Die Festlegung von Nutzerberechtigungen in einem ERP- oder MRP-System

Die Einführung eines neuen ERP- oder MRP-Systems für die Fertigung kann eine aufregende und interessante Phase sein, die auf bessere Automatisierung, optimierte Analysen und geringere Arbeitsbelastung hoffen lassen kann. Das Projekt muss jedoch richtig ausgeführt und gut geplant werden, damit es nicht unnötig Zeit kostet und vom Fertigungsprozess ablenkt.

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Die Einführung eines neuen ERP- oder MRP-Systems für die Fertigung kann eine aufregende und interessante Phase sein, die auf bessere Automatisierung, optimierte Analysen und geringere Arbeitsbelastung hoffen lassen kann. Das Projekt muss jedoch richtig ausgeführt und gut geplant werden, damit es nicht unnötig Zeit kostet und vom Fertigungsprozess ablenkt.

Leider planen viele Organisationen dieses Vorhaben oft nicht gut genug durch und berücksichtigen die Notwendigkeit nicht, schnell reagieren zu können, sollten Einführungsprobleme auftreten. Folglich werden viele Aufgaben, die eigentlich intuitiv ablaufen sollten, oft vergessen oder ebenfalls nicht ausreichend geplant, was während und nach der Einführung zu Problemen führt.

Ein überraschender Aspekt, der übersehen und nicht ausreichend geplant werden kann, sind Nutzerberechtigungen in einem neuen System. Nutzerberechtigungen können das Zünglein an der Waage bei Einführungsprojekten sein und für immenses Chaos sorgen, wenn sie nicht richtig eingestellt werden. Das System wird dann entweder eingeführt und die Nutzer haben zu wenige Berechtigungen, wodurch sie dessen volles Potenzial nicht ausschöpfen können, oder sie haben zu viele Berechtigungen, was das Risiko von unnötigen Datenverstößen erhöht und die Integrität der Dateneingabe aufs Spiel setzt.

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Einen klar definierten Organisationsprozess haben.

Es ist für den Erfolg eines jeden Herstellungsunternehmens entscheidend, einen klar definierten Organisationsprozess bei der Einführung eines ERP/MRP  zu haben. Für kleine und mittelgroße Fertigungsunternehmen könnte der Umstieg auf ein neues ERP- oder MRP-System jedoch mehr nach sich ziehen, als nur die Software zu wechseln. Es könnte der erste wirkliche Versuch sein, auf eine vereinheitlichte Plattform umzusteigen und sich von getrennt laufenden Systemen und Ad-Hoc-Software zu trennen, die wenn überhaupt nur schlecht zusammen funktioniert haben. In diesen Fällen könnte es nicht ausreichen, Ihren Mitarbeitern die gleichen Verfahrensweisen zu erlauben wie beim ehemaligen Flickwerk-System.

Selbst heute mit so vielen verfügbaren Optionen zur Planung und Software-Einführung scheitern über 50% aller IT-Projekte.  Circa 45% dieser Fehlschläge sind das Ergebnis von Prozessfehlern; 43% sind menschlichem Versagen geschuldet. Ein klar definierter Organisationsprozess wird Sie unterstützen, ein Umfeld zu errichten, in dem sich jeder seiner Verantwortlichkeiten bewusst ist, und Pläne für die Systemeinführung ausgearbeitet werden können. Die Schritte zur Ausarbeitung eines angemessenen Organisationsprozesses für die Einführung schließen ein:

  • Prüfung von Plänen, um sicherzustellen, dass Ziele erreicht werden können.
  • Spezifikation aller auch noch so trivialen Aufgaben, die erledigt werden müssen, um die Ziele zu erreichen.
  • Klassifikation und Verteilung der Arbeit in erreichbare und handhabbare Stücke, die das Team bewältigen kann.
  • Delegation von Autorität – aufgrund der Komplexität kann kein einzelner Manager den gesamten Prozess alleine treiben.
  • Verwaltung der Änderungen, so wie sie eintreten, um sicherzustellen, dass der Projektumfang und seine Kernabsicht nicht ins Stocken geraten.
  • Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation

Festlegung von Nutzerberechtigungen

Mit korrekt eingerichteten Organisationsprozessen ist es weniger wahrscheinlich, dass Unternehmen falsche Nutzerzugriffsberechtigungen übersehen. Dies ist keineswegs zu verachten. Eine Studie hat aufgezeigt, dass 44% aller Arbeitnehmer Zugriffsberechtigungen haben, die nichts mit ihrer aktuellen Rolle zu tun haben. Außerdem wurde aufgezeigt, dass bis zu 80% aller Arbeitnehmer aus Neugierde auf sensible Daten zugreifen. Dies setzt Kundendaten einem Risiko aus und kann die geschäftliche Performance beeinflussen, sollte es außer Kontrolle geraten.

