Bestand an unfertigen Erzeugnissen – Was ist WIP-Bestand und wie wird er berechnet?

Sie haben bestimmt schon einmal gesehen, wie die Fertigung in Karikaturen dargestellt wird. Grundlegende Ressourcen werden in eine Fabrik gerollt, gefolgt von lauten Geräuschen und einem rauchenden Schornstein. Auf der anderen Seite kommen dann glänzende Fertigprodukte zum Vorschein. In der Realität ist die Herstellung etwas komplexer. Auf dem Weg zum Endprodukt werden die Rohstoffe schließlich häufig in den Bestand an unfertigen Erzeugnissen aufgenommen. In diesem Beitrag sehen wir uns an, was dieser WIP-Bestand ist und wie Sie ihn verbuchen können.

Was sind unfertige Erzeugnisse (WIP)?

Unfertige Erzeugnisse (oder „Work in Process“, WIP) sind eine Art von Bestand, der in der Fertigungspipeline zwischen den Beständen an Rohstoffen und Fertigerzeugnissen liegt. Mit anderen Worten: WIP ist der Teil des Gesamtinventars eines Unternehmens, der bereits verarbeitet wird, aber noch nicht fertig ist. In der Buchhaltung ist der WIP-Bestand ein Vermögenswert und bezeichnet den Wert der unfertigen Waren am Ende einer Finanzperiode.

Die Kontrolle über Ihren WIP-Bestand ist vor allem aus zwei Gründen wichtig:

• Erstens: Wenn Rohmaterialien und Komponenten verbraucht und in Fertigungsprozessen umgewandelt werden, gewinnen sie an Wert, indem sie Arbeits- und Gemeinkosten verursachen. Aus diesem Grund wird der WIP-Bestand in der Buchhaltung gesondert berücksichtigt. Die Verfolgung des WIP-Wertes ist für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
• Zweitens werden durch die Verarbeitung von Rohstoffen auf dem Weg zu einem Produkt diese in neue Komponenten und Unterbaugruppen umgewandelt. Diese Artikel können komplexe Wege durch die Fertigung nehmen und viele Prozesse durchlaufen, deren Verwaltung und Verfolgung ein Muss ist.

Buchhaltung für in Arbeit befindliche Produkte

Wie der Name schon sagt, geht es bei der WIP-Bestandsbuchhaltung darum, die Kosten für unfertige Waren auf ihrem Weg durch den Produktionsprozess zu erfassen. WIP wird in der Bilanz des Unternehmens als Umlaufvermögen betrachtet und stellt den Gesamtwert aller Materialien, Arbeitskräfte und Gemeinkosten der unfertigen Produkte dar.

WIP besteht im Wesentlichen aus drei Kostenartikeln:

• Alle Rohstoffe, die für unfertige Fertigungsaufträge verwendet werden, werden Teil des WIP-Bestands. Ihr Wert umfasst die tatsächlichen Kosten der Materialien sowie die bei der Beschaffung anfallenden Frachtkosten oder Zölle.
• Alle direkten Arbeitskosten, die im Herstellungsprozess anfallen, sind ebenfalls enthalten. Diese setzen sich aus den Löhnen und Gehältern aller Mitarbeiter zusammen, die direkt am Produktionsprozess beteiligt sind, wie Maschinenbediener, Facharbeiter usw., die die Produkte persönlich bearbeiten.
• Schließlich zählen auch die Fertigungsgemeinkosten zum WIP-Konto. Dabei handelt es sich um alle indirekten Kosten, die mit der Herstellung der unfertigen Erzeugnisse zusammenhängen, wie z.B. Löhne und Gehälter von Aufsichtspersonen, Versorgungsleistungen, Instandhaltung, Versicherungen, Abschreibungen usw. Nur die Gemeinkosten, die sich direkt auf die unfertigen Waren beziehen, werden auf den WIP-Wert angerechnet. Die Fertigungsgemeinkosten werden auf der Grundlage eines Stundensatzes oder in einem bestimmten Verhältnis zu den Arbeitskosten berechnet. In beiden Fällen muss der Satz mithilfe der Finanzanalyse ermittelt werden.

Das WIP-Konto wird regelmäßig aktualisiert, in der Regel am Ende jeder Buchhaltungsperiode oder in vorgegebenen Intervallen wie monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich. Es kann auch automatisch auf dem neuesten Stand gehalten werden, indem eine Fertigungssoftware wie ein MRP-System verwendet wird.

