Bestellmanagement – Wie Sie beständige Lieferungen erhalten

Das Bestellmanagement ist für jedes Unternehmen, das sich auf den Bezug von Bauteilen und Rohmaterialien von Lieferanten verlässt, eine wichtige Reihe an Praktiken, die den Beschaffungsprozess erheblich vereinfachen können. In diesem Artikel betrachten wir uns, wie Sie anhand der besten Bestellmanagementpraktiken beständigen Erfolg mit Ihren Einkäufen erzielen können.

Purchase-Order-Management

Was ist Bestellmanagement?

Das Bestellmanagement ist der Prozess, firmeninterne Standards und Betriebsverfahren für den Umgang mit Kaufaufträgen einzurichten und einzuhalten. Das Ziel des Bestellmanagements ist sicherzustellen, dass Bestellungen optimal und beständig ausgestellt, verfolgt, verwaltet und verarbeitet werden.

Um die Effizienz der Prozessflüsse der Fertigung zu maximieren, müssen Komponenten und Bauteile rechtzeitig und in den richtigen Mengen im Unternehmen eintreffen. Um das zu gewährleisten, müssen die Beschaffungen eines Unternehmens – sprich was, wann, von wem und in welchen Mengen gekauft werden muss – sorgfältig im Voraus geplant werden. Dieser strategische Prozess nennt sich Beschaffungsplanung und ist die Hauptaufgabe der Einkaufsabteilung. Das Bestellmanagement ist eine Untergruppe des übergeordneten Beschaffungsplanungsprozesses, die sich mit der Ausstellung von und dem Umgang mit Bestellungen auseinandersetzt.

Da alle direkten Einkäufe – also jegliche externen Artikel, die ein Unternehmen zur Fertigung seiner Güter bezieht – Bestand darstellen, fallen sowohl die Beschaffungsplanung als auch die praktischen Aspekte des Managements von Bestellungen unter die Domäne des Bestandsmanagements. Zwar ist es theoretisch möglich, diese Prozesse mit Stift-und-Papier-Methoden zu verwalten, allerdings setzen die meisten modernen Produktionsunternehmen für mehr Beständigkeit und weniger Fehler zweckbestimmte Bestandsmanagement- und Beschaffungssoftware ein.

Die Grundlagen des Bestellmanagements

Bestellungen oder Kaufaufträge sind interne Dokumente, die ausgestellt werden, um die Kaufabsicht eines bestimmten Guts von externen Lieferanten (Verkäufern) zu bestätigen. Bestellungen schließen immer Daten über Art, Menge und Preis der zu beschaffenden Waren ein. Je nach Detailgrad der Beschaffungslösung könnten sie außerdem Informationen über erwartete Lieferzeiten, Zahlungs- und Lieferstatus, zusätzliche Gebühren und Steuern, Wiederholungshäufigkeit und mehr enthalten. In den meisten Fällen sendet ein Beschaffungsbeauftragter zunächst eine Angebotsanforderung an einen oder mehrere Verkäufer aus und dann bei Erhalt eines geeigneten Angebots eine Bestellung.

Um sicherzustellen, dass Bestellungen auf den Beschaffungsplan, das Budget, den Produktionsplan usw. Abgestimmt sind, benötigen Unternehmen Verfahren für das Bestellmanagement. Bestellmanagement-Prozessflüsse können sich von Unternehmen zu Unternehmen stark unterscheiden, allerdings gibt es einige gemeinsame Schritte, um die sich der Prozess typischerweise dreht. Zu ihnen zählen:

