7 Schritte zur Auswahl des richtigen ERP für ein kleines Fertigungsunternehmen

Ein erfolgreiches Produktionsunternehmen zu führen, bedeutet oft, dass man in der Lage ist, neue Technologien schnell anzupassen, um einen starken Wettbewerbsvorteil zu erhalten.

Dies ist eine komplizierte Aufgabe, wenn es um die Auswahl der richtigen ERP/MRP (Enterprise Resource Planning / Manufacturing Resource Planning) Software geht, wobei eine Vielzahl von ERP/MRP-Software, die sich in Preis, Funktionalität und Komplexität unterscheiden, berücksichtigt werden muss.

Dieser kurze Leitfaden wird Ihnen Zeit sparen, wenn Sie auf der Suche nach einem neuen ERP-System für die Fertigung sind oder einen Wechsel Ihres derzeitigen Systems in Betracht ziehen, das Ihren Anforderungen nicht entspricht.

Schritt 1. Haushalt

Es gibt zwar Lösungen, die hunderttausende von Lizenzen und Implementierungen kosten können, aber das bedeutet nicht, dass sich kleine und mittlere Unternehmen kein ERP leisten können. Allerdings ist die Chance groß, dass teure Systeme, die von großen Unternehmen eingesetzt werden, für KMUs nutzlos sind.

Wie wird das Budget definiert?

Als Faustregel gilt die Berechnung aller Kosten (sowohl direkte als auch indirekte), die mit einem ERP für zwei Jahre Betrieb verbunden sind. Lesen Sie mehr über die Kostenschätzung von ERP-Software.

Anzahl der Benutzer

Eine weitere Variable, die das Budget definiert, ist die Anzahl der erwarteten Benutzer, die man berechnen kann, indem man die Anzahl der Personen in Ihrem Büro nimmt und einen zusätzlichen Benutzer pro Schicht hinzufügt.

Schritt 2. Buy-Out (Lizenzierung) vs. Abonnement

Bei der Entscheidung über das Budget gibt es im Wesentlichen zwei Preisoptionen zur Auswahl: 1. Kauf einer Lizenz, oder 2. Beibehaltung eines monatlichen (oder jährlichen) Abonnementplans. Beide Optionen haben Vor- und Nachteile.

Beispielsweise bieten lokale Softwareanbieter in der Regel eine Lizenzierung an. Wenn man diese Option wählt, muss man sich bewusst sein, dass bei den Anbietern vor Ort oft mehrere Gebühren anfallen, die zu Beginn nicht immer offensichtlich sind (Setup, Software-Updates, Software-Wartung, zusätzliche Infrastruktur, Anpassung, Support oder privilegierter Support, etc.)

Dagegen ist das Abonnementmodell bei Software-as-a-Service-Lösungen beliebt, bei denen Sie nur dann zahlen, wenn Sie die Software nutzen. In diesem Fall ist die Preispolitik in der Regel transparenter (d.h. auch vorhersehbar) und auch flexibler.

Schritt 3. Die Plattform: SaaS(Wolke) vs. On-Premises

In den letzten Jahren haben wir einen Trend zu SaaS-Lösungen beobachtet, die immer beliebter werden. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Keine Notwendigkeit, etwas zu installieren (und für die Installation zu bezahlen)

• Sie können überall auf Ihr ERP zugreifen, von jedem Gerät aus, was Mobilität ermöglicht

• Keine Notwendigkeit, die Software auf dem neuesten Stand zu halten

• Kein Bedarf an zusätzlicher Infrastruktur (eigene Server)

Es gibt jedoch einige Szenarien, in denen eine firmeninterne Software immer noch die einzige Option ist:

• Die Software und die Datenbank auf eigenen Servern zu haben, könnte sicherer sein, wenn Sie Ihre eigenen hochprofessionellen IT-Spezialisten haben.

• Internetzugang ist in ländlichen Gebieten immer noch nicht immer verfügbar

Schritt 4. Funktionalität

Offensichtlich, wenn Sie ein Hersteller sind, dann wird nicht jedes ERP Ihren Bedürfnissen entsprechen und nicht jedes ERP, das den Anspruch erhebt, sich auf die Fertigung zu konzentrieren, kann Funktionen bieten, die besonders in der Fertigung benötigt werden, wie z.B. Produktionsplanung und -steuerung und Auslastungsdiagramme als Beispiel.

Niemand kennt Ihr Geschäft so gut wie Sie, denken Sie sich also die Funktionen aus, die für Sie von primärer Bedeutung sind, machen Sie sich eine Liste und beginnen Sie mit der Suche nach einem Fertigungs-ERP, das diese Anforderungen erfüllt.

Sie können auch einige “good-to-have”-Funktionen (wie die Integration mit der von Ihnen bereits verwendeten Buchhaltungssoftware) eintragen – diese werden Ihnen helfen, wenn Sie bereits eine Liste von Kandidaten haben, die die gleiche Hauptfunktionalität anbieten.

Schritt 5. Vorauswahl

Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgen, erhalten Sie eine Liste mit 4-5 ERP-Anbietern, die Ihre grundlegenden Anforderungen in Bezug auf Hauptfunktionalität, Plattform und Preismodell erfüllen.

Sie können auch wie infographische der Top 7 Fehler bei der Suche nach ERP-Software.

Nun sollte diese Liste auf höchstens 2-3 Optionen gebracht werden, da dies die vernünftigste Zahl an Zeitressourcen für die Evaluierung ist.

Um die Unternehmen herauszufiltern, die Ihre Zeit nicht wert sind, kontaktieren Sie jeden Softwareanbieter mit Fragen zur Funktionalität oder ähnlichem und bewerten Sie deren Geschwindigkeit und Qualität der Antwort. Denken Sie daran, dass dies Ihr strategischer Partner für mehrere Jahre sein wird und langsame Kommunikation schon von Anfang an kein gutes Zeichen ist.

Schritt 6. Endgültige Auswahl

Nun, da Sie eine endgültige Liste von 2-3 Kandidaten für Ihr nächstes neues und glänzendes ERP-System haben, sollten Sie diese zuerst ausprobieren. Leider ist dies nicht immer möglich, wenn wir über On-Premises-Systeme sprechen, aber die meisten Cloud-/SaaS-Lösungen bieten eine kostenlose Demo an.

Versuchen Sie beim Testen der Software eine vereinfachte Emulation des Produktionsprozesses Ihres Produktes zu erstellen, die die Nutzung der für Ihr Unternehmen entscheidenden Funktionen abdeckt (Testaufgabe).

Nachdem Sie versucht haben, diese Aufgabe mit den verbleibenden ERP-Softwareanbietern zu erfüllen, sollten Sie einen klaren Gewinner und Ihren nächsten Partner haben.

Schritt 7. Anpassung

Angenommen, Sie haben die Software ausgewählt, die alle Ihre Anforderungen zu erfüllen scheint und Ihrem Budget entspricht, dann seien Sie darauf vorbereitet, dass Sie Ihre Geschäftsprozesse bis zu einem gewissen Grad anpassen müssen.

Wenn Sie dennoch feststellen, dass wichtige Funktionen fehlen oder nicht wie erwartet funktionieren und eine Änderung Ihres Geschäftsablaufs nicht möglich ist, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Anbieter eine Anpassung anbietet.

Wenn Sie dies im Voraus wissen, können Sie besser verstehen, ob der Anbieter flexibel ist und wie hoch die TCO (Total Cost of Ownership) der Software ist.