Idealerweise streben Unternehmen danach, den WIP-Bestand am Ende einer Finanzperiode zu minimieren oder ganz zu eliminieren. Der Grund dafür ist, dass ein aufgeblähter WIP-Bestand Kapital bindet und die Steuerlast in die Höhe treiben kann. Andererseits ist es einfach auch eine gute Praxis, den WIP-Bestand so schlank und optimiert wie möglich zu halten, um das gesamte Bestandsmanagement zu optimieren.

Wie berechnen Sie den WIP-Bestand?

Die periodische WIP-Bestandsberechnung basiert auf drei wichtigen Buchhaltungskennzahlen. Diese sind der WIP-Anfangsbestandwert, die gesamten Herstellungskosten und die Herstellkosten, auch bekannt als COGM.

Diese Berechnungen gelten für die Methode der periodischen Inventur und werden bei der Methode der permanenten Inventur, bei der die Kosten der einzelnen Produkte und der unfertigen Produktion (WIP) kontinuierlich verfolgt werden, nicht benötigt. In jedem Fall ist es nützlich zu verstehen, wie sie zusammenhängen.

WIP-Anfagnsbestand

Der Anfangsbestand an unfertigen Erzeugnissen stellt den Wert aller unfertigen Erzeugnisse zu Beginn der neuen Rechnungsperiode dar. Mit anderen Worten, es handelt sich um den WIP-Anteil der Bilanz der vorherigen Rechnungsperiode.

Zur Unterscheidung zwischen verschiedenen Finanzperioden wird der WIP-Bestandswert für die aktuelle Periode manchmal auch als Endbestand an unfertigen Erzeugnissen bezeichnet.

Herstellungskosten

Die gesamten Herstellungskosten stellen die Gesamtkosten aller Herstellungsaktivitäten in einer Rechnungsperiode dar. Sie werden als Summe der Gesamtkosten für Rohstoffe, Arbeitskräfte und Gemeinkosten berechnet, die in diesem Zeitraum für die Herstellung verwendet wurden.

Die Gesamtherstellungskosten sind ein unschätzbarer KPI zur Messung der Rentabilität eines Unternehmens und können einen schnellen Einblick geben, ob ein höherer Verkaufspreis festgelegt werden sollte.

Gesamte Herstellungskosten = direkte Materialien + direkte Arbeitskosten + Fertigungsgemeinkosten

Herstellungskosten

Die Herstellungskosten (COGM) sind ein wichtiger KPI für Hersteller, der die Gesamtkosten misst, die bei der Herstellung der in diesem Finanzzeitraum fertiggestellten Produkte anfallen.

Bei der Berechnung der Herstellkosten werden die gesamten Herstellungskosten als Basis genommen, die Kosten der unfertigen Erzeugnisse aus der vorherigen Periode (d.h. der Anfangsbestand an WIP-Produkten), die in der aktuellen Periode fertiggestellt wurden, hinzugerechnet und die Kosten aller am Ende der Finanzperiode noch nicht abgeschlossenen Fertigungsaufträge abgezogen.

COGM = WIP-Anfangsbestand + Gesamtherstellungskosten – WIP-Endbestand

Die Formel für den Bestand an unfertigen Erzeugnissen

Alles in allem sieht die Berechnung des WIP-Bestands wie folgt aus:

WIP-Endbestand = WIP-Anfangsbestand + Gesamtherstellungskosten – COGM

Vielleicht ist Ihnen eine Diskrepanz in der obigen Berechnung aufgefallen: Der Wert des WIP-Endbestands scheint für die Berechnung der Herstellkosten erforderlich zu sein, die wiederum für die Berechnung des WIP-Endbestands benötigt werden.

Aus diesem Grund kann es bei der periodischen Inventur wünschenswert sein, zunächst alle Produktionsaufträge abzuschließen, damit der WIP-Endbestand gleich Null ist. Andernfalls muss der WIP-Endbestand manuell berechnet werden, indem alle angefallenen Kosten für die unfertige Produktion nachgeschlagen werden oder indem Standardkosten auf der Grundlage des Fertigstellungsgrads der Waren verwendet werden. Jede dieser Methoden kann viel Arbeit bedeuten.