  1. Ausstellung, Genehmigung und Versendung der Bestellung. Wenn Artikel für die Produktion gebraucht werden, legt normalerweise eine interne Bestellanforderungsphase die Ausstellung einer Bestellung fest. Nach der Anforderung könnte die Bestellung außerdem eine Genehmigungs- oder Prüfphase durchlaufen, während der sie in relevante Abteilungen geschickt und auf die Vorgaben des Unternehmens abgestimmt wird. Sobald dieses internen Qualifikationsverfahren abgeschlossen ist, wird die Bestellung an einen vorher bestimmten Verkäufer versendet, der oft aus einer Liste qualifizierter Lieferanten ausgewählt wird.
  2. Verhandlung und Annahme. Nach Erhalt der Bestellung prüft der Verkäufer, ob er die Artikelmenge, den Preis, die Lieferzeit und andere in der Bestellung festgelegte Kriterien erfüllen kann oder ob er mit dem Käufer Bedingungen aushandeln muss. Sobald die Anforderungen oder Änderungen von beiden Parteien angenommen wurden, wird die Bestellung vom Käufer akzeptiert und gilt ab sofort als rechtlich bindendes Dokument.
  3. Lieferung und Verfolgung. Anschließend werden die Güter produziert oder für die Lieferung bestimmt. Je nach Vereinbarungen und Lieferkette erhält der Käufer normalerweise fortlaufend Zugriff auf Informationen hinsichtlich Bestellstatus und Standort der Sendung und kann seine Bestellung verfolgen.
  4. Fakturierung und Zahlung. Während die Güter produziert oder auf Lieferung vorbereitet werden, stellt der Verkäufer eine Rechnung an den Käufer über die bestellten Waren oder Dienstleistungen aus. Wenngleich die Güter technisch erst nach der Zahlung den Eigentümer wechseln, könnten sie oft bereits in die anstehenden Fertigungsaufträge des Käufers eingebucht werden, wenn sie sich noch im Besitz des Verkäufers oder im Transit befinden. Produktions- und Lieferkettenmanagementsoftware können hierbei einen gewaltigen Unterschied machen, den Produktionsfluss zu optimieren und Pipeline-Bestand auf diese Art und Weise zu nutzen.
  5. Abgleich und Zahlung. Zur Qualitätssicherung und oft als Teil der Unternehmensvorgaben werden die gelieferten Güter final auf Konformität geprüft und Wareneingangsdokumente ausgestellt, bevor die Rechnung an die Buchhaltung des Käufers weitergeschickt wird. Sobald die Zahlung vorgenommen wurde, wird die Bestellung archiviert.

Bestellmanagement – beste Verfahren

Wie oben bereits erwähnt kann sich der Bestellmanagementprozess stark zwischen Unternehmen unterscheiden, je nach Unternehmensstruktur und -größe, Mitarbeiteranzahl, Produktionseinrichtungen und mehr. Beispielsweise könnte die Bestellanforderungs- oder Genehmigungsphase in kleineren Betrieben weniger umfangreich ausfallen. Bestellungen könnten außerdem wiederkehrend sein, je nach Art der produzierten Güter oder den Lieferkettenbedingungen. Die Verantwortung für die Verwaltung von Bestellungen könnte auf mehrere Projektmanager und Fabrikmitarbeiter aufgeteilt sein oder allein einem Beschaffungsbeauftragten oder der Einkaufsabteilung unterliegen.

Betrachten wir uns im Folgenden die drei besten Verfahren im Bestellmanagement, die unserer Meinung nach am hilfreichsten sein werden, einen optimalen Bestellmanagementprozess aufzubauen.

Automatisierung

Der mit Abstand lohnendste Schritt, die Effizienz des Bestellmanagementprozesses eines Unternehmens zu erhöhen, ist, den Anteil automatisierter Schritte zu steigern. In den meisten Fällen kann dies durch Einführung einer Beschaffungssoftware-Lösung erfolgen. Diese kann entweder eine individuelle Beschaffungssoftware sein oder eine Add-on-Integration mit Ihrem bestehenden MRP/ERP-System.

Automatisierung kann viele Schlüsselaspekte des Bestellprozesses vereinfachen und optimieren. Eine sauber eingeführte Beschaffungslösung kann tatsächlich unnötige Ausgaben vermeiden. Da jede Tätigkeit aufgezeichnet wird, erhöht sich die Transparenz im gesamten Unternehmen. Mehr Sichtbarkeit über die Bestell- und Beschaffungsdaten, kombiniert mit integrierten Analyse-Tools sorgen für deutlich bessere Informationen für die Finanzplanung.

Klare Richtlinien

Die Verwaltung und Ausstellung von Bestellungen können die Verantwortung von verschiedenen Personen innerhalb einer Organisation sein, je nach Größe und Struktur. Klare Richtlinien für Bestellungen zu haben, kann helfen sicherzustellen, dass jeder Verantwortliche beständig dieselben Verfahren befolgt. Das ist insbesondere nützlich in Fällen, wenn mehr als eine Person dafür autorisiert ist, Bestellungen aufzugeben.

Es sollten klare Anweisungen vorliegen, wer wann einen Kaufauftrag erstellen kann, wie der Arbeitsfluss für den Genehmigungsprozess aussieht, wer für die Prüfprozesse zuständig ist usw. Bei Unternehmen mit diversifizierten Produktlinien, die Bauteile und Rohstoffe in verschiedenen Mengen und zu unterschiedlichen Preisen beschaffen müssen, ist es ebenfalls eine gute Idee, pro Preis Unterschiede festzulegen. Eine Bestellung mit einem Gesamtpreis unter einer bestimmten Schwelle könnte so beispielsweise weniger Genehmigungsanforderungen haben, während höherpreisige Bauteile das OK einer hochrangigen Führungskraft brauchen.

