernehmen.
  6. Lassen Sie den gesamtverantwortlichen Mitarbeiter nach den Zählungen die Zahlen der Inventurtabellen mit denen im Bestandsmanagementsystem vergleichen. Bei markanten Diskrepanzen sollten die betroffenen Artikel nochmals sorgfältig gezählt werden. Falls die Diskrepanzen nach der zweiten Zählung immer noch vorliegen, müssen die Ursachen untersucht werden.

Ursachen für Inventurdiskrepanzen

Es gibt viele Gründe, warum eine Inventur zu Ergebnissen führt, die den Inventurdaten nicht entsprechen. Zu den häufigsten Ursachen für Diskrepanzen zählen:

  • Verlegte oder verwechselte Artikel
  • Falsch etikettierter Bestand
  • Schwund wegen Schäden, Veraltung oder Diebstahl
  • Einsatz der falschen Maßeinheit beim Zählen des Bestands
  • Ausstehende Bestellungen, die noch gepickt werden müssen
  • Falsch oder unzureichend im System aufgezeichnete Daten
  • Nicht-kalibrierte Waagen oder andere fehlerhafte Inventurgeräte
  • Fehlerhaftes oder veraltetes Bestandsmanagementsystem

Die wichtigsten Schlüsselpunkte

  • Eine Inventur ist die Zählung und Aufzeichnung der Bestandsartikel und die Prüfung auf Diskrepanzen.
  • Bestandszählungen sind in jedem bestandsführenden Unternehmen erforderlich, unabhängig davon, wie gut das Unternehmen sein Bestandsmanagementsystem nutzt.
  • Inventuren helfen, Bestandsdatengenauigkeit sicherzustellen; Schwund aufgrund von Diebstahl, Veraltung oder Schäden festzustellen; die Bilanz präzise und die Lagereinrichtung gut in Schuss zu halten.
  • Anstatt vollständiger Bestandszählungen entscheiden sich Unternehmen manchmal für Zykluszählungen. Bei diesen wird nur ein kleiner Teil der SKUs auf einmal gezählt, wodurch sich die Bestandsaufnahme weniger störend auf das Tagesgeschäft auswirkt.
  • Zu den Vorbereitungen für eine Inventur zählen: den Zeitraum und den zu zählenden Bestand festlegen; Mitarbeitern Rollen zuweisen und sie in ihre Aufgaben einweisen; die für die Inventur benötigten Werkzeuge vorbereiten; sicherstellen, dass die Lagerhalle aufgeräumt ist und die Artikel gut organisiert sind.
  • Während der Inventur ist es nötig: die mit den gezählten SKUs zusammenhängenden Tätigkeiten zu unterbrechen; jeden Artikel zu zählen, einschließlich Artikel in offenen Paketen; Teams die Artikel auf Schäden prüfen zu lassen und beschädigte Artikel separat zu notieren; bereits gezählte Bereiche und Paletten zu markieren; alle Teammitglieder ihre Inventurtabellen unterzeichnen zu lassen; die Zahlen mit den Bestandsdaten abzugleichen, falls nötig erneut zu zählen und den Ursachen für Diskrepanzen auf den Grund zu gehen.
  • Einige der häufigsten Ursachen für Diskrepanzen sind: verlegte oder verwechselte Artikel, falsch etikettierter Bestand, Schwund, ungleiche Maßeinheiten, noch nicht gepickte ausstehende Bestellungen, Dateneintragungsfehler, fehlerhafte Inventurgeräte und ein veraltetes Bestandsmanagementsystem

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