Fallstudie: Utility Meters Warehouse und Libra Europe Consulting

Unser Partner – Authorized Consultant – Libra Europe Consulting Ltd. hat Utility Meters Warehouse unterstützt, sein ERP-System-Projekt mit MRPeasy und Xero zu realisieren.

Utility Meters Warehouse Ltd (UMW) ist im Gasmessungssektor tätig und entwickelt und produziert Messmodule sowie eine Reihe eigenständiger Produkte, die die Bedürfnisse seines wachsenden Kundenstamms erfüllen. UMW ist in Media City, Salford, ansässig und wurde 210 vom Versorgungstechnikexperten Paul Ryder gegründet. In den letzten neun Jahren konnte UMW ein signifikantes Wachstum verzeichnen, das allem voran der Einführung von Online-Verkäufen und einer gesteigerten Nachfrage nach speziellen Gasmessgeräten geschuldet ist.

Geschäftsfall

An diesen Erfolg war jedoch auch die Erkenntnis gekoppelt, dass die geschäftliche Infrastruktur und Prozesse nicht mehr ausreichten, die nächste Wachstumsphase zu tragen. Ein auf Papierbasis beruhendes System zur Bestellbearbeitung unterstützte die Kundentransaktionen, während der Lagerbestand mehr nach „Bauchgefühl“ verwaltet wurde und eingehende Bestellungen nur eingeschränkt sichtbar waren. Dem Unternehmen fehlte es eindeutig an einem flexiblen und soliden Ende-zu-Ende-Prozess, um Informationen von Kundenanfragen einzufangen und sie von der Material- und Arbeitsplanung bis hin zu Produktion und Versand zu nutzen.

Ansatz

Nach einiger Recherchearbeit über Materialbedarfsplanung und Customer Relation Management stieß Paul schließlich auf MRPeasy. Ihm gefiel die Funktionalität des Systems und wie leicht und nutzerfreundlich das Interface aussah. Paul war davon überzeugt, dass UMW von dieser Lösung profitieren könnte, und kontaktierte infolgedessen Libra Europe Consulting, einen von MRPeasys Implementierungsberatern in Großbritannien, der Paul gerne unter die Arme griff.

Libra Europe traf sich mit Paul und seinem Team im Dezember 2018. Paul erklärte die Herausforderungen und Einschränkungen, die sein Unternehmen mit den aktuellen Prozessen hinnehmen musste, und hatte viele Fragen, wie MRPeasy dies ändern könnte. Beide Parteien stimmten zu, dass MRPeasy die aktuellen Prozesse erheblich verbessern würde, solange die Kultur und das Verhalten innerhalb des Unternehmens diese Veränderungen akzeptiert und abgestimmt mit ihnen gearbeitet werden würde.

In Zusammenarbeit mit dem UMW-Team begann Libra Europe das Implementierungsprojekt, indem es die aktuellen Geschäftsprozesse abbildete und vom UMW-Team bewerten ließ. Das Ziel lautete, Bottlenecks, doppelte Arbeiten, Einschränkungen der aktuellen Funktionalität und Orte, an denen papierbasierte Prozesse potenziell ersetzt werden können, zu identifizieren. Diese Arbeit zeigte mangelnde Sichtbarkeit bei Produktionsplanung und Beschaffung auf, was sich auf Lieferzeiten und die Fähigkeit, Lagerbestand zu generieren, auswirkte. Das papierbasierte System barg außerdem ein hohes Risiko, dass Informationen verlegt wurden.

Durch diese Arbeit erlangte Libra Europe ein Verständnis für die Probleme, die Funktionalitätsanforderungen und in welchen Bereichen MRPeasy helfen könnte. Es wurde ein neuer „zukünftiger“ Ende-zu-Ende-Prozess ausgearbeitet, der den Workflow von MRPeasy und die erforderlichen identifizierten Funktionalitäten berücksichtigte.

Das UMW-Team war erstaunt, dass seine Geschäftsprozesse erheblich vereinfacht und eine deutlich bessere Sichtbarkeit von Bestellungen erlangt werden konnte. Nach Erkenntnis dieses Potenzials willigte UMW ein, MRPeasy vollständig zu integrieren.

Ergebnisse

In nur ein paar Wochen wurde MRPeasy erfolgreich in UMW implementiert

Die Schlüsselpunkte der Implementierung lauteten:

• Ende-zu-Ende-Einrichtung von MRPeasy

• Integration mit einem Xero-Buchhaltungspaket

• Digitale Speicherung von Kunden und Lieferanten, Lagerartikeln, Stücklisten, Arbeitsstationen und Routen sowie von Kauf- und Kundenaufträgen innerhalb von MRPeasy, was leichten Zugriff und Aktualisierungen ermöglichte

• Ein solides CRM-System, das Kontaktdetails, letzte Kontaktdaten und vorherige Bestelllungen speichern kann und schnell einsehen lässt

• Einführung von Android Tablets durch die Internet-Kiosk Funktionalität, um Echtzeit-Updates für Fertigungsaufträge zu ermöglichen. Das bietet Mitarbeitern in der Fertigung Zugriff auf Dokumentation, da sie die Dropbox- und Dokumentenanhängefunktionen innerhalb von MRPeasy nutzen können.

• Dynamische Umplanung der Produktion per Gantt-Charts zu täglichen Verwaltung aktueller Produktionskapazitäten und langfristiger Planung.

• Die Fähigkeit, Kundenbestellungen durch das gesamte Unternehmen zu verfolgen – vom Angebot bis zum Versand.

• Die Fähigkeit, erforderliche Arbeitsressourcen basierend auf tatsächlichen und prognostizierten Kundenbestellungen zu planen.

• Die Fähigkeit, Materialbedarf basierend auf tatsächlichen und prognostizierten Kundenbestellungen zu planen

• Ein komplett papierloser Prozess

Libra Europe besuchte UMW einen Monat nach der Implementierung erneut, um ein Feedback vom Team einzuholen:

“MRPeasy lässt uns unsere Herstellungskosten und Verkäufe leicht verfolgen. Wir sind sehr zufrieden mit dem Produkt, da es unseren Mitarbeitern viel Zeit spart. Es hat uns geholfen, eine Menge Papierarbeit loszuwerden, und synchronisiert sich sehr gut mit unserem vorherigen Buchhaltungssystem „Xero“. Wir dachten anfangs, der Übergang könnte hart werden, doch mit der Hilfe von Libra stellte er sich als reibungsloser Prozess heraus.

PAUL RYDER – MD, UTILITY METERS WAREHOUSE LTD