Setting-User-Permissions
Einen neuen Nutzer hinzufügen und Nutzerberechtigungen festlegen in MRPeasy

Hier sind einige zu beachtende Punkte bei der Einrichtung von Nutzerzugriffsberechtigungen:

  • Achten Sie auf Standard-Berechtigungen – Die meisten Plattform-Serviceanbieter nutzen Standardeinstellungen. Dies ist ein notwendiger Schritt, da es unmöglich ist zu wissen, welcher Berechtigungsgrad für jedes Unternehmen erforderlich ist. Dies hängt schließlich von der Größe, Komplexität, Produkten, Fähigkeitsniveau, Besitzverhältnissen und vielen weiteren Faktoren ab. Es wird angenommen, dass das Unternehmen dies individuell anpasst und Berechtigungen im Rahmen seines Planungsprozesses hinzufügt oder entfernt.
  • Nutzerbasierte vs. Rollenbasierte Berechtigungen – Eine weitere Schlüsselbetrachtung zur Gewährung der richtigen Nutzerberechtigungen lautet, ob Sie rollenbasierte oder nutzerbasierte Berechtigungen anwenden. Es ist möglich, entweder eine der beiden oder eine Kombination aus beiden zu nutzen.
  • Nutzerbasiert ist ein sehr detaillierter Grad an Nutzerberechtigungen, bei denen ein Login bestimmte Zugriffe und Berechtigungen gewährt, die vorher von einem Administrator festgelegt wurden. Dies erfordert von Beginn an ein hohes Maß an Aufgabenplanung, ist allerdings sehr individuell an bestimmte Notwendigkeiten und Arbeitsfunktionen angepasst. Für kleine und mittelgroße Unternehmen kann es außerdem eine Möglichkeit sein, Berechtigungen nach Fähigkeiten zu verwalten und fähigeren Mitarbeitern mehr Zugriff im System zu gewähren als weniger fähigen.
  • Rollenbasierte Zugriffsberechtigungen gewähren breit definierte Berechtigungen für eine bestimmte Rolle. All diejenigen, deren Berufsbezeichnung „Einkäufer“ lautet, könnten demnach beispielsweise dieselben Berechtigungen haben. Gleiches gilt für andere Rollen, wie „Planer“ oder „Abteilungsleiter“. Dies macht es leichter, Berechtigungen zu bearbeiten, da sie auf Gruppenebene definiert sind.
  • Berechtigung nach Abteilung – Da viele Arbeiter in der ganzen Fabrik mit ihm zu tun haben werden, könnte ein solides ERP-/MRP-System rollenbasierte Berechtigungen benötigen, die von der Abteilung festgelegt werden. Dies gibt den Fertigungsmitarbeitern am Band Zugriff auf das System, wodurch sie entscheidende Daten hochladen oder abrufen können, die von vorgeschalteten Verwaltungspositionen benötigt werden. Im Gegenzug kann es Echtzeitänderungen an der Stückliste, Bestandsniveaus, Lieferzeiten und anderen Schlüsseldaten für den Workflow bieten, da diese Daten vom Einkauf oder der Planung kommen. Durch Zugriff und Berechtigung nach Abteilung können diese Daten in Echtzeit durch das System bewegt und so verwaltet werden, dass der Betrieb optimiert, Ausschuss verringert, Lieferzeiten verbessert und Überschreitungen oder Mängel eliminiert werden.
  • Berechtigungshierarchie – Rollenbasierte Berechtigungen können außerdem eine Zugriffsberechtigungshierarchie haben, je nach Größe und Komplexität der Fabrik. Ein „Fertigungssteurer“ könnte beispielsweise Zugriff auf bestimmte Arbeitsverfolgungs- und Arbeitsmanagementoptionen haben, allerdings mit Einschränkungen, während ein „Abteilungsleiter“, der die Fertigungssteurer führt, einen höheren Berechtigungsgrad hat. Gleiches gilt für Funktionen wie „Einkäufer“, die normalerweise Budgetgrenzen haben, während „Einkaufsleiter“ Berechtigungen haben, höhere Budgetgrenzen zu genehmigen. Einige ERP-/MRP-Systeme schließen die Genehmigungskette als Teil des Prozesses ein, auf Basis der Annahme, dass Zugriff und Grenzen sich ändern, wenn sich die Anfrage in der Kette weiter nach oben bewegt. So kann das System effizienter und flexibler gestaltet werden.
  • Nutzererfahrung und ‘Super-Nutzer’ – Kleine und mittelgroße Fertigungsunternehmen haben normalerweise sehr breit gefächerte Fähigkeitensätze. Außerdem könnten sie Mitarbeiter haben, die viele Hüte aufhaben und mehr als nur eine Kernfunktion gleichzeitig erfüllen. In diesen Fällen könnten sich nutzerbasierte Berechtigungen während der Entwicklung des Unternehmens als vorteilhaft erweisen. Diese könnte auf Erfahrung mit dem System basieren sowie auf der Produktion, der Fertigungsmethode und -Komplexität oder einfach auf der bisherigen Beschäftigungsdauer im Unternehmen. Mit solchen „Super-Nutzern“ mit hohen Berechtigungsgraden können kleine und mittelgroße Unternehmen Berechtigungen je nach Fähigkeiten und Vertrauensniveau anpassen. Außerdem können so Kontrolle, Führung und Ausbildungsmaßnahmen für Nachwuchskräfte oder neue Mitarbeiter geboten werden, während das Unternehmen weiter wächst

Die Einführung eines neuen ERP-/MRP-Systems muss nicht unbedingt zu einer unüberwindbaren Aufgabe werden. Wenn sie einen klar definierten Organisationsprozess eingerichtet haben, können Fertigungsunternehmen sicherstellen, dass vor der Einführung korrekt geplant wird und alle Aufgaben berücksichtigt werden. Sowie das Projekt läuft, kann das Verständnis über Größe, Umfang, Ausmaß, Produkt und Komplexität des Unternehmens helfen, Nutzerberechtigungen genau an die Mitarbeiterbasis anzupassen, damit das System für maximalen Nutzen optimiert werden kann.