Fallstudie: MRPeasy und Papa & Barkley

Der Cannabisprodukthersteller Papa & Barkley verbessert die Produktion, die Einhaltung von Vorschriften und die Beziehungen der Mitarbeiter mit der MRPeasy Software.

Nachdem er aus Google Sheets herausgewachsen war und erkannte, dass ein CRM-Softwarepaket nicht vollständig seinen Bedürfnissen entsprach, wandte sich Papa & Barkley, Hersteller von ganzheitlichen Produkten auf Cannabisbasis, an MRPeasy, um seine Produktionszyklen zu verkürzen und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Das kalifornische Unternehmen Papa & Barkley, das THC- und CBD-lizenzierte Medizinprodukte sowie frische Tiefkühl- und Genießerprodukte produziert und vertreibt, drohte dem eigenen Erfolg zum Opfer zu fallen. Das Unternehmen war von vier Mitarbeitern im Jahr 2017 auf 30 Mitarbeiter im Jahr 2018 angewachsen; auf den heutigen Stand von 200 Mitarbeitern im Jahr 2019.

Während das Geschäft wuchs, war das Unternehmen bemüht, einen effizienten und effektiven Betrieb aufrechtzuerhalten, was besonders in der staatlich regulierten Cannabisindustrie wichtig ist. COO Boris Shcharansky und John Schoenbeck, Direktor des Supply Chain Systems, erkannten, dass „die Produktionszyklen immer länger wurden“ und dass das wachsende Geschäft eine Reihe von Herausforderungen für die Lieferkette mit sich brachte.

Papa & Barkley startete als Heimunternehmen mit vier Mitarbeitern im Jahr 2017 und arbeitete mit Google Sheets, stellte aber im Zuge des Wachstums auf ein Customer Relationship Management (CRM) System um. Das CRM-System erforderte einen erheblichen Anpassungsaufwand, erhöhte die Komplexität und die Kosten und war letztlich nicht die Lösung. Nach einer Suche, die eine Überprüfung von 23 verschiedenen Lösungen beinhaltete, wurde MRPeasy im August 2018 implementiert.

Seitdem hat die neue cloud-basierte ERP/MRP-Software dazu beigetragen, den Produktionszyklus von Papa & Barkley von 3 auf 2 Monate und die Genauigkeit der Bestände von 60-70% auf 99% zu reduzieren. Die 99% Genauigkeitsstufe mag die Anforderungen der meisten Firmen übertreffen, ist aber in Kalifornien notwendig, wo eine 95%ige Mindestgenauigkeit gemäß den kalifornischen Cannabisvorschriften erforderlich ist. Alles bei 95% oder darunter würde einen Begründungsbericht und eine Abstimmung mit dem Staat erfordern.

Während MRPeasy anfangs die Produktion bei Papa & Barkley unterstützte – was die Umwandlung von Rohmaterialien in Fertigprodukte beinhaltet – wird das System nun auch für die Beschaffung einer breiten Palette von Produkten, von Cannabis bis hin zu Materialien, die nicht aus der Cannabisproduktion stammen, sowie für Büroartikel verwendet.

MRPeasy ist auch für die Logistik bei Papa & Barkley unverzichtbar. Dies umfasst den Versand, die Verteilung und die Erfüllung, die aufgrund der gesetzlichen Anforderungen eine zusätzliche Komplexität aufweisen, die Track-and-Trace-Funktionen mit strengen Compliance-Teststandards und Qualitätskontrollstandards umfasst. Nach der Hälfte des Produktionsprozesses werden Produktmuster zur Prüfung an den Staat geschickt. Nach der Genehmigung kann Papa & Barkley die Produktion abschließen und die Chargen an seinen Standort in Südkalifornien zur Verteilung an die Apotheken im Einzelhandel versenden.

„Die Cannabisindustrie ist einer der am stärksten regulierten Märkte der Welt, und Kalifornien hat die aggressivsten Anforderungen an Saatgut, Verpackung und Tests eingeführt, die jeder andere legale Cannabismarkt in der Welt hat“, sagte Shcharansky. „Wir sind verpflichtet, unsere Produktion und den Vertrieb vom Saatgut bis zum Verkauf zu verfolgen, was bedeutet, dass eine tägliche, genaue Verfolgung der Bestände in Echtzeit für unseren anhaltenden Erfolg bei der Skalierung entscheidend ist. Mit MRPeasy konnten wir unser unglaubliches Wachstum bewältigen und gleichzeitig die Datengenauigkeit in allen Bereichen erhöhen“.

Mit der Verbesserung der Bestandsgenauigkeit wurden die Konflikte zwischen den Abteilungen in Papa & Barkleys Produktionszentrum reduziert. „Wie in den meisten Produktionsumgebungen ist eine Abteilung von den anderen Abteilungen abhängig. Ungenaue Lagerbestände führten zu Verzögerungen, was wiederum zu Spannungen beim Personal führte, da die Leute aufeinander und nicht auf das System schauten“, so Schoenbeck.

Einer der Gründe für den Erfolg des Unternehmens mit der Software ist die einfache Handhabung von MRPeasy. Das MRPeasy-System steuert die gesamte Lieferkette des Unternehmens mit nur vier Grundbefehlen, so Schoenbeck. „Es ist das erste Mal, dass alle Mitarbeiter ein solches System nutzen“, so Schoenbeck. „Wir haben mit 30 Leuten in der Produktion angefangen, und es ist auf 90 angewachsen, einschließlich Beschaffung und Logistik.