Optimierter Prüfprozess

Fehler können auf beiden Seiten passieren, bei jedem Schritt des Bestellprozesses, ungeachtet gut eingeführter Bestellrichtlinien oder scheinbar bombensicherer Software-Lösungen. Flüchtigkeitsfehler bei Lieferzeiten, Gütermengen, Preisen usw. können sowohl finanzielle als auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, ganz zu schweigen von Rufschäden für das Unternehmen. Ein beständiger und umfassender Prüfprozess könnte demnach für bestellbezogene Verfahren eingerichtet werden.

Prüfungen sollten eine klare Liste mit zu prüfenden Prioritäten enthalten. Zum Beispiel könnte bestätigt werden, dass die Verkäuferdaten noch aktuell sind, Lieferdaten und Versandmethoden stimmen, ein zweiter Blick auf Preise oder zusätzliche Gebühren geworfen wird oder Budgetanforderungen eingehalten werden, bevor die Bestellung aufgegeben wird.

Die Wahl der richtigen Bestellmanagement-Software

Viele neue Unternehmen haben eingeschränkte Produktionskapazitäten und Produktsortimente. Die Beschaffung ihrer Güter ist demnach noch relativ einfach mit Tabellen oder auf E-Mail-basierenden Methoden zu managen. Da der Produktionsbetrieb und die Lieferkette jedoch an Komplexität zunehmen, könnten auch Stücklisten und ihre entsprechenden Komponentenanforderungen immer komplizierter werden. Das macht das Bestellmanagement ohne geeignete Software-Lösung unnötig aufwändig.

Beschaffungssoftware ist entweder als Einzellösung oder als Modul in umfassenderen ERP/MRP-Systemen erhältlich. In beiden Fällen sind Bestellmanagement-Tools jedoch ein wichtiger Bestandteil der Beschaffungssoftware und muss in den meisten Fällen separat erworben werden. Um reibungslose Datenflüsse sicherzustellen und Datenvervielfältigung zu vermeiden, ist es wichtig, dass die gewählte Lösung sich gut mit dem Rest des betrieblichen Verwaltungsökosystems integrieren lässt. Die Beschaffung wirkt sich schließlich auf viele Aspekte eines Betriebs aus, wie das Bestandsmanagement, die Produktionsplanung und -steuerung, die Buchhaltung usw.

In vielen Fällen könnten Einzellösungen ausreichen, allerdings bieten sie nur selten den Integrationsgrad, den allinklusive ERPs für die Produktion mitbringen. Letztere könnten zwar deutlich teurer sein, doch in den letzten Jahren sind immer mehr auf KMUs ausgerichtete Softwareanbieter auf den Markt gekommen, die preiswerte Lösungen für Unternehmen aller Größenordnungen anbieten. So umfasst beispielsweise MRPeasys Beschaffungssoftware Abschnitt unzählige Funktionen, mit denen alle Aspekte des Einkaufs leicht verwaltet werden können, wie etwa effektive Tools für das Bestellmanagement.

MRPeasy ermöglicht die Verwaltung beschaffter Artikel, Einkaufsbedingungen, Lieferanten oder Bestellstatus – alles an einem Ort und bei voller Integration mit der Produktion. Bestellungen können blitzschnell erstellt werden oder sich automatisch zusammenstellen lassen. Teile und Materialien können automatisch in anstehende Arbeitsaufträge gebucht werden, sobald Bestellungen bestätigt sind. Der Bericht über kritischen vorrätigen Bestand hebt automatisch alle Artikel unter den minimalen Lagerwerten hervor. MRPeasy enthält außerdem automatische Schätzungen für Produkt- und Leadzeitkalkulationen basierend auf Verkaufsdaten, automatische Umwandlungen von Angebotsanfragen in Bestellungen und zahlreiche weitere Funktionen.

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Einige Produktions-ERPs haben effektive Tools zur Erstellung und Management von Bestellungen integriert.

Die wichtigsten Kernpunkte

  • Das Bestellmanagement ist der Prozess, hinsichtlich des Umgangs mit Bestellungen interne Standards und betriebliche Verfahren aufzustellen und einzuhalten.
  • Die meisten modernen Produktionsunternehmen wenden zweckbestimmte Bestandsmanagement- und Beschaffungssoftware an, um ihre Bestellungen handzuhaben.
  • Zu den essenziellen Bestellmanagementprozessen zählen Erstellung, Genehmigung, Verhandlung, Versendung, Lieferung, Fakturierung und Abgleich.
  • Die drei besten Verfahren im Bestellmanagement sind Erhöhung von Automatisierung, Aufstellung klarer Richtlinien und Entwicklung eines bombensicheren Prüfprozesses.
  • Es gibt eine Menge Einzelprodukte und integrierte Software-Lösungen auf dem Markt für das Bestellmanagement, aus denen Sie die Wahl haben.
  • Produktions-ERPs mit integrierten Tools für Bestellungen sind normalerweise besser mit dem Produktionsmanagement und dem größeren betrieblichen Ökosystem integriert.

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