In der Praxis ermitteln fortschrittliche Hersteller die COGM- und WIP-Endbestandswerte auf der Grundlage von echten Daten aus ihrem Produktionsmanagementsystem. Die Herstellkosten werden ermittelt, indem die realen Kosten aus den Fertigungsaufträgen zusammengezählt werden, wie sie vom Produktionsmanagement-Tool berechnet oder geschätzt wurden, egal ob es sich dabei um MRP/ERP-Software, Tabellenkalkulationen oder eine Methode mit Stift und Papier handelt. Der Buchhalter kann dann die realen Daten mit den Finanzkennzahlen vergleichen, um sicherzustellen, dass alles stimmt.

Die genaue Berechnung des WIP kann schwierig sein, insbesondere bei komplexeren Produktionsanlagen. Die Arbeitsauslastung ist selten von Periode zu Periode gleichmäßig, außer bei Lagerfertigern (Make-to-Stock) oder Massenherstellern mit sehr stabiler Nachfrage. Aus diesem Grund können Produktionsmanagement-Software und Rückverfolgbarkeitstools dazu beitragen, schwierige Kennzahlen wie den prozentualen Anteil der Fertigungsgemeinkosten, der auf laufende Aufträge entfällt, genau zu messen.

Erfahren Sie mehr über laufende und periodische Inventarsysteme.

Warum ist die WIP-Buchhaltung wichtig?

Verständlicherweise müssen sich alle Unternehmen auf ihren Cashflow und ihre allgemeine finanzielle Gesundheit konzentrieren. Während größere Unternehmen aufgrund ihrer Größe und Durchschnittsbildung ein paar mehr Fehler verkraften können, haben kleine und mittlere Unternehmen oft wenig bis gar keinen Spielraum für Fehler. Hier sind fünf Gründe, warum eine genaue WIP-Buchhaltung ein Muss ist, unabhängig von der Unternehmensgröße.

1. Auswirkungen auf die Produktion. Eine ungenaue WIP-Buchführung kann zu Produktionsfehlern und schlechten Lagerbeständen führen. Wenn WIP falsch bewertet wird, kann dies ein falsches Nachfragesignal an die Beschaffung senden. Möglicherweise werden mehr Materialien als nötig bestellt, sodass der Cashflow durch Überbestände blockiert wird und das Lager überfüllt ist. Oder sie bestellen weniger Materialien als erforderlich und treiben so die Produktionskosten durch zusätzliche Gemeinkosten aufgrund von gleichzeitigen Stillständen usw. in die Höhe.
2. Cashflow und Finanzierung. Viele Unternehmen, insbesondere KMU, nutzen kurzfristige Finanzierungen, einschließlich der WIP-Bestandsfinanzierung, um kurzfristige Cashflow-Probleme zu lösen. Die Beantragung dieser Art von Finanzierung erfordert eine genaue WIP-Buchführung und -Bewertung. Unstimmigkeiten bei der WIP-Bewertung können dazu führen, dass der Finanzierungsvertrag gekündigt wird. Es versteht sich von selbst, dass auch bei der Beantragung von längerfristigen Krediten alle Finanzdaten eines Unternehmens in Ordnung sein müssen.
3. Finanzielle Berichterstattung. Eine genaue Buchführung ist auch für die Finanzberichterstattung wichtig, und der WIP ist ein wesentlicher Bestandteil der Bilanz. Eine genaue WIP-Buchhaltung vermittelt ein klares Bild von der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens und sendet die richtige Botschaft an Investoren, Kreditgeber und Stakeholder.
4. Compliance. Hersteller müssen den Wareneinsatz (Cost of Goods Sold oder COGS) und alle Bestandswerte, einschließlich WIP, genau ausweisen, um die Steuervorschriften und Anforderungen wie die Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) zu erfüllen. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu Strafen, Bußgeldern, Audits und anderen rechtlichen Konsequenzen führen.
5. Besteuerung. Als Umlaufvermögen kann WIP-Bestand eine steuerpflichtige Einheit sein. Ungenauigkeiten in der Buchhaltung können zu einer Vielzahl von Problemen und unerwünschter Aufmerksamkeit führen. So kann eine Unterbewertung von WIP in der Buchhaltung hohe Geldstrafen nach sich ziehen. Eine Überbewertung hingegen kann ebenso nachteilig sein, da sie zu unnötig hohen Steuerpflichten führt.

WIP-Bestand verwalten und verfolgen

Lassen Sie uns zum Abschluss dieses Artikels einen Blick darauf werfen, warum es auch aus Sicht der Produktion und des Bestandsmanagements gut ist, den WIP-Bestand effektiv zu verwalten und so gering wie möglich zu halten.

Einer der zentralen Grundsätze der Bestandsoptimierung besteht darin, stets die richtigen Lagerbestände zu halten. Dies gilt auch für den WIP-Bestand. Wenn er zu groß wird, muss zusätzlicher Lagerplatz zugewiesen werden. Dies kann zu Engpässen in der Fertigung führen, die Arbeitsabläufe verkomplizieren und zusätzliche Kosten durch unnötige Transporte verursachen. Ist der WIP-Bestand zu klein, kommt es zu Engpässen und Unterbrechungen, wodurch sich die Vorlaufzeiten verlängern.

Der WIP-Bestand sollte genau die richtige Größe haben – groß genug, um sicherzustellen, dass die nachfolgenden Prozesse optimal ablaufen können, und klein genug, um zu vermeiden, dass er sich anhäuft und zusätzliches Kapital bindet. Um dies zu erreichen, muss der WIP-Bestand während des gesamten Fertigungsprozesses kontinuierlich verwaltet und nachverfolgt werden. Die Gestaltung optimierter Lager- und Werkstattlayouts und die Berücksichtigung des WIP-Bestandsvolumens bereits in der Phase der Produktionsplanung sind ebenfalls ein Muss.

WIP-Bestand mit Fertigungssoftware verwalten

Der WIP-Bestand wird in der Regel in regelmäßigen Abständen oder am Ende des Geschäftsjahres zu Buchhaltungszwecken ermittelt. Dies sorgt zwar für eine ausgeglichene Buchführung, ist aber für die tatsächliche Kontrolle des WIP-Bestands während des gesamten Fertigungsprozesses nicht sehr hilfreich.

Die Verfolgung des Status von unfertigen Waren und Arbeitsaufträgen ist entscheidend, um effiziente Produktionsprozesse und optimale Lagerbestände zu gewährleisten. Für sehr kleine oder einfache Betriebe ist es möglich, dies mit Tabellenkalkulationen oder Stift und Papier zu tun. Eine viel umfassendere Lösung für Unternehmen jeder Größe ist jedoch die Fertigungssoftware.

Der Hauptvorteil dieser Systeme liegt im einheitlichen Zugriff auf Produktionsdaten in Echtzeit. Fertigungssoftware verfolgt kontinuierlich den Standort, den Status und den Fortschritt aller Arbeitsprozesse, fasst automatisch Material-, Arbeits- und Gemeinkosten zusammen und ordnet sie den einzelnen Fertigungsaufträgen zu. Dies ermöglicht einen tiefen Einblick in die tatsächlichen Kosten der einzelnen Produkte und hilft dabei, Engpässe zu erkennen und Bereiche für Kostensenkungen und Workflow-Optimierungen zu identifizieren.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Der WIP-Bestand oder Bestand an unfertigen Erzeugnissen ist der Teil des Gesamtbestands eines Unternehmens, der bereits bearbeitet wird, aber noch nicht fertig ist.
• Die Verwaltung des WIP-Bestands ist vor allem aus zwei Gründen wichtig. Erstens fallen bei der Verarbeitung von Rohstoffen zusätzliche Arbeits- und Gemeinkosten an, die aus buchhalterischer Sicht berücksichtigt werden müssen. Zweitens kann der WIP-Bestand schnell zu groß werden und unnötige Kosten verursachen, wenn er nicht richtig kontrolliert und optimiert wird.
• Bei der WIP-Bestandsbuchhaltung geht es darum, die Kosten für unfertige Waren auf ihrem Weg durch den Produktionsprozess zu verfolgen. Der WIP-Bestand wird in der Bilanz des Unternehmens als Umlaufvermögen betrachtet und stellt den Gesamtwert aller Materialien, Arbeitskräfte und Gemeinkosten der unfertigen Produkte dar.
• Der WIP-Bestand lässt sich durch Addition der Werte von Rohstoffen, Arbeitskräften und Gemeinkosten für unfertige Erzeugnisse berechnen.
• Fertigungssoftware ist unerlässlich für die effiziente Verwaltung und Verfolgung des Status und des Standorts von unfertigen Erzeugnissen, für die Berechnung ihrer tatsächlichen Kosten und um den WIP-Bestand in der richtigen Größe zu halten.

Häufig gestellte Fragen

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